Benutzerhandbuch

Für alle, die täglich mit Nemix arbeiten: Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Lager, Bauleitung, Personal und Geschäftsführung.

Dieses Handbuch beschreibt das Programm so, wie es heute ist. Jede Knopfbeschriftung, jedes Feld und jeder Statuswert darin wurde im Programmstand nachgelesen.

Das Programm duzt dich, deshalb duzt dieses Handbuch dich auch. Beschriftungen aus dem Programm stehen in Anführungszeichen: du klickst also auf „Speichern", nicht auf Speichern.

1. Anmelden und zurechtfinden

Du meldest dich am ERP an, siehst auf dem Dashboard die Zahlen des Tages und gehst von dort in jedes andere Modul. Der Einstieg heißt in der Seitenleiste „Dashboard“ und steht ganz oben unter dem Firmennamen. Von jeder anderen Seite kommst du über den Weg „Übersicht › Dashboard“ oben links in der Kopfzeile dorthin zurück.

1.1 Anmelden und auf dem Dashboard landen

Ruf die Adresse deines Nemix-ERP im Browser auf. Ohne gültige Anmeldung landest du auf /login mit der Überschrift „Willkommen zurück“. Nach dem Anmelden öffnet sich /dashboard.

1. Ruf die Adresse deines Nemix-ERP im Browser auf. Die Maske trägt die Überschrift „Willkommen zurück“.
2. Trag deine Adresse in das Feld „E-Mail“ ein.
3. Trag dein Passwort in das Feld „Passwort“ ein. Es braucht mindestens 8 Zeichen. Mit dem Augensymbol rechts im Feld prüfst du die Eingabe.
4. Lass das Häkchen bei „Angemeldet bleiben“ stehen, wenn du an deinem eigenen Rechner arbeitest. An einem fremden Rechner klick es weg.
5. Klick auf „Anmelden“.
6. Kennst du dein Passwort nicht mehr, klick rechts über dem Passwortfeld auf „Vergessen?“. Trag auf der Seite „Passwort vergessen?“ deine Adresse ein und klick auf „Reset-Link senden“.

Ergebnis. Oben rechts erscheint kurz „Willkommen zurück!“. Danach steht die Seite „Dashboard“ mit dem Firmennamen oben links in der Seitenleiste.

Unter dem Anmeldeknopf stehen die Knöpfe „Google“ und „Microsoft“. Sie sind grau, solange der Dienst auf dem Server nicht eingerichtet ist. Darunter steht dann „Single-Sign-On nicht konfiguriert“. Weiter unten führen „Jetzt registrieren“, „Setup-Anleitung“ und „Zur Startseite“ aus der Anmeldemaske heraus.

1.2 Seitenleiste und Kopfzeile

Links steht die Seitenleiste mit dem Firmennamen und den Menügruppen. Beim allerersten Besuch sind alle Gruppen zugeklappt. Du siehst nur „Dashboard“ sowie unten „Kontakte“, „Produkte“ und „Einstellungen“.

1. Klick oben in der Seitenleiste auf „Alle“. Damit klappst du alle Gruppen auf und wieder zu.
2. Sichtbar sind die Gruppen „Vertrieb“, „Finanzen“ und „Dokumente“.
3. Den Mandanten wechselst du über den Firmennamen oben links in der Seitenleiste.
4. Steht an einem Menüpunkt eine rote Zahl, sind so viele Freigaben offen. Die Zahl verschwindet, sobald der Zähler auf 0 fällt.

Ergebnis. Die Menügruppen bleiben offen und du erreichst die Module mit einem Klick.

In der Kopfzeile stehen von links nach rechts der Weg „Übersicht › Dashboard“, das Suchfeld „ERP durchsuchen…“, das Mond- oder Sonnensymbol und der runde Knopf mit deinem Anfangsbuchstaben.

1.3 Das Dashboard einrichten

Oben steht die Überschrift „Dashboard“ und darunter das heutige Datum. Der Kasten „Heute, …“ zeigt die Zahlen des Tages. Darunter liegt dein eigener Kachelbereich, den du selbst zusammenstellst.

1. Sieh oben auf die Überschrift „Dashboard“. Darunter steht das heutige Datum.
2. Im Kasten „Heute, …“ stehen die Zahlen des Tages: „Überfällig“, „Offene Rechnungen“, „Neue Leads“, „Freigaben offen“ und „Rechnungen heute“. Klick auf eine dieser Kacheln. Du springst in die passende Liste.
3. Klick rechts über den Kacheln auf „Bearbeiten“. Jetzt kannst du eine Kachel am Kopf anfassen und verschieben. An der rechten unteren Ecke ziehst du sie größer.
4. Klick auf „Widget hinzufügen“. Im Bereich „Kachel hinzufügen“ klickst du bei der gewünschten Zeile auf „Hinzufügen“.
5. Klick auf „Fertig“.
6. Willst du nur einzelne Kacheln ausblenden, klick auf „Anpassen“. Im Fenster „Dashboard-Kacheln“ nimmst du die Häkchen weg und klickst auf „Speichern“.
7. Den Begrüßungskasten oben blendest du mit dem „ד an seiner rechten oberen Ecke aus.

Ergebnis. Deine Anordnung bleibt beim nächsten Anmelden erhalten. Während des Speicherns steht links neben den Knöpfen kurz „Speichere…“.

Über das Auswahlmenü links legst du mit „Neues Layout“ eine weitere Anordnung an und benennst sie über „Layout umbenennen“ um. Welche Kacheln nach der allerersten Anmeldung stehen, gibt der Server vor. Das ist im Einzelfall zu prüfen.

1.4 Etwas über die Suche finden

Die Volltextsuche sitzt in der Kopfzeile. Sie durchsucht mehrere Module auf einmal und gruppiert die Treffer danach.

1. Klick oben in der Kopfzeile in das Feld „ERP durchsuchen…“.
2. Tipp mindestens 2 Zeichen. Die Treffer erscheinen sofort darunter, nach Modulen gruppiert.
3. Wähl einen Treffer mit der Maus. Mit den Pfeiltasten und „Enter“ geht es auch.
4. Findet die Suche nichts, steht dort „Keine Treffer für „…“.“. Der letzte Eintrag „Frag Nemix-KI: „…““ übergibt deine Eingabe an den KI-Arbeitsbereich.
5. Ist das Fenster zu schmal für das Suchfeld, klick auf die Lupe rechts daneben. Es öffnet sich die Befehlspalette mit dem Feld „Suchen oder Befehl eingeben...“.
6. Die Befehlspalette öffnest du auch mit „Strg“ und „K“, am Mac mit „Cmd“ und „K“.

Ergebnis. Der gewählte Treffer öffnet sich direkt in seinem Modul.

Welche Datenarten die Suche findet, entscheidet der Server. Das ist im Einzelfall zu prüfen.

1.5 Farben umschalten, Profil öffnen, abmelden

Das ERP startet im dunklen Farbschema. Wenn du es hell willst, schaltest du nach der ersten Anmeldung einmal um.

1. Klick oben rechts auf das Mond- oder Sonnensymbol. Der Knopf heißt je nach Zustand „Zu dunklem Modus wechseln“ oder „Zu hellem Modus wechseln“.
2. Klick ganz rechts auf den runden Knopf mit deinem Anfangsbuchstaben. Er heißt „Profil öffnen“.
3. Oben im Menü stehen dein Name und deine Adresse. Über den Eintrag „Design · Hell“ beziehungsweise „Design · Dunkel“ schaltest du die Farben ebenfalls um.
4. „Profil“, „Einstellungen“, „KI-Einstellungen“ und „Abrechnung“ führen in die Einstellungen. „Hilfe & Support“ öffnet die Hilfeseite.
5. Zum Abmelden klick auf „Abmelden“. Während des Abmeldens steht dort „Wird abgemeldet...“.

Ergebnis. Die Farbwahl bleibt beim nächsten Anmelden erhalten. Nach dem Abmelden erscheint „Abgemeldet“ und die Anmeldemaske „Willkommen zurück“ ist wieder da.

Ganz unten im Profilmenü steht die Versionsnummer, zum Beispiel „Nemix ERP v0.1.0“. Ist das ERP als App auf dem Gerät installiert, steht dort stattdessen „Läuft als App“.

1.6 Meldungen und Anzeigen

Diese Texte erscheinen oben rechts als kurze Meldung oder direkt an der Stelle, um die es geht.

2. Kontakte

In den Kontakten verwaltest du alle Firmen, Privatpersonen und deren Ansprechpartner, mit denen dein Betrieb zu tun hat. Hier liegen die Stammdaten, aus denen später Angebote, Aufträge und Rechnungen gezogen werden. Du findest das Modul in der Seitenleiste ganz unten unter „Kontakte", oberhalb von „Produkte" und „Einstellungen".

2.1 Kontakt anlegen

Ein Kontakt ist entweder eine Organisation oder eine Person. Diese Wahl triffst du beim Anlegen. Später lässt sie sich nicht mehr ändern.

1. Klick in der Seitenleiste unten auf „Kontakte".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Kontakt".
3. Wähle oben im Dialog „Organisation" oder „Person". Beim Bearbeiten steht diese Wahl fest und lässt sich nicht mehr ändern.
4. Wähle bei „Kontakttyp" einen der Werte „Interessent", „Kunde", „Lieferant" oder „Kunde/Lieferant". Vorbelegt ist „Interessent".
5. Trag bei einer Organisation den „Organisationsname" ein. Bei einer Person trag mindestens den „Nachname" ein.
6. Füll „E-Mail" und „Telefon" aus. Setz das Häkchen „Telefonische Kontaktaufnahme erlaubt", wenn ihr anrufen dürft.
7. Trag unter „Adresse" die Felder „Straße & Hausnummer", „PLZ", „Stadt" und „Land" ein. Die Stadt wird aus der PLZ ergänzt, solange sie eindeutig ist und das Feld leer war.
8. Trag rechts bei Bedarf „Debitoren-Nr.", „Kreditoren-Nr.", „Zahlungsziel" und „Belegsprache" ein.
9. Trag bei einer Organisation die „USt-IdNr." ein und klick auf „Prüfen". Ohne bestätigte Prüfung speichert der Dialog nicht.
10. Setz für Ansprechpartner das Häkchen „Ansprechpartner gleich anlegen" und füll den „Nachname" aus. Über „Weiteren Ansprechpartner hinzufügen" legst du weitere an. Mit „Entfernen" nimmst du eine Zeile wieder heraus.
11. Klick unten rechts auf „Kontakt anlegen".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Kontakt erfolgreich angelegt" mit Kontaktnummer und Name. Der Kontakt steht in der Liste. Die Kontaktnummer vergibt das System beim Speichern.

Mit „Abbrechen" verwirfst du die Eingaben.

2.2 Die Felder im Kontakt

Pflicht sind nur wenige Felder. Alles Weitere kannst du später nachtragen.

Kontakt, Adresse und Status

Zahlung, Steuer und E-Rechnung

Ansprechpartner im Anlegen-Dialog

Mit „Organisationsname übernehmen" trägst du den Namen der Organisation in das passende Feld.

2.3 Kontakttyp und Status

Der Kontakttyp sagt, in welcher Rolle ihr mit dem Kontakt zu tun habt. Der Status sagt, ob der Kontakt noch benutzt wird.

2.4 Kontakt finden und filtern

Suche, Reiter und Spaltenfilter wirken zusammen. Was du in mehreren davon einstellst, wird gleichzeitig angewendet.

1. Tipp im Feld „Suche..." oben links den Namen, die Kontaktnummer, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer ein.
2. Lies rechts daneben mit, wie viele Zeilen übrig sind. Dort steht zum Beispiel „12 von 128 Ergebnissen".
3. Klick oben auf einen der Reiter „Alle", „Interessenten", „Kunden", „Lieferanten" oder „Kunde/Lieferant".
4. Klick auf das Trichter-Symbol im Spaltenkopf „Kontakttyp" oder „Tags" und setz die Häkchen. Mehrere Werte sind möglich. „Zurücksetzen" leert die Auswahl wieder.
5. Klick auf das Trichter-Symbol im Spaltenkopf „Status" und wähle „Aktiv", „Inaktiv" oder „Alle". Standard ist „Aktiv".
6. Klick auf den Pfeil links in einer Firmenzeile, um die Ansprechpartner darunter aufzuklappen. Die Zahl unter dem Pfeil nennt ihre Anzahl.
7. Klick auf eine Zeile, um den Kontakt zu öffnen.

