Angebote schreiben und versenden
Im Modul „Angebote" schreibst du deinen Kunden ein Preisangebot, schickst es als PDF heraus und machst aus einem angenommenen Angebot einen Auftrag. Du findest die Liste in der Seitenleiste in der Gruppe „Vertrieb" unter „Angebote".
Ein Angebot mit Positionen anlegen
- Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb" auf „Angebote".
- Klick oben rechts auf „Neues Angebot".
- Klick im Block „Empfänger" in das Feld „Firma". Tippe den Kundennamen und wähle den Treffer aus der Liste. Am Ende der Trefferliste steht „Neuer Kunde". Darüber legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt.
- Prüfe „Person", „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land". Diese Felder kommen aus den Stammdaten. Eine Änderung gilt nur für dieses Angebot.
- Prüfe rechts oben „Gültig bis". Vorbelegt sind heute plus 30 Tage. Unter dem Datum änderst du die Zahl der Tage.
- Trage bei „Belegtitel" ein, worum es geht. Das Feld ist Pflicht.
- Passe den „Einleitungstext" an, wenn der vorbelegte Text nicht passt.
- Trage in der ersten Positionszeile den Artikel oder die Leistung ein. Das obere Feld heißt „Titel / Produkt suchen…" und durchsucht den Artikelstamm. Fülle „Menge" und „Nettopreis" aus.
- Klick auf „Position hinzufügen" für eine weitere Zeile. „Freitext einfügen" ergänzt eine reine Textzeile ohne Menge und Preis.
- Stelle den Schalter „Preise sind:" auf „Netto" oder „Brutto".
- Wähle unter „Zahlungsziel" die Kondition. Das Feld steht nicht oben bei „Gültig bis", sondern weiter unten über dem „Schlusstext".
- Passe den „Schlusstext" an.
- Klick unten rechts auf „Angebot erstellen".
Es hat geklappt, wenn die Meldung „Angebot erstellt" mit Titel und Gesamtbetrag erscheint. Die Ansicht springt auf das gespeicherte Angebot, und das Fenster „Angebot versenden" öffnet sich von selbst.
Wer die Maske verlässt, ohne zu speichern, erzeugt trotzdem einen Entwurf. Das passiert beim Klick auf „Abbrechen", beim Wegnavigieren und beim Schließen des Browser-Tabs, sobald Kunde, Titel oder eine Position ausgefüllt sind. Ohne Kunden heißt der Entwurf „Entwurf (ohne Kunde)".
Ein Liefer- oder Leistungsdatum gibt es im Angebot nicht. Das kommt erst auf Auftrag, Lieferschein und Rechnung.
Die Felder der Erfassungsmaske
| Feld | Pflicht | Was du wissen musst |
|---|---|---|
| Aus Vorlage | nein | Der Block erscheint nur, wenn für Angebote Vorlagen hinterlegt sind. Eine Auswahl überschreibt Titel, Notizen und Positionen. |
| Firma | ja | Zugleich die Kundensuche. Am Ende der Trefferliste steht „Neuer Kunde". |
| Person | nein | Ansprechpartner des Kunden. Ohne gewählten Kunden steht dort „— zuerst Kunde wählen —". |
| Straße, PLZ, Ort | nein | Aus den Stammdaten vorbelegt. |
| Land | nein | Aus den Stammdaten vorbelegt. Der Knopf „Als Standard übernehmen" schreibt die geänderte Anschrift in die Kundenstammdaten zurück. |
| Nr. | nein | Zeigt die nächste Angebotsnummer aus dem Nummernkreis. Solange keine vorliegt, steht dort „wird vergeben". Das Feld ist nicht tippbar. |
| Gültig bis | nein | Vorbelegt mit heute plus 30 Tagen, sofern in den Einstellungen nichts anderes hinterlegt ist. |
| Belegtitel | ja | Vorbelegt mit „Angebot". Ohne Eintrag meldet das System „Kunde und Titel sind erforderlich". |
| Einleitungstext | nein | Steht auf dem Beleg über den Positionen. |
| Beschreibung | ja | Spaltenkopf über zwei Eingaben je Position. Oben „Titel / Produkt suchen…", darunter „Beschreibung (optional)". Jede ausgefüllte Position braucht mindestens eines von beidem. |
| Menge | nein | Daneben steht die Einheit, voreingestellt „Stück". |
| Nettopreis | nein | Die Spalte heißt „Bruttopreis", sobald der Schalter „Preise sind:" auf „Brutto" steht. |
| Rabatt % | nein | Die Spalte erscheint erst nach einem Klick auf den Knopf „Rabatt". |
| Gesamtpreis | nein | Rechnet das System. Darunter stehen „Netto" und „Gesamtbetrag" mit der MwSt-Aufschlüsselung. |
| Zahlungsziel | nein | Wird aus dem Kunden vorbelegt. |
| Schlusstext | nein | Erscheint auf dem Beleg unter den Positionen und dem Summen-Block. |
| Notizen | nein | Trägt das Merkmal „intern". Der Text steht nicht auf dem Beleg und nicht im PDF. |
Ein Angebot in der Liste finden
- Klick oben auf einen der Reiter „Alle", „Aktiv", „Angenommen" oder „Verloren".
