Verträge verwalten
Hier legst du Verträge mit Laufzeit an, hältst die Unterschrift fest und kündigst sie. Die Seite liegt links im Menü in der Gruppe „Service & Qualität" unter „Verträge" und heißt „Vertragsmanagement" (/contracts).
Einen Vertrag anlegen
- Klick links im Menü auf „Verträge".
- Klick oben rechts auf „Neuer Vertrag".
- Trag unter „Titel" die Vertragsbezeichnung ein. Das Feld ist Pflicht.
- Wähle unter „Vertragstyp" den passenden Wert.
- Wähle unter „Partnertyp" den passenden Wert.
- Trag unter „Vertragspartner" den Namen ein.
- Trag unter „Vertragswert" den Betrag ein und prüfe unter „Währung" den Wert
- Trag die Laufzeit unter „Laufzeit von" und „Laufzeit bis" ein.
- Trag unter „Beschreibung" bei Bedarf Notizen ein.
- Klick auf „Anlegen".
EUR.
Der Vertrag bekommt eine Nummer im Format VTR-Jahr-Nummer und steht auf „Entwurf". Er erscheint in der Liste im Reiter „Alle".
| Feld | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|
| Titel | ja | Vertragsbezeichnung |
| Vertragstyp | nein | Dienstleistung, Lieferung, Miete, Arbeitsvertrag, NDA, Sonstiges |
| Partnertyp | nein | Kunde, Lieferant, Partner, Mitarbeiter |
| Vertragspartner | nein | Freies Textfeld. Keine Verknüpfung zu Kunden oder Lieferanten |
| Vertragswert | nein | Zahlenfeld |
| Währung | nein | Textfeld, drei Zeichen, vorbelegt EUR |
| Laufzeit von | nein | Datumsfeld |
| Laufzeit bis | nein | Datumsfeld. Steuert den Reiter „Auslaufend" und den Hinweis über 30 Tage |
| Beschreibung | nein | Notizen zum Vertrag |
Der Vertragspartner ist Text. Eine Verknüpfung zu den Stammdaten aus Kontakte gibt es nicht.
Zur Kündigungsfrist: Der Dialog hat dafür kein Feld. Jeder hier angelegte Vertrag bekommt fest 30 Tage. Die Seite hat auch keinen Knopf zum Bearbeiten, du kannst den Wert später nicht ändern. Brauchst du eine andere Frist, halte sie unter „Beschreibung" fest.
Zum Anlegen, Unterzeichnen und Kündigen brauchst du mindestens die Rolle manager. Mit der Rolle user sind die Knöpfe zwar sichtbar, die Aktion schlägt aber fehl.
Die Unterschrift festhalten
- Such den Vertrag in der Liste.
- Klick in der Zeile auf „Unterzeichnen".
- Trag im Fenster „Vertrag unterzeichnen" unter „Unterzeichnet von" den Namen
- Klick auf „Unterzeichnen".
ein. Das Feld ist Pflicht.
Der Vertrag steht danach auf „Unterzeichnet" und trägt Name und Datum der Unterschrift.
Einen Vertrag kündigen
- Klick in der Zeile auf „Kündigen".
- Trag im Fenster „Vertrag kündigen" unter „Kündigungsdatum" das Datum ein.
- Trag unter „Grund" bei Bedarf die Begründung ein.
- Klick auf „Kündigen".
Vorbelegt ist der heutige Tag.
Der Vertrag steht danach auf „Gekündigt". In der Oberfläche gibt es keinen Weg zurück.
Was die Statuswerte bedeuten
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Angelegt, noch nicht unterzeichnet. Jeder neue Vertrag startet hier |
| Unterzeichnet | Über „Unterzeichnen" mit Name und Datum bestätigt |
| Aktiv | Laufend. Diesen Wert setzt die Oberfläche nicht, er kommt aus den Daten |
| Abgelaufen | Laufzeitende überschritten |
| Gekündigt | Über „Kündigen" beendet |
| Storniert | Aufgehoben. Dafür gibt es keinen Knopf in der Oberfläche |
Die Reiter über der Liste heißen „Alle", „Aktiv", „Auslaufend" und „Beendet".
Auslaufende Verträge im Blick behalten
Läuft ein Vertrag in den nächsten 30 Tagen ab, erscheint oben auf der Seite ein oranger Hinweis. Über den Knopf „Anzeigen" springst du zu den betroffenen Verträgen. Maßgeblich dafür ist das Datum in „Laufzeit bis". Bleibt das Feld leer, taucht der Vertrag weder im Hinweis noch im Reiter „Auslaufend" auf.
Exportieren und mehrere Verträge auf einmal kündigen
Der Knopf „Excel exportieren" lädt die Liste als CSV-Datei herunter. Hakst du mehrere Zeilen an, erscheint unten die Leiste mit „Auswahl exportieren" und „Auswahl kündigen".
„Auswahl kündigen" kündigt alle angehakten Verträge zum heutigen Tag und schreibt als Grund den festen Text Bulk-Terminate. Das lässt sich nicht zurücknehmen. Für Verträge mit einem anderen Kündigungsdatum oder einem echten Grund nimmst du den Weg über die Zeile.
Für diese Liste gelten dieselben Grenzen wie bei den Tickets. Es werden höchstens 100 Einträge geladen, es wird nicht geblättert, und es gibt weder Suche noch Sortierung. Löschen lässt sich ein Vertrag nicht. Nachzulesen unter Tickets und Reklamationen.
Die zweite Vertragsseite
Unter der Adresse /sales/contracts liegt eine zweite Vertragsseite. Ihr Dialog hat als einziger ein Eingabefeld „Kündigungsfrist (Tage)". Die Liste dort liest die Antwort des Servers unter einem falschen Namen aus und zeigt deshalb keine Verträge an. Arbeite mit /contracts aus dem Menü.