Ergebnis. Die Liste zeigt nur noch die passenden Zeilen. Passt ein Ansprechpartner zur Suche, klappt seine Firma automatisch auf und es wird nur er darunter angezeigt.

Sind noch nicht alle Kontakte geladen, holst du den nächsten Block mit „Weitere 100 laden". Bricht das Laden ab, steht „Erneut versuchen" an der Stelle.

2.5 Spalten anpassen und Kontakte exportieren

Die Liste merkt sich Breiten, Reihenfolge und Sortierung. Der Export nimmt genau das, was du siehst.

1. Zieh am rechten Rand eines Spaltenkopfes, um die Spalte breiter oder schmaler zu machen.
2. Pack einen Spaltenkopf an der Beschriftung an und zieh ihn nach links oder rechts, um die Reihenfolge zu ändern.
3. Klick auf „K-Nr.", „Name" oder „Umsatz YTD", um danach zu sortieren. Ein zweiter Klick dreht die Richtung um.
4. Klick auf „Layout zurücksetzen", wenn du Breiten, Reihenfolge und Sortierung wieder auf den Standard bringen willst.
5. Setz die Häkchen links vor den Kontakten, die in die Datei sollen.
6. Klick unten in der Auswahlleiste auf „Excel-Export".

Ergebnis. Der Browser lädt die Datei „kontakte-export-JJJJ-MM-TT.csv" herunter. Darin stehen genau die Spalten, die du siehst, in der eingestellten Reihenfolge. Dazu erscheint die Meldung „N Kontakte exportiert".

Über „Importieren" oben rechts liest du Kontakte aus einer Datei ein. Nach dem Einlesen meldet das System, wie viele Kontakte übernommen und wie viele übersprungen wurden.

2.6 Die Seite eines Kontakts

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Kontakt. Oben steht sein Name, zum Beispiel „Müller Bau GmbH". Rechts oben liegen „Neuer Auftrag", „E-Mail senden" und „Neuer Ansprechpartner". Mit „Vorheriger Kontakt" und „Nächster Kontakt" springst du durch die Liste, mit „Zurück zur Kontaktübersicht" kommst du wieder heraus.

Die Angaben sind auf zehn Reiter verteilt.

• „Übersicht"
• „Ansprechpartner"
• „Adressen"
• „Finanzen"
• „Angebote"
• „Aufträge"
• „Rechnungen"
• „Aktivitäten"
• „Dateien"
• „Notizen"

So änderst du die Stammdaten eines bestehenden Kontakts.

1. Öffne den Kontakt mit einem Klick auf seine Zeile.
2. Klick in der Karte „Stammdaten" auf „Bearbeiten".
3. Ändere die Felder. „Organisation" und „Person" bleiben fest.
4. Klick auf „Speichern". Mit „Abbrechen" verwirfst du die Änderung.

Ergebnis. Die Karte „Stammdaten" zeigt die neuen Werte an.

2.7 Kontakt löschen oder auf inaktiv setzen

Löschen geht nur über die Liste. Hängen Belege am Kontakt, bleibt nur der Status „Inaktiv".

1. Setz in der Liste das Häkchen links in der Zeile des Kontakts. Bei Lead-Zeilen ist das Häkchen gesperrt.
2. Klick unten in der Auswahlleiste auf „Löschen".
3. Klick in der Rückfrage auf „Löschen". Reagierst du zehn Sekunden nicht, gilt das als „Abbrechen".
4. Kommt die Meldung, dass verbundene Belege vorhanden sind, öffne den Kontakt mit einem Klick auf die Zeile.
5. Klick in der Karte „Stammdaten" auf „Bearbeiten", stell „Status" auf „Inaktiv" und klick auf „Speichern".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „N Kontakte gelöscht" und die Zeilen verschwinden. Kontakte mit Belegen bleiben stehen. Auf „Inaktiv" gesetzte Kontakte verschwinden aus der Standardliste und aus den Auswahllisten, ihre Belege bleiben erhalten.

Mit „Auswahl aufheben" nimmst du alle Häkchen wieder zurück.

3. Angebote

Im Modul „Angebote“ schreibst du deinen Kunden ein Preisangebot und schickst es als PDF heraus. Aus einem angenommenen Angebot machst du mit einem Klick einen Auftrag. Du findest das Modul in der Seitenleiste in der Gruppe „Vertrieb“ beim Eintrag „Angebote“. Die Liste liegt unter der Adresse /quotes.

3.1 Die Angebotsliste

Die Liste ist der Einstieg in das Modul. Oben rechts steht die Hauptaktion „Neues Angebot“. Darunter siehst du die Kennzahlen „Gesamt Angebote“, „Versendet“, „Angenommen“ und „Conversion-Rate“.

Über der Tabelle liegen vier Schnellfilter: „Alle“, „Aktiv“, „Angenommen“ und „Verloren“. Daneben stehen ein Suchfeld für Nummer, Kunde und Titel, eine Auswahl „Status“, eine Sortierung nach „Gültig bis“ und eine Gruppierung. Mit „Zurücksetzen“ nimmst du alle Filter wieder heraus.

Die Tabelle zeigt je Zeile Nummer, Kunde, Titel, Status, Gesamtbetrag und das Datum „Gültig bis“. Am Zeilenende sitzt ein Zeichen mit dem Menü „Aktionen“. Darin stehen:

• „Bearbeiten“
• „Status: Versendet“
• „Status: Angenommen“
• „In Auftrag umwandeln“
• „Löschen“

Die Liste holt 100 Angebote auf einmal. Gibt es mehr, steht unter der Tabelle ein Satz wie „100 von 128 Angeboten geladen“ und ein Knopf „Weitere 28 laden“. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Angebot.

Ergebnis. Nach dem Klick auf eine Zeile siehst du oben die Angebotsnummer, zum Beispiel „AN-20260258“, daneben den Status und die Knöpfe „PDF-Vorschau“, „Senden“, „In Auftrag wandeln“ und „Bearbeiten“.

3.2 Angebot mit Positionen anlegen

So schreibst du ein Angebot von Grund auf. Die Maske liegt unter /quotes/new.

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb“ auf „Angebote“.
2. Klick oben rechts auf „Neues Angebot“.
3. Klick im Block „Empfänger“ in das Feld „Firma“. Tippe den Kundennamen und wähle den Treffer aus der Liste. Über „Neuer Kunde“ legst du einen neuen Kunden an.
4. Prüfe die Felder „Person“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“. Sie kommen aus den Stammdaten und lassen sich für dieses Angebot überschreiben.
5. Prüfe rechts oben „Gültig bis“. Unter dem Datum änderst du die Zahl der Tage.
6. Trage bei „Belegtitel“ ein, worum es geht. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
7. Passe den „Einleitungstext“ an, falls der Standardtext nicht passt.
8. Trage in der ersten Positionszeile den Artikel oder die Leistung ein. Fülle „Menge“ und „Nettopreis“ aus.
9. Klick auf „Position hinzufügen“, um eine weitere Zeile anzulegen. „Freitext einfügen“ ergänzt eine reine Textzeile ohne Menge und Preis.
10. Stelle den Schalter „Preise sind:“ auf „Netto“ oder „Brutto“.
11. Wähle unter „Zahlungsziel“ die Kondition.
12. Passe den „Schlusstext“ an.
13. Klick unten rechts auf „Angebot erstellen“.

Ergebnis. Die Meldung „Angebot erstellt“ erscheint mit Titel und Gesamtbetrag. Die Ansicht springt auf das gespeicherte Angebot, und das Fenster „Angebot versenden“ öffnet sich von selbst.

Sobald Kunde, Titel oder eine Position ausgefüllt sind, legt das System beim Verlassen der Maske einen Entwurf an. Das gilt auch für „Abbrechen“, für das Wegnavigieren und für das Schließen des Browser-Tabs. Ohne gewählten Kunden heißt der Entwurf in der Liste „Entwurf (ohne Kunde)“. Solche Entwürfe musst du in der Liste selbst löschen.

Sind Angebotsvorlagen im Mandanten hinterlegt, steht über der Maske zusätzlich der Block „Aus Vorlage“. Eine Auswahl dort überschreibt Titel, Notizen und Positionen.

3.3 Die Felder in der Angebotsmaske

Die folgende Tabelle listet die Felder der Erfassungsmaske. Pflicht bedeutet: ohne Eintrag speichert das System nicht.

Die Knöpfe „Titel als Standard übernehmen“ und „Einleitung als Standard übernehmen“ schreiben den jeweiligen Text als Vorbelegung für künftige Angebote fest.

Ein bestehendes Angebot öffnest du über „Bearbeiten“. Die Maske ist dieselbe, sie heißt dann „Angebot bearbeiten“ und die Adresse lautet /quotes/new?id=<Angebots-Id>. Die Hauptaktion unten rechts heißt dort „Speichern“.

3.4 Angebot als PDF ansehen und an den Kunden senden

Vor dem Versand siehst du den Beleg so, wie der Kunde ihn bekommt.

1. Öffne das Angebot mit einem Klick auf die Zeile in der Liste.
2. Klick oben auf „PDF-Vorschau“. Der fertige Beleg erscheint so, wie der Kunde ihn bekommt.
3. Schließe die Vorschau über das Kreuz.
4. Klick oben auf „Senden“.
5. Bleib im Reiter „Versenden“. Prüfe das Feld „An“. Es ist mit der Kunden-E-Mail vorbelegt.
6. Ergänze bei Bedarf „CC (optional)“, „Betreff“ und „Nachricht“.
7. Wähle oben bei „Sprache“ die Belegsprache, wenn der Kunde nicht Deutsch liest.
8. Klick unten auf „Per E-Mail versenden“.

Ergebnis. Die Meldung „Angebot versendet“ nennt Nummer und Empfänger. Ein Angebot im Status „Entwurf“ steht danach auf „Versendet“. Meldet das System stattdessen „Angebot NICHT wirklich versendet“, lief der Versand nur simuliert und der Kunde hat keine Mail bekommen.

Das PDF bekommst du auch ohne Versand. Im geöffneten Angebot steht unter „Weitere Aktionen“ der Punkt „PDF herunterladen“.

3.5 Angebot in einen Auftrag überführen

Hat der Kunde zugesagt, machst du aus dem Angebot einen Auftrag. Die Positionen wandern mit.

1. Öffne das Angebot aus der Liste.
2. Klick oben rechts auf „In Auftrag wandeln“.
3. Lies im Fenster „Angebot in Auftrag wandeln?“, wie viele Positionen übernommen werden.
4. Klick auf „Auftrag erstellen“.

Ergebnis. Die Meldung „Auftrag erstellt“ erscheint, und die Ansicht springt in den neuen Auftrag. Das Angebot heißt in der Liste danach „Umgewandelt“ und lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Der Dialog kündigt an, das Angebot werde auf angenommen gesetzt. Gesetzt wird der Status „Umgewandelt“. Im geöffneten Angebot heißt derselbe Status „In Auftrag“.

3.6 Angebot duplizieren

Für wiederkehrende Angebote nimmst du ein vorhandenes als Grundlage.

1. Öffne das Angebot, das du als Vorlage nehmen willst.
2. Klick oben rechts auf das Drei-Punkte-Zeichen „Weitere Aktionen“.
3. Klick auf „Duplizieren“.
4. Passe in der geöffneten Maske Kunde, Titel und Positionen an.
5. Klick unten rechts auf „Speichern“.

Ergebnis. Die Meldung „Angebot dupliziert“ erscheint. Die Kopie öffnet sich sofort als neuer Entwurf mit eigener Angebotsnummer. Das Original bleibt unverändert.

Über der geöffneten Maske steht „Angebot bearbeiten“. Das klingt nach dem Original, gemeint ist aber die neue Kopie. Prüfe zur Sicherheit die Angebotsnummer im Feld „Nr.“.

3.7 Die Statuswerte

Der Status steht in der Liste in einer eigenen Spalte und im geöffneten Angebot oben neben der Nummer. Er läuft nur vorwärts.

