Lieferscheine schreiben und verfolgen
Mit dem Modul „Lieferscheine" schreibst du den Warenbegleitschein zu einer Lieferung, verfolgst, wo die Sendung gerade steht, und wandelst sie später in eine Rechnung um. Du findest die Liste in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb" unter „Lieferscheine".
Anlegen, Ändern, Statuswechsel und Löschen brauchen mindestens die Rolle „Manager". Fehlt sie, kommt nur „Löschen fehlgeschlagen" oder „Status konnte nicht aktualisiert werden", ohne Hinweis auf die Berechtigung.
Einen Lieferschein anlegen
- Öffne in der Seitenleiste unter „Vertrieb" den Eintrag „Lieferscheine".
- Klick oben rechts auf „Neuer Lieferschein".
- Tippe im Feld „Firma" den Kundennamen. Wähle den Kunden aus der Trefferliste an. Nur dann ist er verknüpft.
- Wähle bei „Person" den Ansprechpartner. Über „＋ Neuer Ansprechpartner …" legst du einen neuen an.
- Prüfe darunter „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land".
- Prüfe rechts „Ausgestellt am". Trag bei „Sendungsnr." die Paketnummer ein, wenn du sie schon hast.
- Tipp in der Positionszeile unter „Bezeichnung" den Artikelnamen. Wähle den Treffer aus dem Artikelstamm an.
- Trag „Menge" und „Einheit" ein. Für jede weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen".
- Klick unten rechts auf „Lieferschein erstellen".
Es hat geklappt, wenn kurz „Lieferschein erstellt" erscheint. Danach steht die Detailseite mit der Lieferschein-Nummer als Überschrift offen, und das Schild daneben zeigt „Entwurf".
Steht unter einer Positionszeile „Kein Artikel verknüpft", bucht diese Zeile beim Versand keinen Lagerbestand. Wähle den Artikel dann noch aus der Trefferliste an.
Beim Anlegen kannst du im Feld „Status" jeden Wert wählen, auch „Geliefert" oder „Storniert". Danach greift die feste Reihenfolge, und es gibt keinen Rücksprung. Lass den Status beim Anlegen auf „Entwurf".
Einen Lieferschein kannst du auch aus einem Auftrag heraus erzeugen. Der Weg dorthin steht unter Aufträge.
Die Felder der Erfassungsmaske
| Feld | Pflicht | Was du wissen musst |
|---|---|---|
| Firma | ja | Zugleich die Kundensuche. Tippe zwei Zeichen und wähle einen Treffer. Reiner Freitext ohne Auswahl reicht nicht, beim Speichern kommt sonst „Bitte einen Kunden aus den Stammdaten wählen". |
| Person | nein | Ansprechpartner des Kunden, wählbar erst mit verknüpftem Kunden. |
| Straße, PLZ, Ort | nein | Aus den Stammdaten vorbelegt. Deine Änderung gilt nur für diesen Lieferschein. |
| Land | nein | Aus den Stammdaten vorbelegt, sonst „DE". |
| Ausgestellt am | ja | Steht beim Öffnen auf dem heutigen Tag. |
| Status | nein | Auswahlfeld mit „Entwurf", „Kommissioniert", „Versandt", „Geliefert", „Storniert". Steht beim Anlegen auf „Entwurf". |
| Sendungsnr. | nein | Die Paketnummer des Versanddienstleisters. Platzhalter im Feld ist „Tracking-Nr.". |
| Belegtitel | nein | Steht beim Anlegen auf „Lieferschein". Beispiel im Feld: „z. B. Lieferung Halle 4". |
| Einleitungstext | nein | Steht beim Anlegen auf „hiermit liefern wir Ihnen die folgenden Positionen:" und erscheint über den Positionen. |
| Bezeichnung | ja | Spalte der Positionstabelle. Das Feld heißt „Artikel suchen oder Text eingeben…". Mindestens eine Position mit Inhalt ist nötig. |
| Beschreibung (optional) | nein | Zusatzzeile unter der Bezeichnung. |
| Menge | nein | Zahlenfeld, steht auf 1. |
| Einheit | nein | Auswahlliste aus der Verwaltung, steht auf „Stk". Über „+ Neue Einheit…" ergänzt du eine. |
| Schlusstext | nein | Steht beim Anlegen auf „Bitte prüfen Sie die Lieferung auf Vollständigkeit und Unversehrtheit." Ein eigenes Feld für interne Notizen gibt es nicht. Was hier steht, liest der Kunde auf dem gedruckten Beleg. |
Den Status bis „Geliefert" weiterstellen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Frisch angelegt. Nur in diesem Status kannst du den Lieferschein löschen. |
| Kommissioniert | Die Ware ist zusammengestellt. Ab hier kannst du in eine Rechnung umwandeln. |
| Im Versand | Die Sendung ist unterwegs. In der Erfassungsmaske und in der Statusleiste heißt derselbe Zustand „Versandt", der Reiter der Liste heißt „Versendet". |
| Geliefert | Beim Kunden angekommen. In der Statusleiste über dem Beleg heißt dieser Schritt „Zugestellt". |
| Storniert | Abgebrochen. Danach geht nichts mehr, kein Statuswechsel und keine Rechnung. |
- Öffne den Lieferschein aus der Liste.
