Rechnungen schreiben und mahnen

Hier schreibst du deine Ausgangsrechnungen, schickst sie als PDF oder E-Mail an den Kunden und buchst die eingehenden Zahlungen darauf. Die Rechnungen liegen in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb" unter „Rechnungen". Was unbezahlt bleibt, mahnst du in der linken Navigation unter „Finanzen" im Eintrag „Mahnwesen".

Rechnung schreiben und versenden

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb" auf „Rechnungen".
2. Klick oben rechts auf „Neue Rechnung".
3. Tippe im Block „Empfänger" in das oberste Feld den Kundennamen. Wähle den Treffer aus der Vorschlagsliste an. Anschrift und Ansprechpartner füllen sich daraufhin selbst.
4. Prüfe „Rechnungsdatum". Voreingestellt ist der heutige Tag.
5. Trag unter „Belegtitel" den Betreff ein. Das Feld ist freiwillig.
6. Fülle die erste Positionszeile unter „Beschreibung", „Menge" und „Nettopreis" aus. Für jede weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen".
7. Wähle unter „Zahlungsziel" die Frist. Voreingestellt sind „14 Tage".
8. Klick unten rechts auf „Rechnung erstellen".
9. Es öffnet sich das Fenster „Rechnung versenden" mit der Vorschau links. Prüfe rechts „An", „Betreff" und „Nachricht".
10. Klick unten auf „Per E-Mail versenden". Willst du nur speichern, klick stattdessen auf „Als Entwurf speichern".

Geklappt hat es, wenn du auf der Detailseite der Rechnung stehst. Oben steht die Belegnummer, daneben die Status-Pille. In der Liste unter „Rechnungen" ist die neue Zeile dazugekommen.

Das oberste Empfänger-Feld ist zugleich die Kundensuche. Tippst du den Namen nur ein, ohne einen Treffer anzuklicken, bricht das Speichern mit „Bitte einen Kunden aus den Stammdaten wählen" ab.

Die Belegsprache lässt sich in der Erfassungsmaske nicht wählen. Sie kommt vom Kunden. Umstellen kannst du sie erst im Vorschau- oder im Versand-Fenster.

Die Felder der Erfassungsmaske

Zwei Knöpfe über der Maske helfen beim Wiederholen: „Titel als Standard übernehmen" und „Einleitung als Standard übernehmen". Mit „Freitext einfügen" setzt du eine Zeile ohne Preis zwischen die Positionen.

Eine bestimmte Rechnung in der Liste finden

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb" auf „Rechnungen".
2. Lies die Zeilen in den Spalten „Nr.", „Kunde", „Betrag", „Fälligkeit" und „Status".
3. Klick auf die Zeile oder rechts auf „Öffnen".

Du stehst dann auf der Rechnung mit der Belegnummer in der Überschrift.

Über der Tabelle sitzt kein Suchfeld. Die Spaltenköpfe sind nicht anklickbar, sortieren geht nicht. Einen Filter nach Status und eine Blätterung gibt es ebenfalls nicht. Die Liste holt höchstens 100 Rechnungen auf einmal. Sind es mehr, fehlen die restlichen ohne Meldung in der Tabelle.

Deshalb stimmen auch die Kacheln nur teilweise. „Rechnungen gesamt" zeigt die echte Gesamtzahl. „Offene Forderungen", „Überfällig" und „Bezahlt" rechnen nur über die geladenen Zeilen. Sind es mehr, steht unter der Kachel ein Hinweis in der Art „aus 100 von 347 geladen".

Der Knopf „Zurück zu Rechnungen" auf der geöffneten Rechnung führt nicht in diese Liste. Er führt nach „Finanzen & Buchhaltung" auf den dortigen Rechnungen-Reiter. Auch „Abbrechen" in der Erfassungsmaske landet dort. Nur der Knopf „Zurück zu Rechnungen" oben links in der Maske führt wirklich in die Liste.

Die Knopfleiste der geöffneten Rechnung

Die wiederkehrenden Rechnungen selbst liegen auf einer eigenen Seite mit der Überschrift „Wiederkehrende Rechnungen". Dort legst du mit „Neu" und „Anlegen" eine Serie an. Mit „Fällige jetzt verarbeiten" erzeugst du die anstehenden Rechnungen von Hand.

PDF ansehen, herunterladen oder drucken

1. Öffne die Rechnung. Klick dazu in der Liste auf die Zeile oder rechts auf „Öffnen".
2. Klick oben rechts auf „PDF-Vorschau". Es öffnet sich „Rechnung-Vorschau" mit dem fertigen Beleg.
3. Willst du eine andere Sprache sehen, stell sie oben im Fenster um.
4. Schließe die Vorschau über das Kreuz oben rechts.
5. Für die Datei klick in der Knopfleiste auf „PDF". Die Datei wird ohne weiteres Fenster im Download-Ordner abgelegt.
6. Zum Drucken klick auf „Senden" und wechsle im Fenster auf den Reiter „Drucken". Klick dort unten auf „Drucken".