Setzen kannst du den Status über das Zeilenmenü der Liste mit „Status: Versendet“ und „Status: Angenommen“. Im geöffneten Angebot bietet die Statusleiste „Entwurf“, „Versendet“ und „Angenommen“. Ein Klick auf einen früheren Schritt meldet, dass Angebote nicht in einen früheren Status zurückgesetzt werden können.

4. Aufträge

Im Modul „Aufträge" hältst du eine verkaufte Leistung als Auftragsbestätigung fest. Du verfolgst ihren Stand vom Entwurf bis zur Abrechnung und erzeugst daraus Lieferscheine und Rechnungen. Du findest es in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb" unter dem Eintrag „Aufträge". Der Brotkrumen oben zeigt dann „Übersicht › Aufträge".

4.1 Die Auftragsliste

Nach dem Klick auf „Aufträge" siehst du alle Aufträge als Tabelle mit den Spalten „Nr.", „Kunde", „Titel", „Status", „Gesamt" und „Fälligkeit". Über der Tabelle liegen die Registerkarten „Alle Aufträge", „Offen", „In Bearbeitung", „Rechnungsfähig" und „Archiv" sowie das Feld „Suche...". Gesetzte Filter räumst du mit „Filter aufheben ×" wieder weg.

Die Liste holt 100 Aufträge auf einmal. Liegen mehr vor, klickst du unten auf „Weitere 100 laden". Am rechten Rand jeder Zeile steht ein Knopf mit dem nächsten Statusschritt und daneben das Symbol „Aktionen" mit den drei Punkten. Ein Klick auf die Zeile selbst öffnet die Auftragsansicht mit Belegvorschau, Details, Notizen und Dokumenten.

4.2 Auftrag anlegen

Einen neuen Auftrag erfasst du in der Maske hinter „Neuer Auftrag".

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb" auf „Aufträge".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Auftrag".
3. Klick in das Feld „Firma" und wähle den Kunden aus der Trefferliste. Steht er nicht darin, klick unten in der Liste auf „Neuer Kunde".
4. Prüfe darunter „Person", „Straße", „PLZ", „Ort" und „Land". Diese Felder kommen aus den Stammdaten. Änderst du sie, gilt die Änderung nur für diesen Auftrag.
5. Wähle rechts oben bei „Lieferung oder Leistung" den passenden Eintrag und trage das Datum ein.
6. Trage unter „Belegtitel" den Betreff ein.
7. Fülle in der ersten Positionszeile „Beschreibung", „Menge" und „Nettopreis" aus. Für weitere Zeilen klick auf „Position hinzufügen".
8. Prüfe unter den Positionen das Feld „Zahlungsziel".
9. Klick unten rechts auf „Auftrag erstellen".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Auftrag erstellt" mit Titel und Betrag. Danach öffnet sich das Versand-Fenster zum neuen Auftrag. Der Auftrag steht in der Liste mit dem Status „Entwurf".

Willst du den Auftrag doch nicht anlegen, klick auf „Abbrechen" oder auf „Zurück zu Aufträgen". Über „Titel als Standard übernehmen" und „Einleitung als Standard übernehmen" merkt sich das System deine Texte für die nächsten Aufträge.

4.3 Die Felder der Auftragsmaske

Drei Felder sind Pflicht. Ohne sie lässt sich der Auftrag nicht speichern.

4.4 Positionen pflegen

Positionen änderst du nur in der Erfassungsmaske. Du erreichst sie über „Bearbeiten" in der Auftragsansicht.

1. Öffne „Aufträge" und klick auf die Zeile des Auftrags.
2. Klick oben in der Knopfleiste auf „Bearbeiten". Es öffnet sich dieselbe Maske wie beim Anlegen, gefüllt mit dem Auftrag.
3. Ändere in den Positionszeilen „Beschreibung", „Menge" und „Nettopreis".
4. Für eine weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen". Für eine Textzeile ohne Preis klick auf „Freitext einfügen".
5. Für Nachlässe klick auf „Rabatt". Es erscheint die Spalte „Rabatt %".
6. Zum Löschen einer Zeile klick am rechten Rand auf das Papierkorb-Symbol „Position entfernen". Es kommt keine Rückfrage.
7. Klick unten rechts auf „Speichern".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Auftrag gespeichert" mit Titel und Betrag, danach das Versand-Fenster. Die Belegansicht zeigt die geänderten Zeilen und den neuen „Gesamtbetrag".

Mit „Netto" und „Brutto" schaltest du um, ob du die Preise netto oder brutto eingibst. Die Beschriftung der Spalten wechselt mit.

4.5 Status setzen

Der Status zeigt den Stand des Auftrags. Du setzt ihn in der Liste.

1. Öffne „Aufträge".
2. Klick in der Zeile des Auftrags auf den Knopf mit dem nächsten Schritt. Bei „Entwurf" heißt er „Bestätigen", bei „Bestätigt" „In Bearbeitung", bei „In Bearbeitung" „Versandt".
3. Für andere Ziele klick in der Zeile auf das Symbol „Aktionen" mit den drei Punkten und wähle „Auf Bearbeitung", „Als versandt markieren" oder „Als abgerechnet markieren".
4. Zum Abbrechen des Auftrags wähle im selben Menü „Stornieren".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Auftrag <Nummer> → <Status>", und die Spalte „Status" zeigt den neuen Wert. Bei einem nicht erlaubten Sprung erscheint „Ungültiger Statuswechsel: <alt> → <neu>" und nichts ändert sich.

4.6 Lieferschein oder Rechnung daraus erzeugen

Aus einem Auftrag entstehen die Folgebelege. Für den Lieferschein gibt es einen Weg mit Mengenauswahl, für die Rechnung zwei Wege.

1. Lieferschein: klick in der Auftragszeile auf „Aktionen" und wähle „Lieferschein erstellen".
2. Im Fenster „Teillieferung" steht je Position die offene Restmenge. Ändere die Mengen oder klick auf „Alles" beziehungsweise „Nichts".
3. Klick unten rechts auf „Lieferschein erstellen".
4. Rechnung aus der Liste: klick in der Auftragszeile auf „Aktionen" und wähle „In Rechnung wandeln". Die Rechnung entsteht sofort.
5. Rechnung aus der Auftragsansicht: öffne den Auftrag und klick oben auf „Rechnung erstellen". Es öffnet sich die Rechnungsmaske, vorausgefüllt aus dem Auftrag.
6. Zum Verschicken des Auftrags selbst klick in der Auftragsansicht auf „Senden".

Ergebnis. Es erscheint „Lieferschein <Nummer> erstellt" beziehungsweise „Rechnung <Nummer> erstellt", jeweils mit dem Verweis „Öffnen". Bei einer bereits vorhandenen Rechnung meldet das System „Rechnung bereits vorhanden".

Weitere Knöpfe in der Auftragsansicht sind „PDF-Vorschau", „PDF herunterladen", „Duplizieren" und „Weitere Aktionen". In der Liste findest du „Duplizieren" im Menü „Aktionen".

5. Lieferscheine

Mit dem Lieferschein schreibst du den Warenbegleitschein zu einer Lieferung. Du verfolgst darin, wo die Sendung gerade steht, und wandelst sie später in eine Rechnung um. Das Modul findest du in der Seitenleiste im Bereich „Vertrieb“ unter dem Eintrag „Lieferscheine“.

5.1 Die Liste „Lieferscheine“

Die Liste ist der Einstieg ins Modul. Oben stehen vier Kennzahlen: „Entwurf / Kommissioniert“, „Im Versand“, „Heute geliefert“ und „Diese Woche geliefert“. Darunter liegen die Reiter „Entwurf“, „Versendet“, „Geliefert“ und „Alle“. Beim Öffnen ist „Alle“ aktiv.

Das Suchfeld daneben ist mit „Suche: Lieferschein-Nr. oder Kunde …“ beschriftet. Die Tabelle hat die Spalten „Lieferschein-Nr.“, „Datum“, „Kunde“, „Auftrag“, „Tracking“ und „Status“. Sortieren kannst du über „Lieferschein-Nr.“, „Datum“ und „Kunde“. Am Ende der Liste steht „Weitere 100 laden“, weil immer nur 100 Zeilen auf einmal geholt werden.

Ein Klick auf die Zeile öffnet den Beleg. Rechts in der Zeile liegt das Menü „Aktionen“ mit diesen Einträgen:

• „Details / Bearbeiten“
• „Status: Kommissioniert“, „Status: Im Versand“, „Status: Geliefert“
• „Stornieren“
• „Zum Auftrag“
• „Löschen“, nur bei Belegen im Status „Entwurf“

Gibt es noch keine Belege, steht auf der Seite „Noch keine Lieferscheine“ und darunter der Knopf „Lieferschein erstellen“.

5.2 Lieferschein anlegen und speichern

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Vertrieb“ den Eintrag „Lieferscheine“.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Lieferschein“.
3. Tippe im Feld „Firma“ den Kundennamen. Wähle den Kunden aus der Trefferliste an. Nur dann ist er verknüpft. Über „Neuer Kunde“ legst du einen an, der noch nicht in den Stammdaten steht.
4. Wähle bei „Person“ den Ansprechpartner. Fehlt er, nimm „＋ Neuer Ansprechpartner …“. Prüfe darunter „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“.
5. Prüfe rechts „Ausgestellt am“. Trag bei „Sendungsnr.“ die Paketnummer ein, wenn du sie schon hast.
6. Tipp in der Positionszeile unter „Bezeichnung“ den Artikelnamen. Wähle den Treffer aus dem Artikelstamm an. Steht darunter „Kein Artikel verknüpft“, bucht diese Zeile beim Versand keinen Lagerbestand.
7. Trag „Menge“ und „Einheit“ ein. Für jede weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen“. Mit „Position entfernen“ wirfst du eine Zeile wieder raus.
8. Klick unten rechts auf „Lieferschein erstellen“.

Ergebnis. Oben erscheint kurz „Lieferschein erstellt“. Danach steht die Detailseite mit der Lieferschein-Nummer als Überschrift offen und das Schild daneben zeigt „Entwurf“.

Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis delivery_number in den Einstellungen. Vor dem Speichern zeigt die Maske eine Vorschau, sonst steht dort „wird vergeben“. Wie die Nummer in deinem Betrieb aufgebaut ist, musst du dort nachsehen.

Willst du einen bestehenden Beleg ändern, nimm in der Liste „Details / Bearbeiten“ oder auf der Detailseite „Bearbeiten“. Die Maske heißt dann „Lieferschein bearbeiten“ und der Knopf unten rechts „Speichern“.

5.3 Die Felder der Erfassungsmaske

Hat dein Mandant eigene Standardtexte für Belegtitel, Einleitungs- und Schlusstext hinterlegt, stehen in der Maske andere Vorgaben als hier genannt. Ob für Lieferscheine zusätzlich eigene Felder eingerichtet sind, ist in den Einstellungen zu prüfen. Sind welche da, erscheinen weitere Felder im Beleg und weitere Spalten in der Liste.

5.4 Die Statuswerte

Derselbe Zustand heißt an drei Stellen anders. Der Reiter der Liste heißt „Versendet“, die Spalte „Status“ zeigt „Im Versand“, das Auswahlfeld und die Statusleiste über dem Beleg sagen „Versandt“. Bei „Geliefert“ heißt der Schritt in der Statusleiste „Zugestellt“. Gemeint ist jeweils dasselbe.

5.5 Status weiterstellen bis „Geliefert“

1. Öffne den Lieferschein aus der Liste.
2. Klick auf den gefüllten Knopf oben rechts. Bei „Entwurf“ heißt er „Kommissioniert“.
3. Klick danach auf „In Versand geben“, sobald die Ware raus ist.
4. Klick zuletzt auf „Als geliefert markieren“.
5. Willst du Paketnummer oder Daten nachtragen, klick auf „Versand“. Füll „Tracking-Nr.“, „Versand am“ und „Geliefert am“ aus und klick auf „Speichern“.
6. Direkt aus der Liste geht es auch. Klick in der Zeile rechts auf „Aktionen“ und wähle „Status: Kommissioniert“, „Status: Im Versand“ oder „Status: Geliefert“.

