Eingangsrechnungen und Gutschriften
Hier erfasst du die Rechnungen, die deine Lieferanten dir schicken, prüfst sie und setzt sie auf bezahlt. In der linken Navigation steht das im Bereich „Einkauf" unter „Eingangsrechnungen". Gutschriften vom Lieferanten haben dort einen eigenen Eintrag.
Rechnung erfassen
- Klick in der linken Navigation unter „Einkauf" auf „Eingangsrechnungen".
- Klick oben rechts auf „Rechnung erfassen".
- Trag „Rechnungsnummer", „Lieferant", „Betreff", „Betrag netto (EUR)",
- Klick auf „Speichern".
„MwSt-Satz (%)" und „Faelligkeitsdatum" ein.
Geklappt hat es, wenn die Meldung „Eingangsrechnung erfolgreich angelegt" erscheint und die Rechnung in der Liste mit Status „Offen" steht.
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | nein | |
| Lieferant | ja | Freies Textfeld mit dem Platzhalter „Name oder ID des Lieferanten". Keine Auswahlliste |
| Betreff | nein | Erscheint in der Liste in der Spalte „Betreff" |
| Betrag netto (EUR) | ja | Muss größer als 0 sein |
| MwSt-Satz (%) | nein | Vorbelegt mit 19. Den Brutto-Betrag rechnet der Server daraus |
| Faelligkeitsdatum | nein | Steuert die Spalte „Fällig" und das Kennzeichen „Überfällig" |
| Notizen | nein |
Achte beim „Lieferant" auf die Schreibweise. Anders als in der Bestellmaske ist das hier ein freies Textfeld. Ein Tippfehler legt still einen zweiten Lieferantennamen an.
Rechnung prüfen und auf bezahlt setzen
- Öffne die Rechnung in der Liste über „Aktionen" und dann „Bearbeiten".
- Vergleich „Netto", „MwSt." und „Brutto" mit dem Papierbeleg.
- Klick auf „Als geprüft markieren".
- Sobald die Zahlung raus ist, klick auf „Als bezahlt markieren".
Nach Schritt 3 steht in der Liste „Geprüft", nach Schritt 4 „Bezahlt". Bei „Bezahlt" verschwinden alle drei Knöpfe von der Seite. Die Knöpfe setzen nur den Status, eine Zahlung lösen sie nicht aus.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Rechnung ist erfasst, aber weder geprüft noch bezahlt |
| Geprüft | Rechnung wurde sachlich kontrolliert |
| Bezahlt | Rechnung ist erledigt. Ab hier gibt es keine Knöpfe mehr |
| Überfällig | Rotes Kennzeichen neben dem Status. Das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit und die Rechnung ist weder bezahlt noch storniert |
Löschen lässt sich eine Eingangsrechnung nicht. Es gibt ausschließlich „Stornieren", und der stornierte Beleg bleibt in der Liste stehen.
Die Liste hat weder Suchfeld noch Filter noch Reiter und lädt höchstens 50 Rechnungen. Bei mehr Belegen findest du ältere Rechnungen über diese Seite nicht mehr.
Beleg als PDF hochladen
Der Knopf „PDF hochladen" führt auf die Seite „Beleg hochladen". Dort legst du die Datei unter „Beleg hier ablegen" ab und bestätigst mit „Buchen + AI lernen lassen". „Datei entfernen" nimmt die Datei wieder weg.
Wichtig zu wissen: Dieser Weg legt eine Buchung mit Soll- und Haben-Konto an. In der Liste unter „Eingangsrechnungen" taucht danach nichts auf. Wenn du die Rechnung dort brauchst, erfass sie zusätzlich über „Rechnung erfassen".
E-Rechnung importieren
- Klick in der Liste auf „E-Rechnung importieren".
- Klick auf „.xml-Datei wählen" und wähl die Datei aus.
- Klick auf „Parsen".
- Prüf das Ergebnis und klick auf „Als Eingangsrechnung übernehmen".
„Zurücksetzen" leert die Seite, „Datei entfernen" nimmt die gewählte Datei zurück.
Der Import speichert die Rechnung mit einem Status, den die Liste der Eingangsrechnungen nicht kennt. Ob der Beleg danach in derselben Liste steht wie eine von Hand erfasste Rechnung, ist nicht abschließend geprüft. Schau nach dem Import in der Liste nach.
Rechnungsabgleich mit Bestellung und Wareneingang
Für den Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung gibt es die Seite „3-way-Match". Sie liegt unter der Adresse /einkauf/eingangsrechnungen/<ID>/match. Aus der Oberfläche führt kein Knopf und kein Link dorthin, du musst die Adresse von Hand eingeben. Auf der Seite trägst du unter „Bestellung-ID" die Nummer der Bestellung selbst ein.
Der Ablauf dort: „Match starten", danach „Akzeptieren" oder „Ablehnen", und für die Zahlung „Freigeben". „Neu matchen" wiederholt den Vergleich. „Roh-Positionen anzeigen (PO / GR / Inv)" blendet die Einzelzeilen ein.
| Ergebnis des Abgleichs | Bedeutung |
|---|---|
| OK | Bestellung, Wareneingang und Rechnung liegen innerhalb der Toleranz |
| Mengen-Abweichung | Die Menge weicht über die Toleranz hinaus ab |
| Preis-Abweichung | Der Preis weicht über die Toleranz hinaus ab |
| Mengen + Preis-Abweichung | Menge und Preis weichen ab |
| Auto-Freigabe wartet | Der Betrag liegt unter der Auto-Freigabe-Grenze und wartet auf die automatische Freigabe |
| Freigegeben | Zur Zahlung freigegeben |
| Abgelehnt | Abgelehnt. Die Rechnung bleibt offen |
Der Reiter „Rechnungs-Match" auf der Bestell-Detailseite zeigt nur an, was der Server liefert. Verknüpfen kannst du dort nichts.
Gutschrift vom Lieferanten
Der Navigationseintrag „Gutschriften" führt auf die Seite „Gutschriften (Eingang)". Beim Öffnen ist der Reiter „Ausgestellt" vorgewählt. Die weiteren Reiter heißen „Entwurf", „Bezahlt" und „Storniert".
Die Maske „Neue Gutschrift" verlangt vier Pflichtfelder: „Referenz-Rechnung", „Lieferant", „Betrag (EUR)" und „Grund". Das Speichern schlägt trotzdem immer fehl. Die Seite meldet „Fehler: Speichern fehlgeschlagen", und es entsteht keine Gutschrift. Das Formular schickt andere Felder, als die Schnittstelle verlangt, unter anderem fehlt ein Feld für das Ausstellungsdatum.
Erfass eine Gutschrift deshalb unter „Finanzen" und dort über „Gutschriften". Dieser Weg funktioniert.
Zur Liste selbst noch drei Punkte, die beim Suchen Zeit kosten:
- Die Spalte „Lieferant" zeigt die technische ID, nicht den Namen. Die Spalte
- Der Status heißt in der Tabelle „Erhalten", der zugehörige Reiter aber
- Gutschriften lassen sich nicht öffnen. Es gibt keine Detailseite, keinen
„Referenz-Rechnung" zeigt die ersten acht Zeichen einer ID, nicht die Rechnungsnummer.
„Bezahlt".
Statuswechsel, kein Stornieren und kein Löschen.
Sortierbar sind „Nr.", „Datum", „Lieferant" und „Total". Ein Suchfeld gibt es nicht, und die Liste hört nach 100 bis 200 Einträgen auf.