Dokumente (DMS) — Belege sammeln, prüfen und archivieren

Hier landet jeder Beleg, der bei dir rein- oder rausgeht. Du lädst ihn hoch, prüfst die von der KI erkannten Daten, legst ihn in einen Ordner und gibst ihn ins Archiv frei.

Du findest das Modul in der linken Navigation in der Gruppe „Dokumente" mit den Punkten „Eingang", „Prüfung", „Archiv" und „Export". Innerhalb des Moduls steht über jeder Seite zusätzlich die Reiterleiste „Eingang · Prüfung · Archiv · Gesamtübersicht". Der Aufruf von /dms landet immer auf „Eingang".

Beleg hochladen

1. Klick in der linken Navigation unter „Dokumente" auf „Eingang".
2. Klick oben rechts auf „Hochladen". Es öffnet sich das Fenster „Dokument hochladen".
3. Zieh die Dateien in das Feld „Dateien hierher ziehen oder klicken" oder klick hinein und wähle sie aus. Darunter steht „PDF, Bilder, DOCX, XLSX · max. 25 MB". Mehr als 10 Dateien auf einmal nimmt das Fenster nicht an.
4. Lass „Dokumenttyp" auf „Auto (KI erkennt)" stehen. Wähle hier nur dann selbst, wenn du die Belegart sicher kennst. Deine Auswahl schlägt die Erkennung.
5. Trag bei „Tags (kommagetrennt)" nichts ein oder Stichwörter wie „2025, Müller GmbH".
6. Klick unten rechts auf „Hochladen".

Es kommt die Meldung „Hochgeladen" mit dem Zusatz „OCR + Klassifizierung läuft im Hintergrund". Der Beleg steht im „Eingang" und trägt die blaue Marke „Wird gescannt". Die Liste holt sich alle 8 Sekunden von selbst den neuen Stand, du musst nichts anklicken.

Die Auswahlliste „Dokumenttyp" in diesem Fenster ist fest verdrahtet. Sie kennt nur „Auto (KI erkennt)", „Rechnung", „Vertrag", „Angebot", „Lieferschein" und „Sonstiges". Das sind nicht die Belegarten aus „Belegarten & Felder", die du später auf der Belegseite wählst.

Beleg prüfen und ins Archiv freigeben

1. Klick im „Eingang" auf die Kachel des Belegs. Die Belegseite öffnet sich. Links steht die Vorschau, rechts die Reiter „Daten", „Volltext", „Notizen", „Herkunft" und „Verlauf".
2. Prüfe im Kasten „Klassifikation" das Feld „Belegart". Rechts daneben steht die Einschätzung der KI in Prozent. Weicht die Vermutung ab, steht darunter „KI tippt auf …".
3. Stell den Kippschalter neben „Belegart" auf „Eingang" oder „Ausgang". Damit wechselt die Feldmaske. Bei einer Rechnung wird aus „Lieferant / Aussteller" das Feld „Kunde / Empfänger".
4. Meldet die Seite oben „Neue Belegart erkannt: …", entscheide zwischen „Als neue Belegart anlegen", „Zu „…" zuordnen (N %)" und „Ignorieren".
5. Geh im Kasten „Extrahierte Daten" die Felder durch. Bei einer Eingangsrechnung sind das „Rechnungsnummer", „Rechnungsdatum", „Lieferant / Aussteller", „Netto", „USt-Satz (%)", „Brutto" und die übrigen. Pflichtfelder sind farbig gerahmt und tragen darunter den Hinweis „Pflichtfeld", solange sie leer sind.
6. Ordne den Geschäftspartner zu. Unter dem Feld „Lieferant / Aussteller" stehen die Treffer hinter „Im System:". Klick auf den Namen. Findest du nichts, nimm „Kontakt zuordnen", „Neuer Kontakt" oder „Einmalkontakt".
7. Stell den Schalter „Für Steuerberater freigeben" passend ein. Er ist aus der Belegart vorbelegt und gilt hier nur für diesen einen Beleg.
8. Klick oben rechts auf „Freigeben" und bestätige im Fenster „Beleg freigeben?" mit „Freigeben → Archiv".

Beim Tippen erscheint über den Feldern kurz „Speichert…" und danach „Gespeichert". Nach dem Freigeben kommt „Freigegeben — liegt jetzt im Archiv", und der Beleg trägt unter „Archiv" das Banner „Archiviert — schreibgeschützt.".

Auf der Belegseite gibt es keinen Speichern-Knopf. Änderungen laufen automatisch weg. Steht über den Feldern „Nicht gespeichert", ist der letzte Versuch gescheitert.

Freigeben ist endgültig. Der Knopf bleibt auch dann anklickbar, wenn Pflichtfelder fehlen. Das Fenster warnt nur mit „Achtung: N Pflichtfelder unbefüllt". Danach ist der Beleg gesperrt, und es gibt keinen Weg zurück in die Prüfung.

Der Reiter „Notizen" hat keine Funktion. Feld und Knopf „Notiz speichern" sind ausgegraut, im Feld steht „Notiz zu diesem Dokument … (Demo — noch nicht gespeichert)".

