Archivierte Belege als DATEV-ZIP für den Steuerberater

Am Monats- oder Quartalsende packst du hier die Belege eines Zeitraums in ein ZIP und schickst es an deinen Steuerberater. Das Programm merkt sich, welcher Beleg schon übertragen wurde, damit beim nächsten Mal nichts doppelt mitgeht.

Du findest die Seite in der linken Navigation unter „Dokumente" beim Punkt „Export".

Exportiert wird nur, was vorher im Archiv liegt. Wie ein Beleg dorthin kommt, steht in Dokumente (DMS).

Zeitraum wählen

Klick in der linken Navigation unter „Dokumente" auf „Export".
Wähle oben „Vordefinierter Zeitraum" und klick auf das Feld mit dem Kalendersymbol.
Wähle im Fenster das Jahr über die Pfeile und dann „Ganzes Jahr", „Q1" bis „Q4" oder einen einzelnen Monat.
Für krumme Zeiträume klick auf „Individueller Zeitraum" und trag „Von (Eingangsdatum)" und „bis einschließlich" ein.

Über der Liste steht danach der gewählte Zeitraum, und die Liste darunter zeigt nur noch die passenden Belege.

Der Zeitraum zählt nach dem Rechnungsdatum des Belegs, nicht nach dem Tag des Hochladens.

Steht der Schalter „Bereits übertragene anzeigen" oben rechts aus, siehst du nur die noch nicht übertragenen Belege.

Umfang, Richtung und Format festlegen

Wähle unter „Was exportieren" eine der drei Flächen.
Setz unter „Belegrichtung" die Haken bei „Einnahmen (Ausgangsbelege)" und „Ausgaben (Eingangsbelege)".
Wähle unter „Format" eine der drei Flächen. Der Text unter den Flächen erklärt, was das für E-Rechnungen bedeutet.

Die Zeile über der Liste zeigt danach, wie viele Belege vorgemerkt und wie viele davon ausgewählt sind.

Fläche unter „Was exportieren"	Was hineinkommt
Nur vorgemerkte Belege	die Belege, deren Belegart oder deren eigener Schalter „Für Steuerberater freigeben" gesetzt ist
Alle Belege im Archiv (Zeitraum)	alles, was im Zeitraum im Archiv liegt
Ordner / Belege wählen	du hakst die Archiv-Ordner an, Unterordner kommen mit

Fläche unter „Format"	Was in die ZIP-Datei geht
Nur Originalformat	die hochgeladene Datei
Beides (Original + PDF)	die hochgeladene Datei und zusätzlich ein PDF
Nur PDF	nur das PDF

Liste prüfen und ZIP erzeugen

Geh die Liste durch. Die Spalten heißen „Beleg", „Belegart", „Rechnungsdatum", „Status" und „Aktion".
Alle noch nicht übertragenen Belege sind vorausgewählt. Nimm bei einzelnen Zeilen den Haken weg, wenn sie diesmal nicht mitsollen.
Soll ein Beleg nie mitgehen, klick in seiner Zeile auf „Ausschließen".
Klick oben rechts auf „DATEV-ZIP exportieren (N)". In der Klammer steht die Zahl der ausgewählten Belege.

Der Browser lädt eine ZIP-Datei herunter, und es kommt die Meldung „N Beleg(e) exportiert". In der Spalte „Status" steht bei diesen Belegen statt „offen" jetzt das Übertragungsdatum.

„Ausschließen" wirkt dauerhaft für diesen Beleg. Auf dieser Seite gibt es keinen Knopf zum Rückgängigmachen. Du musst den Beleg öffnen und dort den Schalter „Für Steuerberater freigeben" wieder einschalten.

Frühere Pakete nachsehen

Klick unten auf „Export-Historie".
Lies die Zeilen mit den Spalten „Datei", „Belege", „Größe", „Zeitraum", „Von" und „Erstellt".

Damit siehst du, welches Paket wann und für welchen Zeitraum erzeugt wurde.

Die „Export-Historie" zeigt nur die Daten zu früheren Paketen. Ein bereits erzeugtes ZIP lässt sich dort nicht noch einmal herunterladen. Bewahre die heruntergeladene Datei also auf.

Statuswerte in der Liste

Wert	Bedeutung
offen	Der Beleg wurde noch nicht an den Steuerberater übertragen.
Datum	Steht in der Spalte „Status" ein Datum, ist der Beleg an diesem Tag übertragen worden.
manuell	Kleines Kennzeichen hinter dem Belegnamen. Dieser Beleg ist einzeln vorgemerkt, nicht über die Belegart.

Wenn nichts vorgemerkt ist

Steht oben auf der Seite ein gelber Hinweis, ist noch keine Belegart für die Übertragung markiert. Der Weg dahin steht im Hinweis selbst: „Belegarten & Felder", Schalter „An Steuerberater übertragen". Einzelne Belege stellst du stattdessen auf der Belegseite über den Schalter „Für Steuerberater freigeben" um.

Ob das erzeugte ZIP beim Steuerberater in DATEV eingelesen werden kann, hängt an dessen Software. Auf der Seite steht „DATEV Belegtransfer" als Zielformat.

Abgrenzung

Dieser Export nimmt die Belege aus dem DMS-Archiv, also alles Hochgeladene und Eingescannte. Deine selbst geschriebenen Ausgangsbelege aus Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen ziehst du stattdessen über den Beleg-Export unter „Finanzen".