Ergebnis. Oben erscheint „Status aktualisiert“ mit der Nummer und dem neuen Status. Das Schild neben der Nummer und die Statusleiste über dem Beleg springen weiter. Einen Rücksprung gibt es nicht, nur „Stornieren“.

5.6 Lieferschein drucken

1. Öffne den Lieferschein aus der Liste mit einem Klick auf die Zeile.
2. Klick oben in der Knopfleiste auf „Senden“.
3. Klick im Fenster „Lieferschein versenden“ auf den Reiter „Drucken“.
4. Klick unten auf den Knopf „Drucken“. Der Druckdialog deines Browsers geht auf.
5. Willst du die Datei stattdessen ablegen, klick auf „PDF herunterladen“. Der Knopf „PDF“ in der Knopfleiste der Detailseite lädt dieselbe Datei direkt herunter.

Ergebnis. Der Druckdialog des Browsers zeigt den Beleg so, wie er links im Fenster dargestellt ist. Beim Download liegt die Datei als „Lieferschein-<Nummer>.pdf“ in deinem Download-Ordner.

Im selben Fenster liegen außerdem „Per E-Mail versenden“, „Versenden“, „Vorlage anpassen“ und „Schließen“. Wie der gedruckte Beleg genau aussieht, entscheidet die Druckvorlage. Die ist hier nicht beschrieben.

5.7 Die Detailseite und ihre Knöpfe

Überschrift der Detailseite ist die Lieferschein-Nummer, daneben steht das Status-Schild. Die Knopfleiste oben führt zu allem Weiteren.

• „PDF-Vorschau“ und „PDF“ für den Beleg als Datei.
• „Senden“ öffnet das Fenster „Lieferschein versenden“, siehe 5.6.
• „Bearbeiten“ öffnet die Maske „Lieferschein bearbeiten“. Ab „Im Versand“ ist der Knopf weg.
• „Versand“ öffnet das Fenster „Versand bearbeiten“ mit „Tracking-Nr.“, „Versand am“ und „Geliefert am“. Gespeichert wird mit „Speichern“, verworfen mit „Abbrechen“.
• „In Rechnung umwandeln“ geht ab dem Status „Kommissioniert“.
• „Weitere Aktionen (⋮)“ enthält „Ware zurücknehmen“ und „Stornieren“.
• „Zurück“ führt in die Liste.

Das Fenster „Ware zurücknehmen“ erscheint ab dem Status „Im Versand“. Du wählst darin zwischen „Zurück ins Lager“ und „Ausschuss (beschädigt)“ und buchst mit „Rücknahme buchen“. Die Rücknahme verändert den Lagerbestand. Ob sie im Alltag sauber durchläuft, ist nicht geprüft. Kontrolliere beim ersten Mal den Bestand des Artikels.

5.8 Lieferschein löschen

1. Öffne die Liste „Lieferscheine“.
2. Klick in der Zeile rechts auf „Aktionen“.
3. Wähle „Löschen“. Der Eintrag steht nur bei Belegen im Status „Entwurf“ im Menü.
4. Lies das Fenster „Lieferschein löschen?“. Es nennt die Nummer.
5. Klick auf „Löschen“, wenn du sicher bist. Sonst klick auf „Abbrechen“.

Ergebnis. Die Zeile verschwindet aus der Liste und oben erscheint „Lieferschein gelöscht“ mit der Nummer. Es gibt keinen Papierkorb und keine Wiederherstellung.

6. Rechnungen

In diesem Modul schreibst du deine Ausgangsrechnungen, schickst sie als PDF oder E-Mail an den Kunden und buchst die eingehenden Zahlungen darauf. Du erreichst es über die Seitenleiste im Bereich „Vertrieb“ mit dem Eintrag „Rechnungen“. Die Adresse lautet /invoices.

6.1 Die Rechnungsliste

Die Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen. Oben rechts sitzt der Knopf „Neue Rechnung“. Darunter stehen vier Kacheln: „Rechnungen gesamt“, „Offene Forderungen“, „Überfällig“ und „Bezahlt“.

Die Tabelle hat die Spalten „Nr.“, „Kunde“, „Betrag“, „Fälligkeit“ und „Status“. Rechts in jeder Zeile steht „Öffnen“. Ein Klick auf die Zeile tut dasselbe. Konnte die Liste nicht geladen werden, erscheint „Erneut versuchen“.

Ergebnis. Du siehst die Belegnummern deiner Rechnungen mit Betrag, Fälligkeit und Status.

6.2 Rechnung schreiben und versenden

1. Klick in der Seitenleiste unter „Vertrieb“ auf „Rechnungen“.
2. Klick oben rechts auf „Neue Rechnung“.
3. Tippe im Block „Empfänger“ in das oberste Feld den Kundennamen. Wähle den Treffer aus der Vorschlagsliste an. Anschrift und Ansprechpartner füllen sich daraufhin selbst.
4. Prüfe „Rechnungsdatum“. Voreingestellt ist der heutige Tag.
5. Trag unter „Belegtitel“ den Betreff ein. Das Feld ist freiwillig.
6. Fülle die erste Positionszeile unter „Beschreibung“, „Menge“ und „Nettopreis“ aus. Für jede weitere Zeile klick auf „Position hinzufügen“.
7. Wähle unter „Zahlungsziel“ die Frist. Voreingestellt sind „14 Tage“.
8. Klick unten rechts auf „Rechnung erstellen“.
9. Es öffnet sich das Fenster „Rechnung versenden“ mit der Vorschau links. Prüfe rechts „An“, „Betreff“ und „Nachricht“.
10. Klick unten auf „Per E-Mail versenden“. Willst du nur speichern, klick stattdessen auf „Als Entwurf speichern“.

Ergebnis. Die Rechnung ist angelegt und du stehst auf ihrer Detailseite. Oben steht die Belegnummer, daneben die Status-Pille. In der Liste unter „Rechnungen“ taucht die neue Zeile auf.

Weitere Knöpfe in der Maske sind „Freitext einfügen“, „Titel als Standard übernehmen“, „Einleitung als Standard übernehmen“, „Abbrechen“ und oben links „Zurück zu Rechnungen“.

6.3 Die Felder der Erfassungsmaske

Pflichtfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Ohne sie lässt sich die Rechnung nicht speichern.

6.4 Die geöffnete Rechnung

Oben steht die Belegnummer, zum Beispiel „RE-2026-0042“, daneben die Status-Pille. Darunter läuft eine Statusleiste mit den Schritten „Entwurf“, „Versendet“, „Offen“ und „Bezahlt“.

Rechts liegt die Karte „Details“ mit den Werten „Datum“, „Fällig“, „Positionen“, „Gesamt (Brutto)“, „Bezahlt“ und „Offen (Restbetrag)“.

In der Knopfleiste oben rechts stehen „PDF-Vorschau“, „PDF“, „Senden“, „Zahlung erfassen“, „Als bezahlt markieren“, „In Serie wandeln“, „Vorlage anpassen“ und „KI-Aktionen“. Bei einem Entwurf kommt „Bearbeiten“ dazu. Welche Einträge hinter „KI-Aktionen“ liegen, hängt an der Einrichtung deines Mandanten. Das ist am Bildschirm zu prüfen.

6.5 PDF ansehen, herunterladen oder drucken

1. Öffne die Rechnung. Klick dazu in der Liste auf die Zeile oder rechts auf „Öffnen“.
2. Klick oben rechts auf „PDF-Vorschau“. Es öffnet sich „Rechnung-Vorschau“ mit dem fertigen Beleg.
3. Willst du eine andere Sprache sehen, stell sie oben im Fenster um.
4. Schließe die Vorschau über das Kreuz oben rechts.
5. Für die Datei klick in der Knopfleiste auf „PDF“. Die Datei wird ohne weiteres Fenster im Download-Ordner abgelegt.
6. Zum Drucken klick auf „Senden“ und wechsle im Fenster auf den Reiter „Drucken“. Klick dort unten auf „Drucken“.

Ergebnis. Im Download-Ordner liegt eine Datei mit dem Namen „Rechnung-“ und der Belegnummer. Beim Drucken öffnet sich der Druckdialog deines Browsers.

6.6 Zahlung erfassen

1. Öffne die Rechnung.
2. Klick oben rechts auf „Zahlung erfassen“. Der Knopf erscheint nur bei den Status „Versendet“, „Offen“, „Teilbezahlt“, „Überfällig“ und „Inkasso“.
3. Im Fenster „Zahlung erfassen“ steht unter „Betrag (EUR)“ bereits der offene Restbetrag. Für eine Teilzahlung überschreib ihn. Als Dezimaltrennzeichen gilt das Komma.
4. Prüfe „Zahldatum“. Voreingestellt ist heute.
5. Trag bei Bedarf unter „Notiz (optional)“ den Zahlungsweg ein.
6. Klick auf „Zahlung buchen“.

Ergebnis. In der Karte „Details“ rechts steigt der Wert bei „Bezahlt“ und „Offen (Restbetrag)“ sinkt. Bei voller Zahlung wechselt die Status-Pille auf „Bezahlt“. Stand noch eine Mahngebühr offen, wird sie zuerst getilgt. Der Hinweis dazu steht in der Meldung.

6.7 Eine Rechnung nachträglich ändern

1. Öffne die Rechnung.
2. Steht oben rechts der Knopf „Bearbeiten“, ist die Rechnung noch ein Entwurf. Klick darauf. Es öffnet sich dieselbe Maske wie beim Anlegen, gefüllt mit deinen Daten.
3. Ändere, was zu ändern ist, und klick unten rechts auf „Speichern“.
4. Steht statt „Bearbeiten“ der Text „Festgeschrieben — Änderungen über Storno + Korrekturrechnung“, ist die Rechnung bereits ausgegeben. Sie lässt sich hier nicht mehr ändern. Fahr mit der Maus über den Text, dann erscheint die Begründung.

Ergebnis. Beim Entwurf öffnet sich nach dem Speichern wieder das Versand-Fenster. Bei einer festgeschriebenen Rechnung passiert nichts. Der Weg über Storno und Korrekturrechnung ist in diesem Modul nicht eingebaut.

6.8 Die Statuswerte

6.9 Wiederkehrende Rechnungen

Unter /invoices/recurring liegt die Seite „Wiederkehrende Rechnungen“. Sie führt eine Liste von Vorlagen mit den Spalten „Name“, „Status“, „Intervall“, „Nächste“, „Letzte“ und „Läufe“.

1. Klick oben rechts auf „Neu“. Es öffnet sich „Neue wiederkehrende Rechnung“.
2. Wähle unter „Kunde“ den Empfänger aus der Liste.
3. Trag „Template-Name“ und „Position-Beschreibung“ ein. Beide Felder sind Pflicht.
4. Fülle „Menge“, „Stückpreis“ und „USt %“ aus. Bleibt eines davon leer, kommt die Meldung „Menge, Stückpreis und USt müssen ausgefüllt sein“.
5. Wähle unter „Intervall“ zwischen „Wöchentlich“, „Monatlich“, „Quartalsweise“ und „Jährlich“. Setz darunter „Nächste Ausführung“ und „Zahlungsziel (Tage)“.
6. Klick auf „Anlegen“. Mit „Abbrechen“ verwirfst du die Eingaben.

Ergebnis. Die Vorlage steht in der Tabelle. Mit „Fällige jetzt verarbeiten“ erzeugst du für jede fällige Vorlage die Rechnungen. Die Meldung nennt die Zahl der erstellten Rechnungen.

Über das Papierkorb-Symbol am Zeilenende löschst du eine Vorlage. Vorher fragt eine Meldung nach. Sie weist darauf hin, dass sich das Löschen nicht rückgängig machen lässt. In der Spalte „Status“ stehen die englischen Rohwerte active, paused, completed und cancelled.

7. Finanzen, offene Posten und Mahnwesen

In diesem Modul siehst du, wer dir noch Geld schuldet und wem du noch Geld schuldest. Du ordnest Bankumsätze den passenden Rechnungen zu und mahnst überfällige Kundenrechnungen. Du erreichst es über die linke Navigation in der Gruppe „Finanzen“.