Geklappt hat es, wenn im Download-Ordner eine Datei liegt, deren Name mit „Rechnung-" und der Belegnummer beginnt. Beim Drucken öffnet sich der Druckdialog deines Browsers.

Zahlung erfassen

1. Öffne die Rechnung.
2. Klick oben rechts auf „Zahlung erfassen".
3. Im Fenster „Zahlung erfassen" steht unter „Betrag (EUR)" bereits der offene Restbetrag. Für eine Teilzahlung überschreib ihn.
4. Prüfe „Zahldatum". Voreingestellt ist heute.
5. Trag bei Bedarf unter „Notiz (optional)" den Zahlungsweg ein.
6. Klick auf „Zahlung buchen".

Geklappt hat es, wenn in der Karte „Details" rechts der Wert bei „Bezahlt" gestiegen und „Offen (Restbetrag)" gesunken ist. Bei voller Zahlung wechselt die Status-Pille auf „Bezahlt".

Als Dezimaltrennzeichen gilt das Komma. „1.234,56" ist gemeint, „1234.56" wird zwar noch verstanden.

Zahlst du den vollen Rechnungsbetrag, kann trotzdem ein Rest offen bleiben. Eine noch offene Mahngebühr wird zuerst getilgt. Der Hinweis dazu steht in der Bestätigungsmeldung.

Den Knopf „Zahlung erfassen" gibt es nur bei den Status „Versendet", „Offen", „Teilbezahlt", „Überfällig" und „Inkasso". Bei „Entwurf", „Bezahlt" und „Storniert" ist er nicht ausgegraut, sondern gar nicht vorhanden.

Eine Rechnung nachträglich ändern

1. Öffne die Rechnung.
2. Steht oben rechts der Knopf „Bearbeiten", ist die Rechnung noch ein Entwurf. Klick darauf. Es öffnet sich dieselbe Maske wie beim Anlegen, gefüllt mit deinen Daten.
3. Ändere, was zu ändern ist, und klick unten rechts auf „Speichern".

Beim Entwurf öffnet sich nach dem Speichern wieder das Versand-Fenster.

Steht an dieser Stelle statt „Bearbeiten" der Text „Festgeschrieben — Änderungen über Storno + Korrekturrechnung", ist die Rechnung bereits ausgegeben. Sie lässt sich hier nicht mehr ändern. Fahr mit der Maus über den Text, dann erscheint die Begründung. Einen Knopf für das Storno gibt es in diesem Modul nicht. Storno-Funktionen liegen in anderen Bereichen.

Löschen gibt es hier ebenfalls nicht. Weder die Liste noch die geöffnete Rechnung haben einen Löschknopf.

Ein Status lässt sich nicht zurücksetzen. Klickst du in der Statusleiste auf einen früheren Schritt, kommt „Rechnungen können nicht in einen früheren Status zurückgesetzt werden". Und „Als bezahlt markieren" bei einem Entwurf schaltet in zwei Sprüngen, erst auf „Versendet", dann auf „Bezahlt". Die Rechnung gilt danach als versendet, obwohl keine E-Mail rausging.

Die Statuswerte einer Rechnung

Zwei Werte sehen in der Liste anders aus als auf der Rechnung. „Teilbezahlt" steht in der Status-Spalte der Liste als „partially_paid", „Inkasso" als „in_collection". Das ist kein Datenfehler, die Liste übersetzt diese beiden Werte nicht. „Beanstandet" heißt in der Liste „Strittig". Es ist derselbe Status mit zwei Beschriftungen.

Die Status „Offen", „Überfällig" und „Inkasso" setzt kein Knopf in diesem Modul. Sie erscheinen nur als Anzeige.

Überfällige Rechnungen mahnen

Für das Mahnwesen brauchst du mindestens die Rolle Manager. Ohne sie bekommst du auf der Seite keine Zahlen, sondern Fehlermeldungen.

1. Klick in der linken Navigation unter „Finanzen" auf „Mahnwesen".
2. Prüf im Abschnitt „Überfällig, noch nicht gemahnt", welche Rechnungen erfasst werden. Die Spalte „Vorgeschl. Stufe" sagt, welche Stufe die Rechnung bekommt.
3. Klick oben rechts auf „Auto-Eskalation (N)". In der Klammer steht die Anzahl der Rechnungen.
4. Lies die Rückfrage „Auto-Eskalation starten?". Dort steht, dass Gebühr und Frist aus den Mahnstufen-Einstellungen kommen.
5. Klick auf „Eskalieren". Zum Abbrechen klick auf „Abbrechen".
6. Willst du nur eine einzelne Rechnung mahnen, klick stattdessen in ihrer Zeile auf „Mahnung erstellen".

