Stammdaten aus CSV und Excel einlesen

Damit holst du Kunden, Lieferanten, Produkte, Bestellungen und Rechnungen aus einer CSV- oder Excel-Datei ins System, zum Beispiel beim Umzug von einer alten Software.

Der Assistent liegt unter der Adresse /imports. Tipp sie in die Adresszeile deines Browsers ein. In der linken Navigation gibt es dafür keinen Eintrag. Die Kopfzeile der Seite heißt „Migrations-Assistent", die Brotkrume darüber „Datenimport".

Zum Schreiben der Daten brauchst du mindestens die Rolle Manager. Datei hochladen, Vorschau und Zuordnungsvorschlag darf jeder angemeldete Benutzer. Der Ablauf bricht deshalb erst ganz am Ende ab, wenn dir die Rolle fehlt.

Kunden, Produkte oder Rechnungen importieren

1. Ruf /imports auf.
2. Wähle unter „1. Was möchtest du importieren?" einen Reiter: „Automatisch erkennen", „Kunden", „Bestellungen", „Produkte", „Kontakte", „Lieferanten" oder „Rechnungen".
3. Zieh die Datei in die Fläche „Klicken oder Datei hierher ziehen" oder klick sie an. Der Hinweistext nennt „Unterstützte Formate: .csv, .xlsx — Max. 10 MB". Angenommen werden außerdem .xls und .xlsm.
4. Warte auf „Datei wird analysiert…". In diesem Schritt laufen Vorschau, Quellsystem-Erkennung, Typ-Erkennung, Formel-Erkennung, Stammdaten-Abgleich und der Zuordnungsvorschlag zusammen.
5. Prüfe im Schritt „Quellsystem" die Zeile „Erkannt: <Typ>". Stell bei Bedarf über „Importieren als:" um. Jeder Wechsel startet den Zuordnungsvorschlag neu.
6. Klick auf „Weiter zur Spalten-Zuordnung".
7. Ordne unter „Spalten-Zuordnung bestätigen" jeder Quellspalte ein Zielfeld zu. Spalten, die du nicht brauchst, lässt du auf „— Ignorieren —". Pflichtfelder tragen ein Sternchen.
8. Klick auf „Weiter zur Vorschau". Solange ein Pflichtfeld ohne Spalte ist, bleibt der Knopf gesperrt.
9. Klick auf den Knopf „<Anzahl> <Typ> importieren".

Nach dem Schreiben erscheint „Migration erfolgreich" mit Anzahl und Dauer, dazu der Knopf „Weitere Datei importieren". Die Datensätze stehen danach im jeweiligen Modul.

Der Assistent führt dich durch fünf Schritte: „Datei", „Quellsystem", „Zuordnung", „Vorschau" und „Import".

Der Import ist alles oder nichts. Erst werden alle Zeilen geprüft, dann in Blöcken zu 500 Zeilen geschrieben. Ein einziger Fehler nimmt den ganzen Lauf zurück, es landet keine Zeile in der Datenbank.

Die Vorschau-Tabelle und die Beispielwerte im Zuordnungsschritt bleiben leer. Das ist ein bekannter Fehler und kein Zeichen dafür, dass deine Datei leer ist. Prüf die Werte vor dem Import also in der Quelldatei.

Lass dir zwischen Hochladen und Import nicht zu viel Zeit. Der Auftrag liegt nur im Arbeitsspeicher und ist nach 30 Minuten weg. Danach kommt „import_job_not_found", und du fängst von vorn an.

Was der Assistent erkennt und was er annimmt

Ein Quellsystem gilt erst ab 40 Prozent getroffener Merkmale als erkannt. Darunter steht „Unbekanntes System". Das ist kein Hindernis, du ordnest die Spalten dann von Hand zu.

Pflichtfelder je Ziel

Die Beschriftung „Auftragsnummer" bei Rechnungen ist irreführend. Gemeint ist die Rechnungsnummer.

Was das Programm beim Schreiben von selbst tut

Beim zweiten Lauf derselben Datei entstehen bei Kunden voraussichtlich Dubletten. Prüf vor einem Wiederholungslauf, was schon drin ist.

Bei Lieferanten bietet die Zuordnung ein Zielfeld „Adresse" an, das es auf der Serverseite nicht gibt. Ein so zugeordneter Wert wird stillschweigend verworfen. Nimm stattdessen die getrennten Felder für Straße, Ort, PLZ und Land.

Was der Assistent unter „Verknüpfungen erkannt" vorschlägt und was er an erkannten Excel-Formeln anzeigt, wird beim Import nicht mitgeschickt. Es dient nur der Ansicht.

Zuordnung wird gemerkt

Eine einmal bestätigte Spalten-Zuordnung merkt sich das Programm pro Mandant. Erkennungsmerkmal ist die Menge der Spaltenüberschriften, die Reihenfolge spielt keine Rolle. Kommt später eine Datei mit denselben Überschriften, erscheint „Zuordnung aus einem früheren Import übernommen — bitte prüfen." und die Zuordnung ist vorbelegt.

Die Vorbelegung gilt für den ganzen Mandanten, nicht nur für dich. Sieh sie also durch, bevor du weiterklickst.

Aus einer Datei ein neues Modul bauen

Passt keins der sieben Ziele, kannst du aus der Datei ein eigenes Modul erzeugen.

1. Öffne /imports und klick auf „Keine passende Vorlage? Neues Modul aus der Datei bauen".
2. Zieh die Datei in die Fläche „Datei wählen oder hierher ziehen". Es gilt „Excel (.xlsx, .xls) oder CSV — max. 10 MB".
3. Prüfe je Spalte den vorgeschlagenen Feldtyp und ändere ihn bei Bedarf. Zur Wahl stehen Text, Zahl, Datum, Auswahl, E-Mail, Telefon und Ja/Nein.
4. Vergib einen Modulnamen und ein Kürzel. Das Kürzel muss kleingeschrieben sein, erlaubt sind a bis z, 0 bis 9 und der Unterstrich, mindestens 2 Zeichen.
5. Starte den Bau.

Es erscheint „Modul „<Name>" erstellt — <Anzahl> Datensätze importiert." mit einem Link auf das neue Modul unter /custom/<Kürzel>.

Zur Analyse gehen nur die ersten 200 Zeilen an den Server. Der Import selbst nimmt danach die ganze Datei.

Anders als der Assistent ist der Modul-Autobau fehlertolerant. Fehlerhafte oder leere Zeilen werden übersprungen und gezählt, die ersten fünf Gründe erscheinen als Warnungen. Ein Modul entsteht also auch dann, wenn nicht alles durchgeht.

Die genannte Zahl der Felder ist die angeforderte, nicht die tatsächlich angelegte. Prüf im fertigen Modul nach, ob alle Spalten da sind.

Auch der Modul-Autobau braucht mindestens die Rolle Manager.

Weitere Import-Wege

Kontoauszüge lassen sich derzeit nicht über eine Bedienfläche einspielen. Wie die Bankumsätze ins System kommen, steht in Bankkonten und Zahlungsabgleich.

Meldungen und was zu tun ist

Bleibt eine Fehlermeldung unklar, hilft Fehler beim Datenimport weiter.