7.1 Die Seiten im Modul

Die Gruppe „Finanzen“ enthält die Einträge „Übersicht“, „Offene Posten“, „Bankkonten“, „Mahnwesen“ und „Beleg-Export“. Dieses Kapitel beschreibt die drei Arbeitsseiten und das Fenster „Mahnstufen“, das du aus dem Mahnwesen heraus öffnest.

Für alle drei Arbeitsseiten brauchst du mindestens die Rolle Manager. Ohne diese Rolle bekommst du keine Zahlen, sondern Fehlermeldungen. Welche Rolle dein Benutzer hat, steht in der Benutzerverwaltung und nicht auf diesen Seiten.

7.2 Offene Posten sehen und überfällige herausfiltern

Die Seite zeigt die Forderungen gegenüber Kunden und die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zu einem Stichtag.

1. Klick in der linken Navigation unter „Finanzen“ auf „Offene Posten“.
2. Der Reiter „Forderungen (Kunden)“ ist vorausgewählt. Für Lieferantenrechnungen klick auf „Verbindlichkeiten (Lieferanten)“.
3. Trag im Feld „Stichtag“ das Datum ein, zu dem du den Stand sehen willst. Vorbelegt ist der heutige Tag.
4. Klick oben rechts auf „Nur überfällige“ oder auf die Kachel „Davon überfällig“. Beide schalten denselben Filter.
5. Lies die Zeilen in den Spalten „Beleg-Nr.“, „Kunde“ (bei Verbindlichkeiten „Lieferant“), „Fällig am“, „Brutto“, „Offen“ und „Überfällig“.

Ergebnis. Oben stehen die drei Kacheln „Gesamt offen“, „Offene Belege“ und „Davon überfällig“ mit Zahlen. Überfällige Zeilen sind rot hinterlegt und tragen in der Spalte „Überfällig“ die Anzahl Tage, zum Beispiel „14 T“. Steht in den Kacheln „—“, konnten die Daten nicht geladen werden.

Hinter der Beleg-Nr. kann das Kennzeichen „Angebot“ stehen. Das ist ein noch nicht angenommenes Angebot und keine Rechnung.

7.3 Bankumsatz einer Rechnung zuordnen

Auf der Seite „Bankkonten“ gleichst du Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab. Beim Aufruf ist der Reiter „Konten“ aktiv, die Umsätze liegen im Reiter „Transaktionen“.

1. Klick in der linken Navigation unter „Finanzen“ auf „Bankkonten“.
2. Klick oben auf den Reiter „Transaktionen“.
3. Klick in der Zeile „Status:“ auf „Nicht zugeordnet“.
4. Such die Buchung über die Spalten „Datum“, „Betrag“, „Gegenstelle“ und „Verwendungszweck“. Es werden 25 Zeilen je Seite angezeigt, geblättert wird mit „Zurück“ und „Weiter“.
5. Klick ganz rechts in der Zeile auf den Knopf mit dem Hinweis „Rechnung zuordnen“.
6. Prüf im Fenster „Rechnung zuordnen“ oben „Betrag“, „Datum“ und „Zweck“.
7. Klick unter „Passende offene Rechnungen:“ den Eintrag mit der richtigen Rechnungsnummer an.

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Transaktion erfolgreich zugeordnet“. In der Spalte „Status“ steht jetzt „Zugeordnet“. Hast du dich vertan, klick in derselben Zeile auf „Zuordnung aufheben“. Es erscheint „Zuordnung aufgehoben“.

Mit „Jetzt abrufen“ holst du neue Umsätze von der Bank. Mit „Bank verbinden“ legst du eine neue Bankverbindung an. Fehlen die finAPI-Zugangsdaten, landest du dabei im Demo-Modus. Du erkennst das an der Meldung „Live-Bankanbindung im Demo-Modus“ und am Zusatz „Demo“ bei den Kontoständen.

7.4 Mahnlauf starten

Das Wort „Mahnlauf“ steht nicht auf der Seite. Der Sammelknopf heißt „Auto-Eskalation (N)“, in der Klammer steht die Anzahl der betroffenen Rechnungen.

1. Klick in der linken Navigation unter „Finanzen“ auf „Mahnwesen“.
2. Prüf im Abschnitt „Überfällig, noch nicht gemahnt“, welche Rechnungen erfasst werden. Die Spalte „Vorgeschl. Stufe“ sagt, welche Stufe die Rechnung bekommt.
3. Klick oben rechts auf „Auto-Eskalation (N)“.
4. Lies die Rückfrage „Auto-Eskalation starten?“. Dort steht, dass Gebühr und Frist aus den Mahnstufen-Einstellungen kommen.
5. Klick auf „Eskalieren“. Zum Abbrechen klick auf „Abbrechen“.
6. Willst du nur eine einzelne Rechnung mahnen, klick stattdessen in ihrer Zeile auf „Mahnung erstellen“.

Ergebnis. Es erscheint „Auto-Eskalation abgeschlossen“ mit der Zahl der angelegten Mahnungen. Die Rechnungen wandern aus „Überfällig, noch nicht gemahnt“ in die Liste „Aktive Mahnungen“, und die Kacheln „Mahnstufe 1“ bis „Inkasso“ zählen hoch.

Beide Wege legen die Mahnung nicht nur an, sie verschicken sie sofort. Es gibt keine Vorschau und kein Zwischenspeichern. Prüf die Liste also vor dem Klick.

7.5 Mahnstufen verstehen und Fristen prüfen

Die Kacheln oben zeigen, wie viele Mahnungen in welcher Stufe stehen. Die Fristen und Gebühren dahinter liegen in den Einstellungen.

1. Öffne „Mahnwesen“.
2. Lies die vier Kacheln. „Mahnstufe 1“ steht für „Zahlungserinnerung“, „Mahnstufe 2“ für „1. Mahnung“, „Mahnstufe 3“ für „2. Mahnung“, „Inkasso“ für „An Inkasso“.
3. Grenz die Liste „Aktive Mahnungen“ über die Knöpfe „Alle“, „Stufe 1“, „Stufe 2“, „Stufe 3“ und „Inkasso“ ein.
4. Lies in der Spalte „Nächste Stufe“ den Termin und den Abstand, zum Beispiel „19.08.2026 · in 6 Tagen“. Steht dort „—“, springt die Mahnung nicht weiter.
5. Klick oben rechts auf „Einstellungen“. Es öffnet sich das Fenster „Mahnstufen“.
6. Prüf je Stufe die Felder „Auslösung (Tage)“, „Zahlungsfrist (Tage)“, „Mahngebühr (EUR)“ und „Verzugszinsen (Punkte über Basiszins)“.
7. Klick auf „Speichern“. Willst du die ganze Seite sehen, klick unten auf „In den Einstellungen öffnen“.

Ergebnis. Du siehst je Stufe, nach wie vielen Tagen gemahnt wird und was das kostet. Der Schalter „Automatik“ oben rechts im Mahnwesen zeigt, ob der tägliche Lauf arbeitet. Nach dem Umlegen erscheint „Mahn-Automatik aktiviert“ oder „Mahn-Automatik pausiert“.

Den Basiszinssatz trägst du im selben Fenster im Abschnitt „Basiszinssatz“ ein, mit den Feldern „Gültig ab“ und „Satz (%)“. Dieser Abschnitt wird mit „Eintragen“ gespeichert, nicht mit „Speichern“. Zu welcher Uhrzeit der tägliche Lauf arbeitet, nennt die Oberfläche nicht. Das ist bei euch zu prüfen.

7.6 Die Knöpfe an einer Mahnung

Am rechten Rand jeder Zeile in „Aktive Mahnungen“ stehen je nach Stufe und Status unterschiedliche Knöpfe.

7.7 Statuswerte

Bankkonten

Mahnwesen, Spalte „Stufe“

Mahnwesen, Spalte „Status“

Offene Posten

7.8 Felder in den Fenstern

Kein Feld in diesen Fenstern ist mit einem Sternchen als Pflichtfeld gekennzeichnet. „Grund“ und „An wen“ sind ausdrücklich als optional beschriftet.

8. Einkauf

Im Einkauf legst du Bestellungen bei deinen Lieferanten an, verfolgst ihren Stand und erfasst die Rechnungen, die dafür hereinkommen. Daneben planst du hier den Nachschub für Artikel unter Mindestbestand, bewertest Lieferanten, verwaltest Jahresrahmen samt Abrufen und erfasst Gutschriften. Du findest alles in der linken Navigation im Bereich „Einkauf" mit den Einträgen „Bestellungen", „Eingangsrechnungen", „Bestellvorschläge (MRP)", „Lieferantenbewertung", „Rahmenbestellungen" und „Gutschriften".

8.1 Bestellung anlegen

Die Maske „Neue Bestellung" hat einen Kopfteil und darunter die Positionszeilen. Der Mehrwertsteuersatz steht in dieser Maske fest auf 19 Prozent. In der Summenzeile siehst du „Netto", „MwSt. (19 %)" und „Gesamt".

1. Klick in der linken Navigation unter „Einkauf" auf „Bestellungen".
2. Klick oben rechts auf „Neue Bestellung".
3. Wähl unter „Lieferant" den Lieferanten aus der Liste. Steht dort niemand, klick auf „Lieferant anlegen".
4. Trag „Bestelldatum" und „Liefertermin" ein. Beide Felder darfst du leer lassen.
5. Füll in der Positionszeile „Beschreibung", „Menge", „Einheit" und „Einzelpreis" aus. „Gesamt" rechnet das Programm.
6. Klick auf „Position hinzufügen", solange du weitere Zeilen brauchst.
7. Schreib bei Bedarf etwas in das Feld unter „Notizen".
8. Klick unten rechts auf „Bestellung anlegen".

Ergebnis. Oben erscheint die Meldung „Bestellung angelegt". Das Programm springt auf die Bestellung. In der Liste steht sie mit Status „Entwurf".

8.2 Bestellung an den Lieferanten senden

Für diesen Schritt gibt es im Modul keinen fertigen Weg. Die folgenden Schritte zeigen, was du siehst und wo es endet.

1. Öffne die Bestellung über „Einkauf" und „Bestellungen", dann über „Aktionen" in der Zeile auf „Bearbeiten".
2. Stell fest, dass diese Seite nur Reiter hat. Es gibt hier weder „Senden" noch „PDF".
3. Kopier die Nummer aus der Adresszeile hinter /einkauf/bestellungen/ und ruf damit die Adresse /einkauf/<Nummer> auf. Nur diese Seite hat die Aktionsknöpfe.
4. Klick auf „PDF". Es erscheint die Meldung „Fehler" mit dem Text „PDF konnte nicht erstellt werden.", weil der Server diesen Aufruf nicht kennt.
5. Klick auf den Statusknopf „Gesendet". Es erscheint die Meldung „Fehler" mit dem Text „Status konnte nicht aktualisiert werden.", weil der Server den Wert sent nicht akzeptiert.
6. Schick die Bestellung außerhalb von Nemix an den Lieferanten. Einen Versand gibt es im Modul nicht.

Ergebnis. Nichts. Die Bestellung bleibt auf „Entwurf". Es gibt derzeit keinen Weg, sie im Programm als gesendet zu kennzeichnen oder ein Bestell-PDF zu erzeugen.

8.3 Wareneingang buchen

Den Lagerzugang buchst du im Modul „Lager & Produktion". Der Reiter „Wareneingang" auf der Bestellseite führt heute nicht zum Ziel.

1. Ruf die Bestellung unter der Adresse /einkauf/<Nummer> auf. Aus der Bestellliste kommst du auf diese Seite nicht.
2. Klick auf den Reiter „Wareneingang".
3. Klick auf „Ware annehmen". Der Dialog „Wareneingang erfassen" öffnet sich mit den offenen Restmengen.
4. Ändere die Mengen je Position. Mehr als die offene Menge nimmt das Feld nicht an.
5. Trag bei Bedarf etwas unter „Bemerkung (optional)" ein.
6. Klick auf „Wareneingang buchen".
7. Buch den tatsächlichen Lagerzugang unter „Lager & Produktion" im Bereich „Wareneingang".

Ergebnis. Nach Schritt 6 erscheint die Meldung „Fehler" mit dem Text „Wareneingang konnte nicht gebucht werden.". Der Dialog bleibt offen und die Spalte „Erhalten" ändert sich nicht. Ein echter Lagerzugang entsteht erst über „Lager & Produktion" im Bereich „Wareneingang".