Geklappt hat es, wenn „Auto-Eskalation abgeschlossen" mit der Zahl der angelegten Mahnungen erscheint. Die Rechnungen wandern aus „Überfällig, noch nicht gemahnt" in die Liste „Aktive Mahnungen". Die Kacheln „Mahnstufe 1" bis „Inkasso" zählen hoch.

Beide Wege verschicken die Mahnung sofort. Es gibt keine Vorschau und kein Zwischenspeichern. Das Wort „Mahnlauf" kommt in der Oberfläche nicht vor, der Sammelknopf heißt „Auto-Eskalation (N)". Er ist unsichtbar, solange es keine überfälligen Rechnungen ohne Mahnung gibt.

Der Schalter „Automatik" oben rechts zeigt, ob der tägliche Lauf arbeitet. Nach dem Umlegen erscheint „Mahn-Automatik aktiviert" oder „Mahn-Automatik pausiert". Eine Uhrzeit für diesen Lauf nennt die Oberfläche nicht.

Mahnstufen, Fristen und Gebühren einstellen

1. Öffne „Mahnwesen".
2. Grenz die Liste „Aktive Mahnungen" über die Knöpfe „Alle", „Stufe 1", „Stufe 2", „Stufe 3" und „Inkasso" ein.
3. Lies in der Spalte „Nächste Stufe" den Termin und den Abstand, zum Beispiel „19.08.2026 · in 6 Tagen". Steht dort „—", springt die Mahnung nicht weiter.
4. Klick oben rechts auf „Einstellungen". Es öffnet sich das Fenster „Mahnstufen".
5. Prüf je Stufe die Felder „Auslösung (Tage)", „Zahlungsfrist (Tage)", „Mahngebühr (EUR)" und „Verzugszinsen (Punkte über Basiszins)".
6. Klick auf „Speichern". Willst du die ganze Seite sehen, klick unten auf „In den Einstellungen öffnen".

Geklappt hat es, wenn du je Stufe siehst, nach wie vielen Tagen gemahnt wird und was das kostet.

Die Filterknöpfe heißen „Stufe 1" bis „Stufe 3". Die Kacheln und die Spalte „Stufe" nennen dieselben Stufen „Zahlungserinnerung", „1. Mahnung" und „2. Mahnung". Diese Zuordnung musst du selbst im Kopf machen.

Die Werte im Mahnwesen

Eine Mahnung zurücknehmen oder abgeben

In der Zeile einer aktiven Mahnung liegen bis zu vier Knöpfe. „Schreiben" öffnet das verschickte Dokument. „Zurücknehmen" öffnet das Fenster „Mahnung zurücknehmen?" mit dem freien Feld „Grund (optional)", höchstens 500 Zeichen. „Paket" öffnet das Übergabepaket in einem neuen Fenster. „An Inkasso" öffnet „An Inkasso übergeben?" mit dem Feld „An wen (optional)", höchstens 200 Zeichen. Darunter steht „Wird mit dem Datum am Vorgang festgehalten."

Löschen gibt es für Mahnungen nicht, nur „Zurücknehmen". Das storniert die Mahnung und die Mahngebühr entfällt. Ein bereits verschicktes Schreiben holt das nicht zurück.

„An Inkasso" erscheint nur bei Stufe „2. Mahnung" mit dem Status „Versendet". Es wird dabei nichts verschickt und kein Inkassobüro angebunden. Festgehalten wird nur, dass du übergeben hast.

Die Listen „Aktive Mahnungen" und „Überfällig, noch nicht gemahnt" haben kein Suchfeld. Nur die Liste „Mahnung ausgesetzt" ganz unten hat eines. Diese Liste erscheint überhaupt nur, wenn es gesperrte Rechnungen gibt. Sperren setzen oder aufheben kannst du im Mahnwesen nicht, ein Klick auf die Zeile führt zur Rechnung.

„Aktive Mahnungen" lädt höchstens 50 Datensätze je Status. Die Kacheln darüber zählen dagegen alle. Bei vielen Mahnungen passen Kachelzahl und Zeilenzahl deshalb nicht zusammen.

Passt dazu

• Offene Posten prüfen
• Bankumsätze mit Rechnungen abgleichen
• Finanzen-Übersicht
• Beleg-Export für den Steuerberater