- Tippe im Suchfeld „Suchen: Nr., Kunde, Titel…" den gesuchten Begriff.
- Grenze über die Auswahlfelder „Status" und „Gültig bis" weiter ein. „Keine Gruppierung" fasst die Zeilen auf Wunsch zusammen.
- Klick auf „Zurücksetzen", wenn du wieder alle Zeilen sehen willst.
- Klick auf die Zeile, um das Angebot zu öffnen.
Rechts neben den Filtern steht, wie viele Einträge gerade sichtbar sind.
Die Liste holt 100 Angebote auf einmal. Gibt es mehr, steht unter der Tabelle zum Beispiel „100 von 128 Angeboten geladen" und daneben ein Knopf „Weitere 28 laden". Solange du den nicht geklickt hast, findet die Suche ältere Angebote nicht.
| Grenze | Was gilt |
|---|---|
| Nachladen | 100 Zeilen je Ladevorgang, weiter über „Weitere … laden". Ein Seitenblättern gibt es nicht. |
| Suche, Filter, Sortierung | Arbeiten nur auf den bereits geladenen Zeilen. |
| Mehrfachauswahl | Gibt es nicht, also auch kein Sammel-Löschen. |
| Export | Die Liste lässt sich nicht exportieren. |
Das Angebot prüfen und versenden
- Öffne das Angebot mit einem Klick auf die Zeile in der Liste.
- Klick oben auf „PDF-Vorschau". Der Beleg erscheint so, wie der Kunde ihn bekommt.
- Schließe die Vorschau über das Kreuz.
- Klick oben auf „Senden".
- Bleib im Reiter „Versenden". Prüfe das Feld „An". Es ist mit der Kunden-E-Mail vorbelegt.
- Ergänze bei Bedarf „CC (optional)", „Betreff" und „Nachricht".
- Wähle oben bei „Sprache" die Belegsprache, wenn der Kunde nicht Deutsch liest.
- Klick unten auf „Per E-Mail versenden".
Es hat geklappt, wenn die Meldung „Angebot versendet" mit Nummer und Empfänger erscheint. Ein Angebot im Status „Entwurf" steht danach auf „Versendet".
Meldet das System stattdessen „Angebot NICHT wirklich versendet", lief der Versand nur simuliert. Der Kunde hat dann keine Mail bekommen.
Der Knopf „Als Entwurf speichern" unten im Versand-Fenster speichert nichts. Er schließt nur das Fenster, gespeichert wurde das Angebot schon vorher. Sobald das Angebot versendet ist, meldet das Fenster „Dieser Beleg ist bereits ausgegeben". Eigene Felder, die auf dem Dokument erscheinen, lassen sich dann nicht mehr ändern.