8.4 Eingangsrechnung erfassen und prüfen

Die Liste der Eingangsrechnungen erreichst du über die Navigation oder über den Knopf „Eingangsrechnungen" auf der Einkaufsübersicht. Oben stehen dort außerdem „PDF hochladen" und „E-Rechnung importieren".

1. Klick in der linken Navigation unter „Einkauf" auf „Eingangsrechnungen".
2. Klick oben rechts auf „Rechnung erfassen".
3. Trag „Rechnungsnummer", „Lieferant", „Betreff", „Betrag netto (EUR)", „MwSt-Satz (%)" und „Faelligkeitsdatum" ein. Pflicht sind „Lieferant" und „Betrag netto (EUR)".
4. Klick auf „Speichern".
5. Öffne die Rechnung in der Liste über „Aktionen" und „Bearbeiten".
6. Vergleich „Netto", „MwSt." und „Brutto" mit dem Papierbeleg.
7. Klick auf „Als geprüft markieren".
8. Sobald die Zahlung raus ist, klick auf „Als bezahlt markieren".

Ergebnis. Nach Schritt 4 erscheint „Eingangsrechnung erfolgreich angelegt" und die Liste zeigt die Rechnung mit Status „Offen". Nach Schritt 7 steht dort „Geprüft", nach Schritt 8 „Bezahlt". Bei „Bezahlt" verschwinden alle drei Knöpfe.

Die Knöpfe setzen nur den Status. Eine Zahlung löst das Programm dabei nicht aus.

8.5 Bestellvorschlag prüfen und in eine Bestellung übernehmen

Die Seite „Bestellvorschläge" schlägt Nachschub für Artikel unter Mindestbestand vor. Berücksichtigt werden nur Artikel, bei denen ein Mindestbestand größer 0 gepflegt ist. In der Spalte „Lieferant" erwartet die Seite die technische ID des Lieferanten, keinen Namen.

1. Öffne in der Navigation „Einkauf" den Eintrag „Bestellvorschläge (MRP)".
2. Klick oben rechts auf „MRP-Lauf jetzt". Der Knopf heißt währenddessen „MRP-Lauf läuft…". Danach erscheint die Meldung „MRP-Lauf abgeschlossen" mit der Anzahl neuer Vorschläge.
3. Lies die vier Kennzahlen oben: „Offene Vorschläge", „Dringend", „Hoch" und „Gesamt-Menge".
4. Prüfe je Zeile die Spalten „Artikel", „Bestand", „Reorder-Point" und „Menge". Die Spalte „Urgency" zeigt „Normal", „Hoch" oder „Dringend".
5. Trag in der Spalte „Lieferant" die Lieferanten-ID ein. Das Feld erwartet die technische ID. Du findest sie in der Adresszeile, wenn du unter „Einkauf" und „Lieferanten" einen Lieferanten mit „Öffnen" aufrufst.
6. Klick in der Spalte „Aktionen" auf den Knopf mit dem Haken. Es erscheint „Bestellung erstellt".
7. Willst du den Vorschlag nicht, klick auf den Knopf mit dem X. Es öffnet sich „Begründung für Ablehnung". Der Text ist Pflicht. Bestätige mit „Ablehnen".
8. Für mehrere Vorschläge auf einmal kreuzt du links die Kästchen an. Unten erscheint eine Leiste mit „<Anzahl> ausgewählt". Klick auf „Lieferant-ID setzen…", trag im Dialog „Lieferant-ID für Sammelfreigabe" die ID ein und bestätige mit „Setzen". Klick dann auf „Genehmigen mit <ID-Anfang>…".

Ergebnis. Aus dem Vorschlag entsteht eine Bestellung im Status „Entwurf". Sie steht unter „Einkauf" in der Liste der Bestellungen. Die Positionen tragen die vorgeschlagene Menge, Einheit „Stk" und Einzelpreis 0. Preis, Termin und Text musst du dort nachtragen. Bei einer Sammelfreigabe entsteht eine einzige Bestellung für alle ausgewählten Zeilen.

Genehmigst du mehrere Vorschläge desselben Lieferanten innerhalb einer Stunde einzeln, hängt das Programm die Positionen an dieselbe Entwurfs-Bestellung an. Ein zweiter Beleg entsteht dabei nicht.

8.6 Lieferant bewerten

Die Bewertung läuft über feste Kriterien mit einer Skala von 1 bis 5. Beim ersten Aufruf legt das Programm fünf Kriterien an: „Qualität" (Gewichtung 30 Prozent), „Liefertreue" (30), „Preis" (20), „Service" (10) und „Nachhaltigkeit" (10).

1. Öffne in der Navigation „Einkauf" den Eintrag „Lieferantenbewertung".
2. Sieh im Reiter „Kriterien" nach, welche Kriterien aktiv sind.
3. Klick oben rechts auf „Neue Bewertung".
4. Trag links unter „Stammdaten" im Feld „Lieferant-ID (UUID)" die technische ID des Lieferanten ein. Du findest sie in der Adresszeile, wenn du unter „Einkauf" und „Lieferanten" den Lieferanten öffnest.
5. Prüfe „Periode Jahr". Vorbelegt ist das laufende Jahr. Wähle bei „Quartal (optional)" entweder „Kein Quartal" oder Q1 bis Q4.
6. Zieh rechts je Kriterium den Schieberegler auf den Wert. Rechts oben an jeder Karte steht der gewählte Wert, darunter die Grenzen der Skala. In das Feld darunter kannst du einen Kommentar zum Kriterium schreiben.
7. Beobachte links die Karte „Live-Score". Sie zeigt den gewichteten Wert und darunter „Klasse A", „Klasse B" oder „Klasse C". Die Grenzen stehen darunter: ab 4,0 ist A, ab 3,0 ist B, darunter C.
8. Schreib bei Bedarf einen „Gesamtkommentar".
9. Klick auf „Als Entwurf speichern", wenn du später weiterarbeiten willst. Klick auf „Speichern & Finalisieren", wenn die Bewertung stehen soll.

Ergebnis. Die Bewertung steht im Reiter „Bewertungen" mit Periode, Score, Klasse, Status und Datum. Der Status ist „Entwurf" oder „Finalisiert".

Ein Entwurf lässt sich in dieser Oberfläche nicht mehr öffnen und nicht mehr nachträglich finalisieren. Speicher deshalb nur dann als Entwurf, wenn dir das recht ist.

8.7 Abruf auf eine Rahmenbestellung buchen

Eine Rahmenbestellung hält Menge und Wert für einen Zeitraum fest. Einzelne Lieferungen buchst du als Abruf dagegen. Neue Rahmen legst du über „Neue Rahmenbestellung" an.

1. Öffne in der Navigation „Einkauf" den Eintrag „Rahmenbestellungen".
2. Wähle oben den Reiter „Aktiv", „Auslaufend", „Abgelaufen" oder „Alle".
3. Klick auf die Zeile des Rahmens. Alternativ öffne rechts das Menü „Aktionen" und wähle „Abruf buchen".
4. Auf der Detailseite klick auf „Abruf buchen".
5. Trag im Dialog „Menge" ein. Unter dem Feld steht „Offen: <Restmenge>".
6. Trag „Wert (EUR)" ein.
7. Bestätige mit „Abruf buchen".

Ergebnis. Der Abruf steht unter „Abruf-Historie" mit Menge, Wert und Datum. Die Kennzahlen „Abgerufen" und „Restmenge" oben werden neu berechnet, ebenso der Fortschrittsbalken in der Liste.

Ein Abruf gilt immer für den ganzen Rahmen, nicht für eine einzelne Position. Korrigieren oder löschen lässt er sich nicht.

8.8 Gutschrift erfassen

Die Seite „Neue Gutschrift" unter „Einkauf" ist ein Gerüst. Das Formular schickt andere Felder, als die Schnittstelle verlangt, unter anderem fehlt ein Feld für das Ausstellungsdatum. Die folgenden Schritte zeigen, was passiert.

1. Öffne in der Navigation „Einkauf" den Eintrag „Gutschriften". Die Seite heißt „Gutschriften (Eingang)".
2. Beachte, dass beim Öffnen der Reiter „Ausgestellt" vorgewählt ist. Entwürfe stehen im Reiter „Entwurf".
3. Klick oben rechts auf „Neue Gutschrift".
4. Trag „Referenz-Rechnung" ein, also die Nummer der ursprünglichen Rechnung.
5. Trag „Lieferant" ein. Das Feld nimmt Freitext an.
6. Trag „Betrag (EUR)" ein.
7. Trag „Grund" ein. Alle vier Felder sind mit einem Sternchen als Pflicht gekennzeichnet.
8. Klick auf „Speichern".

Ergebnis. Das Speichern schlägt fehl. Die Seite meldet „Fehler: Speichern fehlgeschlagen", und es entsteht keine Gutschrift. Eine funktionierende Erfassung gibt es derzeit nur unter „Finanzen" im Bereich „Gutschriften".

8.9 Statuswerte im Überblick

Bestellungen

Eingangsrechnungen

Rechnungsabgleich

Bestellvorschläge

Lieferantenbewertung

Rahmenbestellungen und Gutschriften

9. Dokumente

Im Modul „Dokumente" sammelst du jeden eingehenden und ausgehenden Beleg. Du prüfst die von der KI erkannten Daten, legst den Beleg in einen Ordner, gibst ihn ins Archiv frei und packst am Monatsende ein ZIP für den Steuerberater. Du findest das Modul in der linken Navigation in der Gruppe „Dokumente" mit den Punkten „Eingang", „Prüfung", „Archiv" und „Export".

9.1 Die Bereiche und der Weg eines Belegs

Über jeder Seite des Moduls steht die Reiterleiste „Eingang · Prüfung · Archiv · Gesamtübersicht". „Gesamtübersicht" steht nur dort und nicht in der linken Navigation. Rufst du das Modul ohne Unterpunkt auf, landest du auf „Eingang".

Ein Beleg beginnt im Eingang. Nach der Texterkennung ordnest du ihn zu und gibst ihn frei. Danach steht er im Archiv und ist dauerhaft gesperrt.

Den Knopf „Hochladen" gibt es in allen drei Bereichen. Der Beleg landet immer im Eingang, auch wenn du im Archiv hochlädst.

9.2 Beleg hochladen

1. Klick in der linken Navigation unter „Dokumente" auf „Eingang".
2. Klick oben rechts auf „Hochladen". Es öffnet das Fenster „Dokument hochladen".
3. Zieh die Dateien in das Feld „Dateien hierher ziehen oder klicken" oder klick hinein und wähle sie aus. Erlaubt sind PDF, Bilder, DOCX und XLSX bis 25 MB, höchstens 10 Dateien auf einmal.
4. Lass „Dokumenttyp" auf „Auto (KI erkennt)" stehen. Nur wenn du die Belegart sicher kennst, wähle sie hier. Deine Auswahl schlägt die Erkennung.
5. Trag bei „Tags (kommagetrennt)" nichts ein oder Stichwörter wie „2025, Müller GmbH".
6. Klick unten rechts auf „Hochladen".

Ergebnis. Es kommt die Meldung „Hochgeladen" mit dem Zusatz „OCR + Klassifizierung läuft im Hintergrund". Der Beleg steht im „Eingang" und trägt die blaue Marke „Wird gescannt". Die Liste holt sich alle 8 Sekunden von selbst den neuen Stand.

