Mitarbeiter

Hier pflegst du das Verzeichnis der Beschäftigten mit Stammdaten, Abteilung, Eintrittsdatum und Status. Die Seite liegt in der Seitenleiste in der Gruppe „HR & Zeit" beim Eintrag „Mitarbeiter".

Mitarbeiter anlegen

Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit" auf „Mitarbeiter".
Klick oben rechts auf „Neuer Mitarbeiter". Der Dialog „Neuer Mitarbeiter" öffnet sich mit dem Untertitel „Stammdaten, Abteilung und Eintrittsdatum erfassen.".
Trag „Vorname" und „Nachname" ein. Beide tragen ein rotes Sternchen und sind Pflicht.
Trag „E-Mail" ein. Das Feld ist Pflicht und muss eine gültige Adresse enthalten. „Telefon" kannst du leer lassen.
Trag „Abteilung" und „Position" ein. Beide sind Pflicht und beide sind freier Text.
Prüfe „Eintrittsdatum" im Format TT.MM.JJJJ. Vorbelegt ist der heutige Tag.
Wähle unter „Status" den Wert „Aktiv", „Inaktiv" oder „Beurlaubt".
Wähle unter „Gehaltsart" „Monatlich" oder „Stündlich" und trag bei Bedarf „Gehalt (€)" ein. Bleibt das Feld auf 0, wird kein Gehalt gespeichert.
Klick auf „Mitarbeiter anlegen".

Es erscheint die Meldung „Mitarbeiter angelegt" mit Vor- und Nachnamen. Die Liste lädt neu, und die Karten „Aktiv", „Abwesend" und „Inaktiv" über der Tabelle zählen den neuen Eintrag mit.

„Abteilung" ist eine freie Texteingabe und keine Auswahlliste. Die Schreibweise entscheidet darüber, unter welchem Eintrag der Mitarbeiter später im Filter „Alle Abteilungen" auftaucht. Schreib die Abteilung deshalb immer gleich.

Ein neu angelegter Mitarbeiter hat kein Login. Im Reiter „Berechtigungen" seines Mitarbeiterblatts steht dann „Kein Benutzerkonto verknüpft", und es lässt sich keine Rolle vergeben. Auf diesen Seiten gibt es keine Stelle, an der du ein Benutzerkonto verknüpfst.

Die Felder im Dialog

Feld	Pflicht	Hinweis
Vorname	ja	Fehlt er, steht unter dem Feld „Vorname erforderlich".
Nachname	ja	Fehlermeldung „Nachname erforderlich".
E-Mail	ja	Bei falschem Format: „Ungültige E-Mail".
Telefon	nein	Platzhalter „+49 …".
Abteilung	ja	Freier Text, Platzhalter „z.B. Produktion".
Position	ja	Freier Text, Platzhalter „z.B. Vorarbeiter".
Eintrittsdatum	ja	TT.MM.JJJJ mit Kalendersymbol, vorbelegt heute.
Status	nein	„Aktiv", „Inaktiv", „Beurlaubt". Vorbelegt „Aktiv".
Gehaltsart	nein	„Monatlich" oder „Stündlich".
Gehalt (€)	nein	Zahlenfeld, vorbelegt 0. Bei 0 wird nichts gespeichert.

Einen Mitarbeiter in der Liste finden

Tipp in das Suchfeld „Name oder E-Mail suchen…". Die Liste filtert beim Tippen.
Schränk mit der Auswahl „Alle Abteilungen" auf eine Abteilung ein.
Schränk mit der Auswahl „Alle Status" auf „Aktiv", „Inaktiv" oder „Abwesend" ein.
Klick auf die Zeile, um das Mitarbeiterblatt zu öffnen.

Die Tabelle zeigt darauf nur noch die passenden Zeilen, und unter der Tabelle steht die Anzahl, zum Beispiel „16 Mitarbeiter".

Das Suchfeld startet bei jedem Tastendruck eine neue Abfrage. Beim Tippen springt die Liste deshalb mehrfach, bis der letzte Buchstabe verarbeitet ist. Sortieren kannst du die Liste nicht, und löschen lässt sich ein Mitarbeiter hier ebenfalls nicht. Es werden höchstens 100 Mitarbeiter geladen, und die Zeile unter der Tabelle zählt nur die geladenen, nicht die vorhandenen. Hat dein Betrieb eigene Felder angelegt, können in der Tabelle zusätzliche Spalten stehen.

Das Mitarbeiterblatt lesen

Klick in der Liste auf die Zeile des Mitarbeiters.
Lies oben den Namen, darunter „P-Nr. …", die Position und die E-Mail-Adresse.
Wechsel über die Reiter „Stammdaten", „Vertrag", „Lohn", „Urlaub", „Schulungen", „Dokumente" und „Berechtigungen" zwischen den Bereichen.
Klick auf das E-Mail-Symbol, um dein Mailprogramm mit der Adresse zu öffnen. Klick auf das Telefon-Symbol, um die Nummer zu wählen.
Klick auf „Zurück", um wieder in die Liste zu kommen.

Du erkennst am Kopf der Seite, dass der richtige Mitarbeiter offen ist. Dort stehen Name und Personalnummer.

Das Mitarbeiterblatt ist reine Ansicht. Es gibt kein „Bearbeiten", und für Vertrag, Lohn, Urlaub und Schulungen gibt es keine Stelle zum Erfassen. Die Reiter zeigen nur, was zum Mitarbeiter schon hinterlegt ist. „Urlaub eintragen" im Reiter „Urlaub" und „Dokument hochladen" im Reiter „Dokumente" sind grau und tragen den Hinweis „Kommt in Kürze". Fehlt in der Urlaubstabelle ein Status, steht dort „offen", in der Liste „Schulungen" steht in dem Fall „geplant". Unterlagen legst du bis auf Weiteres im Dokumentenmanagement ab.

Der Reiter „Lohn" und der Knopf „Berechtigungen speichern" erscheinen nur für Administrator, Super-Administrator und HR-Manager. Fehlt dir der Reiter, liegt das an deiner Rolle. Ein Hinweis darauf erscheint nicht, der Reiter ist dann einfach nicht da. Welche Rolle dein Konto hat, ist auf diesen Seiten nirgends abzulesen.

Im Reiter „Stammdaten" steht im Feld „Status" der englische Wert, also „active", „inactive" oder „on-leave". Dasselbe gilt für das Kennzeichen oben rechts. Die Liste zeigt zu denselben Werten „Aktiv", „Inaktiv" und „Abwesend".

Statuswerte