Aufträge anlegen und weiterverarbeiten

Im Modul „Aufträge" hältst du eine verkaufte Leistung als Auftragsbestätigung fest, verfolgst ihren Stand vom Entwurf bis zur Abrechnung und erzeugst daraus Lieferscheine und Rechnungen. Du findest die Liste in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb" unter „Aufträge".

Alle schreibenden Aktionen in diesem Modul verlangen mindestens die Rolle „Manager". Mit einer niedrigeren Rolle scheitern Anlegen, Speichern, Statuswechsel und Löschen mit einer Meldung, die nur „HTTP 403" nennt.

Einen Auftrag anlegen

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb" auf „Aufträge".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Auftrag".
3. Klick in das Feld „Firma" und wähle den Kunden aus der Trefferliste. Steht er nicht darin, klick unten in der Liste auf „Neuer Kunde".
4. Prüfe darunter „Person", „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land". Diese Felder kommen aus den Stammdaten und gelten geändert nur für diesen Auftrag.
5. Wähle rechts oben bei „Lieferung oder Leistung" den passenden Eintrag und trage das Datum ein.
6. Schalte „Abweichende Lieferadresse" ein, wenn die Ware woanders hingeht. Es erscheinen „Name", „Firma", „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land".
7. Trage unter „Belegtitel" den Betreff ein.
8. Fülle in der ersten Positionszeile „Beschreibung", „Menge" und „Nettopreis" aus. Für weitere Zeilen klick auf „Position hinzufügen".
9. Prüfe unter den Positionen das Feld „Zahlungsziel".
10. Klick unten rechts auf „Auftrag erstellen".

Es hat geklappt, wenn die Meldung „Auftrag erstellt" mit Titel und Betrag erscheint. Danach öffnet sich das Versand-Fenster zum neuen Auftrag, und der Auftrag steht in der Liste mit dem Status „Entwurf".

Die Belegsprache hat kein Feld in der Maske. Sie wird aus dem Kunden übernommen und steuert PDF, Vorschau und Versand.

Die Felder der Erfassungsmaske

Positionen ändern

1. Öffne „Aufträge" und klick auf die Zeile des Auftrags.
2. Klick oben in der Knopfleiste auf „Bearbeiten". Es öffnet sich dieselbe Maske wie beim Anlegen, gefüllt mit dem Auftrag.
3. Ändere in den Positionszeilen „Beschreibung", „Menge" und „Nettopreis".
4. Für eine weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen", für eine Textzeile ohne Preis auf „Freitext einfügen".
5. Für Nachlässe klick auf „Rabatt". Es erscheint die Spalte „Rabatt %".
6. Zum Löschen einer Zeile klick am rechten Rand auf das Papierkorb-Symbol „Position entfernen". Es kommt keine Rückfrage.
7. Klick unten rechts auf „Speichern".

Es hat geklappt, wenn die Meldung „Auftrag gespeichert" mit Titel und Betrag erscheint und die Belegansicht die geänderten Zeilen samt neuem „Gesamtbetrag" zeigt.

„Bearbeiten" im Zeilenmenü der Liste öffnet nur die Ansicht des Auftrags. Die Eingabemaske erreichst du erst über „Bearbeiten" in der Auftragsansicht.

Den Status setzen

So stellst du den Status um:

1. Öffne „Aufträge".
2. Klick in der Zeile des Auftrags auf den Knopf mit dem nächsten Schritt. Bei „Entwurf" heißt er „Bestätigen", bei „Bestätigt" „In Bearbeitung", bei „In Bearbeitung" „Versandt".
3. Für andere Ziele klick in der Zeile auf das Symbol „Aktionen" und wähle „Auf Bearbeitung", „Als versandt markieren" oder „Als abgerechnet markieren".
4. Zum Abbrechen des Auftrags wähle im selben Menü „Stornieren".

Es hat geklappt, wenn die Meldung „Auftrag <Nummer> → <Status>" erscheint und die Spalte „Status" den neuen Wert zeigt. Bei einem nicht erlaubten Sprung erscheint „Ungültiger Statuswechsel: <alt> → <neu>", und nichts ändert sich.

In der Auftragsansicht kannst du den Status nicht ändern. Die Statusleiste dort zeigt ihn nur an. Gesetzt wird er ausschließlich in der Liste.

„Als abgerechnet markieren" erzeugt keine Rechnung. Es setzt nur den Status.

Einen Lieferschein oder eine Rechnung daraus erzeugen

1. Für den Lieferschein klick in der Auftragszeile auf „Aktionen" und wähle „Lieferschein erstellen".
2. Im Fenster „Teillieferung" steht je Position die offene Restmenge. Ändere die Mengen oder klick auf „Alles" beziehungsweise „Nichts".
3. Klick unten rechts auf „Lieferschein erstellen".
4. Für die Rechnung aus der Liste klick in der Auftragszeile auf „Aktionen" und wähle „In Rechnung wandeln". Die Rechnung entsteht sofort.
5. Für die Rechnung aus der Auftragsansicht öffne den Auftrag und klick oben auf „Rechnung erstellen". Es öffnet sich die Rechnungsmaske, vorausgefüllt aus dem Auftrag.
6. Zum Verschicken des Auftrags selbst klick in der Auftragsansicht auf „Senden".

Es hat geklappt, wenn „Lieferschein <Nummer> erstellt" beziehungsweise „Rechnung <Nummer> erstellt" erscheint, jeweils mit dem Verweis „Öffnen". Gibt es zum Auftrag schon eine Rechnung, meldet das System „Rechnung bereits vorhanden".

Für den Lieferschein gibt es zwei Wege mit unterschiedlichem Verhalten. Über die Liste öffnet sich das Fenster „Teillieferung" mit den Mengen je Position. Über „Weitere Aktionen" in der Auftragsansicht wird sofort die volle Menge umgewandelt, ohne Rückfrage. Was danach mit dem Beleg passiert, steht unter Lieferscheine.

Einen Auftrag stornieren oder löschen

In der Liste heißt der Eintrag im Menü „Aktionen" „Stornieren". Er erscheint nur, solange der Auftrag noch nicht versandt ist. Ein „Löschen" gibt es dort nicht.

In der Auftragsansicht steht unter „Weitere Aktionen" ein „Löschen". Der Dialog behauptet, die Aktion lasse sich nicht rückgängig machen und alle Positionen und Anhänge gingen verloren. Der Server storniert den Auftrag aber nur, hält die Daten fest und kann ihn wiederherstellen. Aus „Versandt" und „Abgerechnet" verweigert er das Löschen ganz.

Was in diesem Modul nicht geht