9.3 Beleg im Eingang prüfen und zuordnen

1. Klick im „Eingang" auf die Kachel des Belegs. Die Belegseite öffnet sich, links die Vorschau, rechts die Reiter „Daten", „Volltext", „Notizen", „Herkunft", „Verlauf".
2. Prüfe im Kasten „Klassifikation" das Feld „Belegart". Rechts daneben steht die KI-Einschätzung in Prozent. Weicht die Vermutung der KI ab, steht darunter „KI tippt auf …".
3. Stell den Kippschalter neben „Belegart" auf „Eingang" oder „Ausgang". Damit wechselt die Feldmaske.
4. Meldet die Seite oben „Neue Belegart erkannt: …", entscheide zwischen „Als neue Belegart anlegen", „Zu „…" zuordnen (N %)" und „Ignorieren".
5. Geh im Kasten „Extrahierte Daten" die Felder durch, bei einer Eingangsrechnung also „Rechnungsnummer", „Rechnungsdatum", „Lieferant / Aussteller", „Netto", „USt-Satz (%)", „Brutto" und die übrigen. Pflichtfelder sind farbig gerahmt und tragen darunter den Hinweis „Pflichtfeld", solange sie leer sind.
6. Ordne den Geschäftspartner zu. Unter dem Feld „Lieferant / Aussteller" stehen die Treffer hinter „Im System:". Klick auf den Namen. Findest du nichts, nimm „Kontakt zuordnen", „Neuer Kontakt" oder „Einmalkontakt".
7. Stell den Schalter „Für Steuerberater freigeben" passend ein.
8. Klick oben rechts auf „Freigeben" und bestätige im Fenster „Beleg freigeben?" mit „Freigeben → Archiv".

Ergebnis. Beim Tippen erscheint über den Feldern kurz „Speichert…" und danach „Gespeichert". Nach dem Freigeben kommt „Freigegeben — liegt jetzt im Archiv". Der Beleg steht ab jetzt unter „Archiv" und trägt dort das Banner „Archiviert — schreibgeschützt.".

Einen Speichern-Knopf gibt es auf der Belegseite nicht. Steht über den Feldern „Nicht gespeichert", ist der letzte Versuch gescheitert.

Das Freigeben ist endgültig. Der Knopf bleibt auch dann aktiv, wenn Pflichtfelder fehlen. Das Fenster warnt in dem Fall nur mit „Achtung: N Pflichtfelder unbefüllt". Zurück in die Prüfung kommt der Beleg danach nicht mehr.

Weitere Knöpfe auf der Belegseite sind „Verschieben", „OCR neu", „Papierkorb", „Zurück" und „Felder verwalten".

9.4 Beleg per Ziehen ablegen und daraus eine Ablageregel machen

1. Öffne „Eingang" oder „Prüfung". Rechts steht die Ordnerspalte mit den Bereichen „EINGANG" und „PRÜFUNG" und den Ordnern darunter.
2. Fehlt der passende Ordner: fahr mit der Maus auf die Bereichszeile, klick auf das Pluszeichen („Ordner anlegen"), trag im Fenster „Neuer Ordner" den „Ordnernamen" ein und klick auf „Anlegen". Das Pluszeichen an einer Ordnerzeile heißt „Unterordner".
3. Drück die linke Maustaste auf der Kachel des Belegs und halte sie gedrückt. Ein Beleg mit der Marke „Wird gescannt" lässt sich nicht ziehen.
4. Zieh die Kachel auf die Ordnerzeile. Die Zeile färbt sich ein, sobald sie den Beleg annimmt. Lass dort die Maustaste los.
5. Es kommt die Meldung „Beleg verschoben". Danach kann unten in der Mitte der Hinweis „Belege von <Anbieter> künftig immer nach „<Ordner>" routen? Regel anlegen." erscheinen. Klick auf „Ja", wenn das ab jetzt automatisch laufen soll. „Nein" schaltet den Vorschlag für diese Kombination dauerhaft ab, das Kreuz oben rechts („Später") schiebt ihn nur weg.
6. Für mehrere Belege auf einmal: klick oben rechts auf „Auswählen", tipp die Kacheln an und zieh eine davon auf den Ordner. Es öffnet „N Belege verschieben". Setz dort das Häkchen bei „Künftig … automatisch hierher (N Belege)" und klick auf „Verschieben".
7. Eine Regel von Hand schreibst du unter Einstellungen, Kachel „DMS Einstellungen", Reiter „Routing-Regeln", Knopf „Neue Regel". Pflicht ist dort nur „Name". Darunter stehen die Bedingungen „Dokument-Typ", „Betrag ≥", „Betrag ≤", „Anbieter enthält" und die Folgen „Status setzen", „Zielordner (optional)", „Zuweisen an User-UUID (optional)". Zum Schluss „Speichern".

Ergebnis. Die Kachel verschwindet aus der bisherigen Ansicht und die Zielzeile blitzt kurz auf. Unter dem Dateinamen steht ab jetzt der Ordnerpfad. Bei „Ja" meldet das Programm „Regel angelegt: Belege von „…" nach „…".". Der blaue Hinweis „Muss zugeordnet werden" ist weg.

Ein „Rückgängig" gibt es nach dem Verschieben nicht. Zurück holst du den Beleg nur über ein erneutes Verschieben.

Ab wann ein Regelvorschlag kommt und wann die Regel beim nächsten Beleg wirklich greift, entscheidet der Server. Das ist noch zu prüfen.

9.5 Steuerberater-Export erzeugen

1. Klick in der linken Navigation unter „Dokumente" auf „Export".
2. Wähle oben „Vordefinierter Zeitraum" und klick auf das Feld mit dem Kalendersymbol. Im Fenster wählst du das Jahr über die Pfeile und dann „Ganzes Jahr", „Q1" bis „Q4" oder einen Monat. Für krumme Zeiträume nimm „Individueller Zeitraum" mit „Von (Eingangsdatum)" und „bis einschließlich".
3. Der Zeitraum zählt nach dem Rechnungsdatum des Belegs. Steht rechts oben der Schalter „Bereits übertragene anzeigen" aus, siehst du nur noch nicht übertragene Belege.
4. Wähle unter „Was exportieren" eine der drei Flächen: „Nur vorgemerkte Belege", „Alle Belege im Archiv (Zeitraum)" oder „Ordner / Belege wählen". Bei der dritten hakst du die Archiv-Ordner an, Unterordner kommen mit.
5. Setz unter „Belegrichtung" die Haken bei „Einnahmen (Ausgangsbelege)" und „Ausgaben (Eingangsbelege)".
6. Wähle unter „Format" zwischen „Nur Originalformat", „Beides (Original + PDF)" und „Nur PDF". Der Text unter den Flächen erklärt die Folgen für E-Rechnungen.
7. Prüfe die Liste. Die Spalten heißen „Beleg", „Belegart", „Rechnungsdatum", „Status" und „Aktion". Alle noch nicht übertragenen Belege sind vorausgewählt. Nimm einzelne Haken weg oder klick in der Zeile auf „Ausschließen", wenn ein Beleg nie mitgehen soll.
8. Klick oben rechts auf „DATEV-ZIP exportieren (N)".

Ergebnis. Der Browser lädt eine ZIP-Datei herunter und es kommt die Meldung „N Beleg(e) exportiert". In der Spalte „Status" steht bei diesen Belegen statt „offen" das Übertragungsdatum. Unter „Export-Historie" erscheint eine neue Zeile mit „Datei", „Belege", „Größe", „Zeitraum", „Von" und „Erstellt".

„Ausschließen" wirkt dauerhaft für diesen Beleg. Auf der Export-Seite gibt es keinen Knopf zum Rückgängigmachen. Du musst den Beleg öffnen und dort den Schalter „Für Steuerberater freigeben" wieder einschalten.

9.6 Belege in der Gesamtübersicht suchen

Die Gesamtübersicht zeigt alle Belege über alle Bereiche hinweg. Sie dient dem Nachsehen und dem Suchen, geändert wird dort nichts.

1. Klick in der Reiterleiste des Moduls auf „Gesamtübersicht".
2. Trag im Suchfeld „Suche: Name, OCR-Text, Lieferant, Rechnungsnummer…" deinen Begriff ein.
3. Grenz bei Bedarf weiter ein. Die erste Auswahlliste steht auf „Alle Bereiche" und kennt „Eingang", „Wird gescannt", „Prüfung", „Archiv" und „Fehler". Die zweite steht auf „Ein-/Ausgang" und kennt „Eingang (Ausgabe)" und „Ausgang (Einnahme)". Der Haken „nur unvollständige" zeigt nur Belege mit fehlenden Pflichtfeldern.
4. Wähle einen Zeitraum über „Vordefinierter Zeitraum" oder „Individueller Zeitraum".
5. Klick auf „Filtern".
6. Klick auf eine Zeile, um darunter den Verlauf des Belegs aufzuklappen. Rechts in der Zeile führt „Öffnen" auf die Belegseite.
7. Reicht die Liste nicht, klick unten auf „Mehr laden".

Ergebnis. Die Tabelle zeigt die Spalten „Eingang", „Beleg", „Belegart", „Richtung", „Geschäftspartner", „Betrag", „Rechnungsdatum", „Ablageort", „Status" und „Aufbewahrung". Unter der Tabelle steht „N Beleg(e) geladen".

9.7 Felder und Pflichtangaben

Fenster „Dokument hochladen"

Fenster „Neuer Ordner"

Fenster „N Belege verschieben"

Belegseite, Reiter „Daten"

Welche der übrigen Felder Pflichtfelder sind, legt der Belegarten-Editor je Mandant fest. Im laufenden System erkennst du sie am farbigen Rahmen und am Hinweis „Pflichtfeld" unter dem leeren Feld.

Fenster „Neue Routing-Regel"

9.8 Marken und Statuswerte

10. Artikel und Lager

In diesem Modul pflegst du die Stammdaten aller Produkte mit Einkaufspreis, Verkaufspreis, Steuersatz und Einheit. Daneben erfasst du eingehende Lieferungen, siehst Warenbewegungen, legst Inventurdurchgänge an und verfolgst Chargen und Seriennummern zurück. Der Einstieg liegt an zwei Stellen der Seitenleiste: ganz unten unter „Kontakte" der Punkt „Produkte", und weiter oben die Gruppe „Lager & Produktion".

10.1 Die Seiten des Moduls

Die Namen in der Seitenleiste und die Überschriften der Seiten stimmen nicht überall überein. Diese Tabelle zeigt, welcher Menüpunkt auf welche Seite führt.

Ob der Punkt „Produkte" bei dir in der Seitenleiste steht, hängt an der Berechtigung für das Modul und an deiner Einstellung der Seitenleiste. Das ist bei dir zu prüfen.

Die Bestandsführung ist in diesem Stand abgeschaltet. Deshalb siehst du in der Produktliste keine Bestandszahlen, und im Dialog „Neues Produkt" fehlen die Felder dafür. Was das im Einzelnen bedeutet, steht in Abschnitt 10.14.

Die Seite „Bestand Übersicht" steht in keinem Menü. Rufst du sie über die Adresszeile auf, zeigt sie eine Bestandstabelle mit den Werten „OK", „Warnung" und „Kritisch". „Kritisch" heißt: der Bestand liegt unter dem Mindestbestand. „Warnung" heißt: der Bestand liegt unter dem Anderthalbfachen des Mindestbestands.

10.2 Ein Produkt anlegen

Der Dialog „Neues Produkt" hat diese Felder. Pflichtfelder tragen in der Oberfläche ein Sternchen.

1. Klick in der Seitenleiste ganz unten auf „Produkte".
2. Klick oben rechts auf „Neues Produkt".
3. Sieh im Feld „Produktnummer" nach. Dort steht schon ein Vorschlag. Überschreib ihn, wenn du eigene Nummern vergibst.
4. Wähl unter „Kategorie" einen Eintrag aus. Brauchst du eine neue, wähl „+ Neue Kategorie", tipp den Namen und klick auf den Plus-Knopf daneben.
5. Trag unter „Bezeichnung" den Produktnamen ein.
6. Trag unter „VK (€)" den Verkaufspreis ein. „EK (€)" ist der Einkaufspreis und darf auf 0 stehen bleiben.
7. Prüf „MwSt (%)" und „Einheit".
8. Klick unten rechts auf „Produkt anlegen".

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Produkt angelegt" mit Nummer und Bezeichnung. Der Dialog schließt sich. Das Produkt steht in der Liste.

10.3 Ein Produkt suchen und ändern

Die Liste kennt ein Suchfeld und einen Filter nach Kategorie. Ändern kannst du ein Produkt über den Dialog aus der Zeile oder über die Detailseite.

