Eigene Belege eines Zeitraums als PDF-ZIP exportieren
Wenn dein Steuerberater sagt „schick mir alle Rechnungen vom zweiten Quartal", ist das hier der Weg. Der Beleg-Export erzeugt aus deinen Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen ein ZIP mit fertigen PDFs.
Du findest die Seite in der linken Navigation unter „Finanzen" beim Punkt „Beleg-Export". Die Überschrift auf der Seite lautet „Beleg-Export (Steuerberater)", darunter steht „Enthält nur Beleg-PDFs — keine Buchungssätze, kein DATEV-Format.".
Zum Arbeiten auf dieser Seite brauchst du mindestens die Rolle Manager.
Belege eines Quartals herunterladen
- Klick in der linken Navigation unter „Finanzen" auf „Beleg-Export".
- Klick im Kasten „Zeitraum" einen der Knöpfe an: „Aktueller Monat", „Letzter Monat", „Aktuelles Quartal", „Letztes Quartal" oder „Aktuelles Jahr". Die Felder „Von" und „Bis" füllen sich dabei selbst.
- Brauchst du einen anderen Zeitraum, klick zuerst auf „Individuell". Erst danach lassen sich „Von" und „Bis" von Hand ändern.
- Setz im Kasten „Belegarten" die Haken. Vorausgewählt ist nur „Rechnungen", dazu kommen „Angebote", „Aufträge" und „Lieferscheine".
- Klick auf „Als ZIP herunterladen".
- Warte, bis der Knopf wieder normal aussieht. Währenddessen steht dort „ZIP wird erstellt …" und daneben „Alle PDFs werden erzeugt — das kann bei vielen Belegen etwas dauern.".
Der Browser lädt eine Datei mit dem Namen Belege_<Von>_<Bis>.zip herunter, zum Beispiel Belege_2026-04-01_2026-06-30.zip. Dazu kommt die Meldung „ZIP mit N Beleg-PDF(s) heruntergeladen.".
Neben den Datumsfeldern steht der gewählte Zeitraum noch einmal als lesbares Datum. Daran siehst du vor dem Klick, ob der Zeitraum-Knopf das Richtige getroffen hat.
Was im ZIP liegt
Jeder Beleg wird als eigenes PDF erzeugt und nach Belegart in einen Ordner gelegt. Der Dateiname ist die Belegnummer.
| Belegart auf der Seite | Ordner im ZIP | Maßgebliches Datum |
|---|---|---|
| Rechnungen | Rechnungen | Rechnungsdatum, sonst das Anlagedatum |
| Angebote | Angebote | Anlagedatum |
| Aufträge | Auftraege | Anlagedatum |
| Lieferscheine | Lieferscheine | Ausstellungsdatum, sonst das Anlagedatum |
Gibt es im Zeitraum nichts, liegt im ZIP eine Datei hinweis.txt mit dem Satz „Keine Belege im Zeitraum … gefunden.".
Konnte für einzelne Belege kein PDF erzeugt werden, liegt im ZIP zusätzlich eine fehler.txt mit einer Zeile je übersprungenem Beleg. Die Meldung heißt dann „ZIP erstellt (N PDFs) — M Beleg(e) übersprungen, Details in fehler.txt im Archiv.". Der Download kommt trotzdem, er ist nur unvollständig.
Grenzen
| Punkt | Was gilt |
|---|---|
| Belege je Export | höchstens 500 |
| Belegarten | „Rechnungen", „Angebote", „Aufträge", „Lieferscheine". Andere Belege gehen hier nicht mit. |
| Datumsfelder | „Von" und „Bis" sind gesperrt, solange ein Zeitraum-Knopf aktiv ist. Erst „Individuell" gibt sie frei. |
| Rolle | mindestens Manager |
Sind es mehr als 500 Belege, kommt statt des Downloads die Meldung „Der Zeitraum enthält N Belege — Maximum sind 500 pro Export. Bitte den Zeitraum verkleinern.". Teil den Zeitraum dann auf, zum Beispiel in einzelne Monate.
Meldungen und was zu tun ist
| Meldung | Ursache | Ausweg |
|---|---|---|
| Bitte mindestens eine Belegart auswählen. | Im Kasten „Belegarten" ist kein Haken gesetzt. | Mindestens einen Haken setzen. |
| Bitte einen Zeitraum angeben. | „Von" oder „Bis" ist leer. | Beide Felder füllen oder einen Zeitraum-Knopf anklicken. |
| Das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen. | In „Individuell" liegt „Bis" vor „Von". | Die beiden Daten tauschen. |
| Der Zeitraum enthält N Belege — Maximum sind 500 pro Export. Bitte den Zeitraum verkleinern. | Mehr als 500 Belege im Zeitraum. | Zeitraum aufteilen. |
| Export fehlgeschlagen (HTTP N) | Der Server hat den Export abgelehnt, zum Beispiel wegen fehlender Rolle. | Als Benutzer mit Rolle Manager, Admin oder Owner anmelden. |
| Export fehlgeschlagen — bitte später erneut versuchen. | Die Anfrage kam gar nicht durch. | Neu laden und erneut versuchen. |
Abgrenzung
Hier gehen nur die Beleg-PDFs raus. Buchungssätze und das DATEV-Format sind nicht dabei, dafür ist diese Seite nicht gedacht.
Für die hochgeladenen und eingescannten Belege aus dem Dokumentenmanagement nimm stattdessen den Steuerberater-Export. Der bündelt die archivierten Belege als DATEV-ZIP und merkt sich, was schon übertragen wurde.