- Klick auf den gefüllten Knopf oben rechts. Bei „Entwurf" heißt er „Kommissioniert".
- Klick danach auf „In Versand geben", sobald die Ware raus ist.
- Klick zuletzt auf „Als geliefert markieren".
- Willst du Paketnummer oder Daten nachtragen, klick auf „Versand". Füll „Tracking-Nr.", „Versand am" und „Geliefert am" aus und klick auf „Speichern".
- Aus der Liste geht es auch. Klick in der Zeile rechts auf „Aktionen" und wähle „Status: Kommissioniert", „Status: Im Versand" oder „Status: Geliefert".
Es hat geklappt, wenn oben „Status aktualisiert" mit Nummer und neuem Status erscheint und das Schild neben der Nummer weiterspringt.
Einen Rücksprung gibt es nicht, nur „Stornieren". Ab „Im Versand" verschwindet außerdem der Knopf „Bearbeiten". Positionen und Kunde sind dann gesperrt, für Paketnummer und Daten bleibt „Versand".
Die vier Kennzahlen oben und die Zahlen an den Reitern rechnen sich nach einem Statuswechsel oder einem Löschen nicht neu. Sie stimmen erst wieder, wenn du die Seite neu lädst.
Ab „Kommissioniert" steht in der Knopfleiste der Detailseite „In Rechnung umwandeln". Solange der Lieferschein noch auf „Entwurf" steht, führt der Weg zur Rechnung nicht über ihn. Ein stornierter Lieferschein lässt sich gar nicht mehr umwandeln.
Einen Lieferschein drucken oder verschicken
- Öffne den Lieferschein aus der Liste mit einem Klick auf die Zeile.
- Klick oben in der Knopfleiste auf „Senden".
- Klick im Fenster „Lieferschein versenden" auf den Reiter „Drucken".
- Klick unten auf den Knopf „Drucken". Der Druckdialog deines Browsers geht auf.
- Willst du die Datei stattdessen ablegen, klick auf „PDF herunterladen".
Es hat geklappt, wenn der Druckdialog des Browsers den Beleg so zeigt, wie er links im Fenster dargestellt ist. Beim Download liegt die Datei als „Lieferschein-<Nummer>.pdf" in deinem Download-Ordner.
Einen Knopf „Drucken" gibt es in der Knopfleiste nicht. Der Druck steckt hinter „Senden" im Reiter „Drucken". Der Knopf „PDF" in der Knopfleiste der Detailseite lädt dieselbe Datei direkt herunter.
Zum Verschicken per Mail bleibst du im Reiter „Versenden" und klickst unten auf „Per E-Mail versenden". Der Knopf „Als Entwurf speichern" schließt das Fenster nur. Er speichert nichts, der Beleg war schon gespeichert.
Einen Lieferschein löschen
- Öffne die Liste „Lieferscheine".
- Klick in der Zeile rechts auf „Aktionen".
- Wähle „Löschen". Der Eintrag steht nur bei Belegen im Status „Entwurf" im Menü.
- Lies das Fenster „Lieferschein löschen?". Es nennt die Nummer.
- Klick auf „Löschen", wenn du sicher bist. Sonst klick auf „Abbrechen".
Es hat geklappt, wenn die Zeile aus der Liste verschwindet und oben „Lieferschein gelöscht" mit der Nummer erscheint.
Für Lieferscheine gibt es als einziger Belegart kein Wiederherstellen. Angebot, Auftrag und Rechnung haben das, hier ist der Beleg weg. Ab „Kommissioniert" steht „Löschen" nicht mehr im Menü, und auf der Detailseite gibt es überhaupt kein Löschen, dort bleibt nur „Stornieren".
Was in diesem Modul überrascht
| Sache | Stand |
|---|---|
| Suchfeld | Durchsucht nur die geladenen Zeilen. Die Liste holt 100 Stück auf einmal, ältere Lieferscheine findest du erst nach einem Klick auf „Weitere 100 laden". |
| Sortieren | Geht nur bei „Lieferschein-Nr.", „Datum" und „Kunde". Ein Klick auf „Auftrag", „Tracking" oder „Status" macht nichts. |
| Leere Liste | Lädt die Liste nicht, siehst du „Noch keine Lieferscheine" und kurz die Meldung „Lieferscheine konnten nicht geladen werden". Die Meldung verschwindet, die leere Seite bleibt. Lade die Seite in dem Fall neu. |
| Spediteur | Lässt sich nirgends eintragen. Weder die Erfassungsmaske noch das Fenster „Versand bearbeiten" hat ein Feld dafür. |
| Ein Zustand, drei Namen | Reiter „Versendet", Spalte Status „Im Versand", Auswahlfeld und Statusleiste „Versandt". Bei „Geliefert" heißt der Schritt in der Statusleiste „Zugestellt". |
Ware zurücknehmen
Kommt Ware zurück, klick in der Detailseite auf „Weitere Aktionen" und dann auf „Ware zurücknehmen". Im Fenster wählst du je Position „Zurück ins Lager" oder „Ausschuss (beschädigt)" und klickst auf „Rücknahme buchen". Der Knopf erscheint erst ab „Im Versand".