Kontakte und Ansprechpartner pflegen

Im Modul „Kontakte" verwaltest du alle Firmen, Privatpersonen und deren Ansprechpartner, mit denen dein Betrieb zu tun hat. Von hier ziehen Angebote, Aufträge und Rechnungen ihre Stammdaten. Der Eintrag „Kontakte" steht ganz unten in der Seitenleiste, über „Produkte" und „Einstellungen".

Einen Kontakt anlegen

1. Klick in der Seitenleiste unten auf „Kontakte".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Kontakt".
3. Wähle oben im Dialog „Organisation" oder „Person". Diese Wahl steht beim späteren Bearbeiten fest und lässt sich nicht mehr ändern.
4. Wähle bei „Kontakttyp" einen der Werte „Interessent", „Kunde", „Lieferant" oder „Kunde/Lieferant". Vorbelegt ist „Interessent".
5. Trag bei einer Organisation den „Organisationsname" ein. Bei einer Person trag mindestens den „Nachname" ein.
6. Füll „E-Mail" und „Telefon" aus. Setz das Häkchen „Telefonische Kontaktaufnahme erlaubt", wenn ihr anrufen dürft.
7. Trag unter „Adresse" die Felder „Straße & Hausnummer", „PLZ", „Stadt" und „Land" ein. Die Stadt wird aus der PLZ ergänzt, solange sie eindeutig ist und das Feld leer war.
8. Trag rechts bei Bedarf „Debitoren-Nr.", „Kreditoren-Nr.", „Zahlungsziel" und „Belegsprache" ein.
9. Trag bei einer Organisation die „USt-IdNr." ein und klick auf „Prüfen".
10. Setz für Ansprechpartner das Häkchen „Ansprechpartner gleich anlegen" und füll den „Nachname" aus. Über „Weiteren Ansprechpartner hinzufügen" legst du weitere an.
11. Klick unten rechts auf „Kontakt anlegen".

Es hat geklappt, wenn die Meldung „Kontakt erfolgreich angelegt" mit Kontaktnummer und Name erscheint und der Kontakt in der Liste steht. Die Kontaktnummer vergibt das System beim Speichern.

Steht etwas in „USt-IdNr." und ist die Prüfung nicht bestätigt, speichert der Dialog nicht. Die Nummer wird beim Verlassen des Feldes gegen EU VIES geprüft.

Die Felder im Anlege-Dialog

Einen Kontakt finden und filtern

1. Tipp im Feld „Suche..." oben links den Namen, die Kontaktnummer, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer ein.
2. Lies rechts daneben mit, wie viele Zeilen übrig sind. Dort steht zum Beispiel „12 von 128 Ergebnissen".
3. Klick oben auf einen der Reiter „Alle", „Interessenten", „Kunden", „Lieferanten" oder „Kunde/Lieferant".
4. Klick auf das Trichter-Symbol im Spaltenkopf „Kontakttyp" oder „Tags" und setz die Häkchen. Mehrere Werte sind möglich. „Zurücksetzen" leert die Auswahl wieder.
5. Klick auf das Trichter-Symbol im Spaltenkopf „Status" und wähle „Aktiv", „Inaktiv" oder „Alle". Standard ist „Aktiv".
6. Klick auf den Pfeil links in einer Firmenzeile, um die Ansprechpartner darunter aufzuklappen. Die Zahl unter dem Pfeil nennt ihre Anzahl.
7. Klick auf eine Zeile, um den Kontakt zu öffnen.

Es hat geklappt, wenn die Liste nur noch die passenden Zeilen zeigt. Passt ein Ansprechpartner zur Suche, klappt seine Firma automatisch auf, und darunter steht nur er.

Die Suche greift auf Name, Kontaktnummer, E-Mail und Telefon zu, bei Ansprechpartnern zusätzlich auf die Rolle. Tags, Straße und Ort werden nicht durchsucht.

Inaktive Kontakte fehlen beim Öffnen der Liste ohne sichtbaren Hinweis. Der Umschalter dafür steckt im Trichter der Spalte „Status". Schiebst du diese Spalte weg, kommst du an den Umschalter nicht mehr heran.

Die Zahlen an den Reitern zählen alle geladenen Kontakte mit, auch die inaktiven. Die Liste zeigt standardmäßig nur die aktiven. Reiterzahl und Zeilenzahl gehen deshalb auseinander.

Spalten anpassen und Kontakte exportieren

1. Zieh am rechten Rand eines Spaltenkopfes, um die Spalte breiter oder schmaler zu machen.
2. Pack einen Spaltenkopf an der Beschriftung an und zieh ihn nach links oder rechts, um die Reihenfolge zu ändern.
3. Klick auf „K-Nr.", „Name" oder „Umsatz YTD", um danach zu sortieren. Ein zweiter Klick dreht die Richtung um.
4. Klick auf „Layout zurücksetzen", wenn du Breiten, Reihenfolge und Sortierung wieder auf den Standard bringen willst.
5. Setz die Häkchen links vor den Kontakten, die in die Datei sollen.
6. Klick unten in der Auswahlleiste auf „Excel-Export".

Es hat geklappt, wenn der Browser die Datei „kontakte-export-JJJJ-MM-TT.csv" herunterlädt und die Meldung „N Kontakte exportiert" erscheint.

„Excel-Export" erzeugt trotz des Namens keine Excel-Datei, sondern eine CSV-Datei. Darin stehen genau die Spalten, die du siehst, in der eingestellten Reihenfolge. Was ausgeblendet ist, fehlt in der Datei.

Sortieren geht nur bei „K-Nr.", „Name" und „Umsatz YTD". Der Tooltip „Klicken zum Sortieren · Ziehen zum Verschieben" hängt trotzdem an jedem Spaltenkopf.

Breiten, Reihenfolge und Sortierung merkt sich nur dein Browser. An einem anderen Rechner oder nach dem Leeren der Browserdaten steht wieder der Standard.

Einen Kontakt löschen oder stilllegen

1. Setz in der Liste das Häkchen links in der Zeile des Kontakts.
2. Klick unten in der Auswahlleiste auf „Löschen".
3. Klick in der Rückfrage auf „Löschen". Reagierst du zehn Sekunden nicht, gilt das als „Abbrechen".
4. Kommt die Meldung, dass verbundene Belege vorhanden sind, öffne den Kontakt mit einem Klick auf die Zeile.
5. Klick in der Karte „Stammdaten" auf „Bearbeiten", stell „Status" auf „Inaktiv" und klick auf „Speichern".

Es hat geklappt, wenn die Meldung „N Kontakte gelöscht" erscheint und die Zeilen verschwinden.

Kontakte mit Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen oder Bestellungen lehnt der Server ab. Für sie ist „Inaktiv" der Weg. Ein so gesetzter Kontakt verschwindet aus der Standardliste und aus den Auswahllisten der Belege, seine Belege bleiben erhalten.

Die Knöpfe „Löschen" und „Excel-Export" tauchen erst auf, wenn mindestens ein Häkchen gesetzt ist. Ohne Auswahl ist die Leiste gar nicht da. Auf der Detailseite eines Kontakts gibt es kein Löschen, das geht nur über die Liste. Zum Reaktivieren öffnest du den Kontakt und stellst „Status" in der Karte „Stammdaten" zurück, eine Zeilen-Aktion dafür gibt es nicht.

Statuswerte und Kontakttypen

Was in diesem Modul noch fehlt