Beleg in einen Ordner ziehen und daraus eine Ablageregel machen

1. Öffne „Eingang" oder „Prüfung". Rechts steht die Ordnerspalte mit den Bereichen „EINGANG" und „PRÜFUNG" und den Ordnern darunter.
2. Fehlt der passende Ordner, fahr mit der Maus auf die Bereichszeile und klick auf das Pluszeichen („Ordner anlegen"). Trag im Fenster „Neuer Ordner" den „Ordnernamen" ein und klick auf „Anlegen". Ohne Eingabe kommt „Bitte einen Ordnernamen eingeben.". Das Pluszeichen an einer Ordnerzeile heißt „Unterordner".
3. Drück die linke Maustaste auf der Kachel des Belegs und halte sie gedrückt.
4. Zieh die Kachel auf die Ordnerzeile. Die Zeile färbt sich ein, sobald sie den Beleg annimmt. Lass dort die Maustaste los.
5. Es kommt die Meldung „Beleg verschoben". Danach kann unten in der Mitte der Hinweis „Belege von <Anbieter> künftig immer nach „<Ordner>" routen? Regel anlegen." erscheinen. Klick auf „Ja", wenn das ab jetzt von selbst laufen soll. „Nein" schaltet den Vorschlag für diese Kombination dauerhaft ab. Das Kreuz oben rechts („Später") schiebt ihn nur weg.
6. Für mehrere Belege auf einmal klick oben rechts auf „Auswählen", tipp die Kacheln an und zieh eine davon auf den Ordner. Es öffnet sich „N Belege verschieben". Setz dort das Häkchen bei „Künftig … automatisch hierher (N Belege)" und klick auf „Verschieben".

Die Kachel verschwindet aus der bisherigen Ansicht, und die Zielzeile blitzt kurz auf. Unter dem Dateinamen steht ab jetzt der Ordnerpfad, und der blaue Hinweis „Muss zugeordnet werden" ist weg. Bei „Ja" meldet das Programm „Regel angelegt: Belege von „…" nach „…".".

Ein Beleg mit der Marke „Wird gescannt" lässt sich weder ziehen noch auswählen. Ein Klick darauf meldet „Beleg wird gerade gescannt. Bitte kurz warten.".

Nach einem Verschieben gibt es kein „Rückgängig". Zurück holst du den Beleg nur über ein erneutes Verschieben.

Im Fenster „N Belege verschieben" sind als „Ziel-Bereich" nur „Eingang", „Prüfung" und „Archiv" wählbar. Das Feld „Ordner (optional)" ist mit „— Kein Ordner —" vorbelegt. Hat der Bereich keine Ordner, steht dort „Dieser Bereich hat noch keine Ordner. Du kannst trotzdem verschieben.".

Ablageregel von Hand schreiben

1. Öffne Einstellungen und dort die Kachel „DMS Einstellungen".
2. Klick auf den Reiter „Routing-Regeln" und dann auf „Neue Regel". Gibt es noch keine, heißt der Knopf „Erste Regel anlegen".
3. Trag den „Name" ein. Das ist das einzige Pflichtfeld, im Feld steht das Beispiel „z.B. Rechnungen über 1000 € an GF". Ohne Eingabe kommt „Name fehlt".
4. Setz die Bedingungen: „Dokument-Typ", „Betrag ≥", „Betrag ≤" und „Anbieter enthält".
5. Setz die Folgen: „Status setzen", „Zielordner (optional)" und „Zuweisen an User-UUID (optional)".
6. Klick auf „Speichern".

Die Regel steht danach in der Liste und greift beim nächsten Beleg, der auf die Bedingungen passt.

Von „Eingang" oder „Prüfung" führt kein Link zu den Routing-Regeln. Der Weg geht immer über Einstellungen.

Das Feld „Zuweisen an User-UUID (optional)" erwartet eine UUID von Hand, im Feld steht „UUID des Bearbeiters". Eine Namensauswahl gibt es dort nicht.

Sind noch keine Ordner angelegt, steht unter „Zielordner (optional)" der Satz „Noch keine Ordner angelegt — Belege werden dann nur per Status geroutet.".

Beleg wiederfinden

1. Klick in der Reiterleiste des Moduls auf „Gesamtübersicht".
2. Tipp deinen Suchbegriff in das Feld „Suche: Name, OCR-Text, Lieferant, Rechnungsnummer…".
3. Grenz über „Vordefinierter Zeitraum" oder „Individueller Zeitraum" ein.
4. Setz den Haken bei „nur unvollständige", wenn du nur Belege mit leeren Pflichtfeldern sehen willst.
5. Klick unten auf „Mehr laden", bis die gesuchte Zeile dabei ist, und dann in der Zeile auf „Öffnen".

Die Belegseite öffnet sich mit demselben Aufbau wie aus dem Eingang.

„Eingang", „Prüfung" und „Archiv" haben kein Suchfeld. Gesucht wird nur in der „Gesamtübersicht". Dieser Reiter steht nicht in der linken Navigation, sondern nur in der Reiterleiste des Moduls.

Es gibt keine Sortierung. Auch die Listenansicht hat keine anklickbaren Spaltenköpfe, die Reihenfolge kommt vom Server.

„Eingang", „Prüfung" und „Archiv" laden die ersten 200 Belege und laden nicht nach. Wer mehr hat, sieht den Rest dort nicht. Nur die „Gesamtübersicht" hat „Mehr laden".

Die Bereiche und die Marken an der Kachel

Grenzen und Eigenheiten

Belegarten und Pflichtfelder legt der Belegarten-Editor je Mandant fest. Eingebaut sind unter anderem „Rechnung", „Angebot", „Auftrag / Bestellung", „Lieferschein", „Vertrag", „Mahnung", „Rechnungskorrektur", „Gehaltsabrechnung", „Steuerbescheid", „Schriftverkehr" und „Sonstiges". Bei euch kann die Liste anders aussehen.

Und danach

Wie du die archivierten Belege am Monatsende als DATEV-ZIP an den Steuerberater übergibst, steht in Steuerberater-Export.

Willst du stattdessen deine eigenen Ausgangsbelege aus Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen als PDF-Paket ziehen, nimm den Beleg-Export unter „Finanzen".