Den Status setzen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht hinausgegangen. Nur in diesem Status lässt sich das Angebot ohne Umweg bearbeiten und löschen. |
| Versendet | Per E-Mail beim Kunden. Der Bearbeiten-Knopf heißt jetzt „Überarbeiten" und legt beim Speichern eine neue Version an. |
| Angenommen | Der Kunde hat zugesagt. Das Angebot ist schreibgeschützt und lässt sich in einen Auftrag wandeln. |
| Abgelehnt | Der Kunde hat abgesagt. Endzustand. |
| Abgelaufen | Das Datum bei „Gültig bis" ist vorbei. Endzustand. |
| Umgewandelt | Aus dem Angebot ist ein Auftrag entstanden. Endzustand. Im geöffneten Angebot heißt derselbe Status „In Auftrag". |
| Storniert | Zurückgezogen. Endzustand. |
| Unbekannt | Notanzeige der Liste, wenn das System einen Status liefert, den die Liste nicht kennt. Das ist kein Arbeitsstand, sondern ein Hinweis auf einen Fehler. |
So stellst du den Status um:
- Klick in der Zeile der Liste auf das Zeichen am Zeilenende und wähle „Status: Versendet" oder „Status: Angenommen".
- Oder öffne das Angebot und klick in der Statusleiste über dem Beleg auf „Entwurf", „Versendet" oder „Angenommen".
Der Status geht nur vorwärts. Ein Klick auf einen früheren Schritt meldet, dass Angebote nicht in einen früheren Status zurückgesetzt werden können. „Abgelehnt" und „Abgelaufen" lassen sich über keinen Knopf setzen, sie stehen in keinem der beiden Menüs.
Bei „Angenommen", „Umgewandelt" und „Storniert" ist der Bearbeiten-Knopf grau. Der Grund steht im Tooltip, bei „Angenommen" zum Beispiel „Vom Kunden akzeptiert, schreibgeschützt".
Aus dem Angebot einen Auftrag machen
- Öffne das Angebot aus der Liste.
- Klick oben rechts auf „In Auftrag wandeln".
- Lies im Fenster „Angebot in Auftrag wandeln?", wie viele Positionen übernommen werden.
- Klick auf „Auftrag erstellen".
Es hat geklappt, wenn die Meldung „Auftrag erstellt" erscheint und die Ansicht in den neuen Auftrag springt. Wie es dort weitergeht, steht unter Aufträge.
Das Angebot heißt in der Liste danach „Umgewandelt" und lässt sich nicht mehr bearbeiten. Der Dialog kündigt an, das Angebot werde auf angenommen gesetzt. Tatsächlich setzt das System „Umgewandelt".
Im Zeilenmenü der Liste heißt dieselbe Aktion „In Auftrag umwandeln". Dort kommt keine Rückfrage. Ein Fehlklick legt sofort einen Auftrag an. Nur der Weg über das geöffnete Angebot fragt nach.
Ein Angebot duplizieren
- Öffne das Angebot, das du als Vorlage nehmen willst.
- Klick oben rechts auf das Drei-Punkte-Zeichen „Weitere Aktionen".
- Klick auf „Duplizieren".
- Passe Kunde, Titel und Positionen an.
- Klick unten rechts auf „Speichern".
Es hat geklappt, wenn die Meldung „Angebot dupliziert" erscheint. Die Kopie öffnet sich als neuer Entwurf mit eigener Angebotsnummer, das Original bleibt unverändert.
Über der geöffneten Maske steht „Angebot bearbeiten". Das klingt nach dem Original, gemeint ist die neue Kopie. „Duplizieren" gibt es nur im geöffneten Angebot unter „Weitere Aktionen", nicht im Zeilenmenü der Liste.
Ein Angebot löschen oder zurückziehen
- Klick in der Zeile der Liste auf das Zeichen am Zeilenende.
- Klick auf „Löschen".
Löschen geht nur bei „Entwurf", „Abgelehnt" und „Abgelaufen". Bei allen anderen Status antwortet der Server, dass nur Angebote mit Status draft, rejected oder expired gelöscht werden können.
Der Menüpunkt braucht außerdem Manager-Rechte. Wer sie nicht hat, sieht den Punkt trotzdem und bekommt beim Klick nur „Löschen fehlgeschlagen".
Im geöffneten Angebot heißt die Aktion unter „Weitere Aktionen" stattdessen „Stornieren". Der Dialog verspricht, der Status werde auf storniert gesetzt. Tatsächlich setzt der Server nur einen Löschstempel. Das Angebot verschwindet aus der Liste, der Status bleibt stehen.