Finanzen-Übersicht

Die Übersicht ist die Startseite des Finanzbereichs. Du siehst dort den Saldo deiner Bankkonten, die offenen Forderungen und eine Rechnungsliste, aus der du direkt weiterarbeiten kannst. Sie liegt in der linken Navigation unter „Finanzen" im ersten Eintrag „Übersicht". Die Überschrift auf der Seite lautet „Finanzen & Buchhaltung".

Liquidität und Forderungen ablesen

1. Öffne „Finanzen" und dort „Übersicht".
2. Lies links die Kachel „Liquidität · Saldo aktuell". Darunter stehen „Konten" mit der Zahl der aktiven Konten und „Rechnungen total".
3. Lies rechts die Kachel „Offene Forderungen". Darunter stehen „Offene Rechnungen", „Davon überfällig" und „Ø Zahlungsziel".
4. Willst du die Bankverbindungen sehen, klick unter der linken Kachel auf „Konten verwalten →".

Geklappt hat es, wenn in beiden Kacheln ein Betrag in Euro steht.

Steht statt der Zahl ein „—", konnten die Werte nicht geladen werden. Das ist ausdrücklich nicht dasselbe wie 0 €. Lade die Seite in dem Fall neu.

Die Zahlen unter „Offene Forderungen" zählen über alle Rechnungen, nicht nur über die Liste weiter unten. Kachelzahl und Zeilenzahl dürfen deshalb auseinandergehen.

Einen Vergleich zum Vormonat gibt es auf dieser Seite nicht. Die Kacheln zeigen nur den aktuellen Stand.

Die vier Reiter unter den Kacheln

Die letzten drei Reiter enthalten also keine Daten. Sie führen weiter.

Rechnungen aus der Übersicht heraus abarbeiten

1. Bleib auf dem Reiter „Rechnungen". Der Block darunter heißt „Rechnungsübersicht". Daneben steht die Anzahl und der offene Betrag.
2. Klick auf eine Zeile, um die Rechnung zu öffnen.
3. Willst du die Rechnung nicht öffnen, nimm rechts in der Spalte „Aktionen" einen der drei Symbolknöpfe „Detail öffnen", „PDF herunterladen" und „Per E-Mail senden".
4. Den Status änderst du in der Spalte „Status" direkt in der Zeile. Klick das Statusfeld an und wähl den neuen Wert. Er wird sofort gespeichert.

Geklappt hat es beim Status, wenn der neue Wert in der Zeile stehen bleibt.

Die Tabelle hat die Spalten „Nr.", „Kunde", „Betrag", „Fälligkeit", „Status", „Bezahlt am" und „Aktionen". Überfällige Zeilen sind rot hinterlegt. Hat dein Mandant eigene Felder für Rechnungen eingerichtet, kommen deren Spalten dazu.

Die Liste holt höchstens 50 Rechnungen. Ein Suchfeld gibt es hier nicht. Der Knopf „Alle anzeigen →" über der Tabelle führt auf dieselbe Seite zurück und öffnet keine längere Liste. Die vollständige Rechnungsliste liegt in der Seitenleiste unter „Vertrieb" im Eintrag „Rechnungen".

Konnte die Liste nicht geladen werden, steht statt der Tabelle „Rechnungen konnten nicht geladen werden" mit einem deutschen Satz zur Ursache und dem Knopf „Erneut versuchen". Eine leere Tabelle zeigt die Seite dann nicht, damit niemand „keine Rechnungen" liest.

Was die Statuswerte bedeuten und wie du eine Zahlung buchst, steht unter Rechnungen schreiben und mahnen.

Mehrere Rechnungen auf einmal bearbeiten

1. Setz in der ersten Spalte die Häkchen bei den Zeilen. Das Kästchen im Spaltenkopf wählt alle geladenen Zeilen aus.
2. Über der Tabelle erscheint eine Leiste mit der Anzahl, zum Beispiel „3 Rechnungen ausgewählt".
3. Klick auf „Als bezahlt markieren", auf „Exportieren" oder auf „Löschen".
4. Bei „Löschen" kommt die Rückfrage „Rechnungen löschen?". Bestätige mit „Löschen" oder brich mit „Abbrechen" ab.

Geklappt hat es, wenn die Meldung die Zahl der bearbeiteten Rechnungen nennt, zum Beispiel „3 Rechnungen als bezahlt markiert".

Jede Rechnung wird dabei einzeln geschickt. Fehlt für eine davon das Recht oder ist sie gesperrt, meldet die Software das getrennt, zum Beispiel „3 als bezahlt markiert, 1 fehlgeschlagen". Die übrigen sind trotzdem geändert.

„Exportieren" legt eine CSV-Datei im Download-Ordner ab. Sie beginnt mit der Kopfzeile „Nummer;Kunde;Betrag;Fälligkeit;Status" und trennt mit Semikolon.

Das Löschen ist endgültig. Im Fenster steht ausdrücklich, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.

DATEV-Export und Monatsabschluss

1. Klick oben rechts auf „DATEV-Export". Am Knopf steht der Vormonat.
2. Warte, bis „DATEV-Export heruntergeladen" erscheint. In der Meldung stehen der wirklich exportierte Zeitraum und der Kontenrahmen SKR03.
3. Für den Abschlussbericht klick auf „Monatsabschluss generieren".
4. Warte auf „Monatsabschluss … fertig". Die Meldung nennt Umsatz, EBIT und Marge und bietet „Download" an.

Geklappt hat es beim DATEV-Export, wenn im Download-Ordner eine CSV-Datei liegt, deren Name mit „datev-export-" beginnt.

Achte hier auf einen Fallstrick: Am Knopf steht der Vormonat, exportiert wird aber der laufende Monat. Verlass dich auf den Zeitraum in der Meldung nach dem Download, nicht auf die Beschriftung am Knopf. Der Monatsabschluss dagegen wird für den Vormonat erzeugt.

Die weiteren Knöpfe im Seitenkopf

Wo die übrigen Finanz-Seiten liegen

Die Ausgangsrechnungen selbst liegen nicht unter „Finanzen", sondern in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb" unter „Rechnungen".

Passt dazu

• Rechnungen schreiben und mahnen
• Offene Posten prüfen
• Bankumsätze mit Rechnungen abgleichen
• Beleg-Export für den Steuerberater
• Die KI bedienen