1. Öffne „Produkte".
2. Tipp im Feld „Suche..." die Produktnummer, die Bezeichnung oder die Kategorie. Rechts daneben steht dann „N von M Ergebnissen".
3. Willst du nur eine Kategorie sehen, klick rechts über der Tabelle auf „Alle Kategorien" und wähl die gewünschte aus.
4. Klick am rechten Ende der Zeile auf „···" und dann auf „Bearbeiten". Der Dialog „Produkt bearbeiten" öffnet sich.
5. Ändere die Werte und klick auf „Aenderungen speichern". Dieser Knopf ist ohne Umlaut beschriftet.
6. Willst du stattdessen die Detailseite: Klick auf die Zeile selbst, dann im Reiter „Stammdaten" oben rechts auf „Bearbeiten" und nach der Änderung auf „Speichern".

Ergebnis. Der Dialog schließt sich und die Liste lädt neu. Der geänderte Wert steht in der Zeile.

Löschen geht über dasselbe Menü „···". Die Rückfrage nennt vorher, in wie vielen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen das Produkt steckt, und sagt: „Rückgängig machen lässt sich das nicht."

10.4 Einen Wareneingang erfassen und einlagern

Ein Wareneingang ist ein Beleg über eine Lieferung. Er hält den Lieferanten, die Bestellnummer und die Anzahl der Positionen fest. Den Fortschritt steuerst du über den Status.

1. Klick in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion" auf „Wareneingang".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Wareneingang".
3. Trag unter „Lieferant" den Namen ein. Ohne diese Angabe meldet das System „Lieferant ist erforderlich".
4. Trag unter „Bestellnummer" die Nummer deiner Bestellung ein, falls es eine gibt.
5. Trag unter „Anzahl Positionen" ein, wie viele Positionen die Lieferung hat.
6. Schreib unter „Notizen", was dir aufgefallen ist.
7. Klick auf „Anlegen".
8. Nach der Kontrolle der Ware: Klick am rechten Zeilenende auf „···" und dann auf „Als geprüft markieren".
9. Nach dem Einräumen: Klick erneut auf „···" und dann auf „Einlagern". Stimmt etwas nicht, wähl stattdessen „Reklamieren".

Ergebnis. Es erscheint „Wareneingang <Belegnummer> angelegt", und die Zeile steht ganz oben in der Liste. Nach jedem Menüklick meldet das System „Status geändert: …" und der Punkt in der Spalte „Status" wechselt die Farbe.

Die Klicks im Menü „···" wirken sofort, ohne Rückfrage. Du kannst den Status danach wieder ändern.

10.5 Eine Inventur anlegen und abschließen

Eine Inventur ist hier ein Durchgang mit Bezeichnung, Stichtag und Lager. Der Durchgang durchläuft vier Status.

1. Klick in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion" auf „Inventur".
2. Klick oben rechts auf „Neue Inventur".
3. Trag unter „Bezeichnung" einen Namen ein, zum Beispiel „Jahresinventur 2026". Ohne diese Angabe meldet das System „Bezeichnung ist erforderlich".
4. Wähl unter „Stichtag" das Datum. Lässt du das Feld leer, nimmt das System den heutigen Tag.
5. Trag unter „Lager" ein, welches Lager gezählt wird. Das ist ein freies Textfeld ohne Auswahlliste.
6. Klick auf „Anlegen".
7. Zum Ansehen: Klick am rechten Zeilenende auf „···" und dann auf „Öffnen". Du siehst die Zählliste mit den Spalten „Soll", „Ist", „Abweichung", „Einzelwert" und „Differenzwert".
8. Ist die Zählung erledigt: Klick auf „···" und dann auf „Abschließen". Willst du den Durchgang verwerfen, wähl „Stornieren" und bestätige mit „Stornieren".

Ergebnis. Es erscheint „Inventur angelegt", und die Zeile steht oben in der Liste. Nach dem Abschließen meldet das System „Inventur abgeschlossen" und der Status wechselt auf „Abgeschlossen".

Die Zählliste ist reine Anzeige. Ihr Untertitel sagt das ausdrücklich: „Zählliste — schreibgeschützte Ansicht". Mehr dazu in Abschnitt 10.14.

10.6 Warenbewegungen ansehen

Die Seite zeigt den Verlauf der Warenbewegungen aus dem Bereich Inventar. Buchen kannst du hier nichts.

1. Öffne links unter „Lager & Produktion" den Eintrag „Bewegungen".
2. Steht dort „Keine Bewegungen gefunden.", tipp einen Buchstaben in das Suchfeld „Produkt-Nr. oder Bezeichnung …" und lösch ihn wieder. Erst dann zeigt die Seite die geladenen Zeilen an. Das ist ein Fehler in der Seite, kein Bedienschritt.
3. Schränk mit dem Auswahlfeld rechts auf „Eingang", „Ausgang" oder „Umbuchung" ein. Voreingestellt ist „Alle Typen".
4. Die Zeilen sind nach Tag gruppiert. Pro Tag steht eine Tabelle mit den Spalten „Zeit", „Typ", „Produkt", „Menge", „Von", „Nach", „Benutzer" und „Referenz".
5. Bei mehr als 25 Treffern blätterst du unten mit den beiden Pfeilknöpfen.

Ergebnis. Du siehst den Verlauf der Warenbewegungen aus dem Bereich Inventar. Buchungen aus „Bestandsbuchung" sind hier nicht enthalten.

10.7 Eine neue Charge anlegen

Chargen und Seriennummern liegen auf der Seite „Chargen & Seriennummern". Der Dialog „Neue Charge" hat diese Felder.

1. Öffne „Chargen & Serien".
2. Klick oben rechts auf „Neue Charge".
3. Trag unter „Produktbezeichnung" den Artikel ein, zum Beispiel „Beton C30/37".
4. Trag unter „Chargennummer" die Nummer ein, zum Beispiel „CH-2026-0350".
5. Trag bei Bedarf „Anfangsmenge" und „Einheit" ein. Voreingestellt sind 0 und „Stk".
6. Trag bei Bedarf „Herstelldatum" und „MHD / Verfallsdatum" ein.
7. Trag bei Bedarf die „Lieferanten-Chargennummer" ein.
8. Klick auf „Anlegen".

Ergebnis. Die Meldung „Charge angelegt" erscheint, die Liste lädt neu. Die Charge steht auf „Aktiv". In der Spalte „Produkt" steht danach die Chargennummer, nicht die eingetippte Produktbezeichnung.

Über der Liste stehen die Filter „Alle", „Aktiv", „Quarantäne", „Rückgerufen", „Verbraucht", „Abgelaufen" und „MHD-Warnung". Den Status einer Charge änderst du über das Menü „···" am rechten Zeilenende.

„Rückruf einleiten" fragt nicht nach. Ein Klick setzt die Charge sofort auf „Rückgerufen".

10.8 Eine Charge zurückverfolgen

Zu einer Chargennummer siehst du, woher die Ware kam und wohin sie ging.

1. Öffne links unter „Lager & Produktion" den Eintrag „Chargen & Serien".
2. Tippe die Chargennummer, die Produktbezeichnung oder die Lieferanten-Charge in das Suchfeld über der Tabelle. Es trägt den Platzhaltertext „Chargennummer, Produkt suchen...".
3. Klick in der Spalte „Chargennummer" auf die blaue Nummer. Rechts fährt ein Bereich auf.
4. Oben in diesem Bereich stehen „Status", „Bestand", „Herstelldatum", „MHD" und „Lieferanten-Charge", soweit erfasst.
5. Der Bereich steht auf „Trace Forward". Darunter listet „Ausgehende Bewegungen (wer hat die Charge bekommen?)" auf, wohin die Ware gegangen ist. Sind Seriennummern hinterlegt, folgt der Abschnitt „Zugehörige Seriennummern".
6. Klick auf „Trace Backward". Jetzt siehst du unter „Eingehende Bewegungen (woher kommt die Charge?)" den Wareneingang und die „Lieferanten-Charge".
7. Zum Schließen klick neben den Bereich.

Ergebnis. Du siehst zu einer Chargennummer die erfassten Ein- und Ausgänge. Sind keine Bewegungen erfasst, steht dort „Keine Ausgabe-Bewegungen vorhanden" oder „Keine Wareneingang-Bewegungen vorhanden". Kommen die Daten nicht, erscheint „Rückverfolgungsdaten konnten nicht geladen werden" und der Bereich bleibt leer.

„Trace Forward" heißt: der Weg nach vorn, also wohin die Ware ging. „Trace Backward" heißt: der Weg zurück, also woher sie kam.

10.9 Eine Seriennummer suchen und ihren Status setzen

Auf derselben Seite gibt es den Kasten „Seriennummern-Scan". Damit findest du ein einzelnes Stück und setzt seinen Status.

1. Öffne „Chargen & Serien".
2. Tippe im Kasten „Seriennummern-Scan" die Nummer in das Feld mit dem Platzhaltertext „Seriennummer eingeben oder scannen...".
3. Klick auf „Suchen" oder drück die Eingabetaste.
4. Klick rechts neben dem Status auf den kleinen Pfeil nach unten.
5. Wähle „Auf Lager setzen", „Als Verkauft markieren" oder „Als Retoure markieren".

Ergebnis. Der Status der Seriennummer ändert sich, oben bestätigt eine Meldung mit dem neuen Wert. Wird die Nummer nicht gefunden, erscheint „Seriennummer nicht gefunden" und in der Zeile steht als Produkt „Nicht gefunden".

10.10 Einen Lagerort anlegen

Lagerstandorte sind die Orte, an denen deine Ware liegt. Der Dialog „Neuer Lager-Standort" hat diese Felder.

1. Öffne links unter „Lager & Produktion" den Eintrag „Lagerstandorte".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Standort". Ist die Liste noch leer, klick stattdessen in der Mitte auf „Ersten Standort anlegen".
3. Trag unter „Name" die Bezeichnung ein, zum Beispiel „Hauptlager Berlin".
4. Trag bei Bedarf unter „Kürzel" ein Kurzzeichen ein, zum Beispiel „HL-BER".
5. Wähle unter „Typ" einen Wert aus. Voreingestellt ist „Hauptlager".
6. Trag bei Bedarf etwas unter „Notizen" ein.
7. Klick auf „Standort anlegen".

Ergebnis. Die Meldung „Standort angelegt" erscheint, der Standort steht als Karte in der Liste. Die drei Kacheln oben („Standorte gesamt", „Aktiv", „Standort-Typen") zählen ihn mit. Auf der Karte steht „Status: Aktiv" und als Adresse „Keine Adresse".

Neue Standorte sind immer aktiv. Auf „Inaktiv" umstellen geht in der Oberfläche nicht.

10.11 Bestand umbuchen

Die Seite „Bestandsbuchung" bucht Bestand ein, aus und um. Sie arbeitet auf einem anderen Bestand als die Liste „Bewegungen". Lies dazu Abschnitt 10.14, bevor du hier etwas buchst.

1. Öffne links unter „Lager & Produktion" den Eintrag „Bestandsbuchung".
2. Wähle unter „Art der Bewegung" den Wert „Umlagerung".
3. Trag unter „Artikel-ID" die Kennung des Artikels ein. Erwartet wird eine UUID, also die lange Zeichenkette aus Ziffern und Buchstaben.
4. Trag unter „Menge" eine Zahl größer 0 ein.
5. Trag unter „Lagerplatz von (optional)" die Kennung des Quellplatzes ein.
6. Trag unter „Lagerplatz nach (optional)" die Kennung des Zielplatzes ein. Bei „Umlagerung" sind beide Felder Pflicht, obwohl „(optional)" dabeisteht.
7. Klick auf „Bewegung buchen". Mit „Zurücksetzen" leerst du das Formular ohne zu buchen.

Ergebnis. Oben erscheint die Meldung „Bewegung gebucht" zusammen mit dem neuen Gesamtbestand des Artikels. Die Eingabefelder leeren sich. Fehlt Bestand, meldet der Server „Nicht genug Bestand" und die Seite zeigt „Bewegung konnte nicht gebucht werden".

10.12 Wareneingang oder Warenausgang buchen

Dieselbe Seite bucht auch Zugänge und Abgänge.

1. Öffne „Bestandsbuchung".
2. Wähle unter „Art der Bewegung" den Wert „Wareneingang" oder „Warenausgang".
3. Trag „Artikel-ID" und „Menge" ein.
4. Bei „Wareneingang" trag zusätzlich unter „Lagerplatz nach (optional)" den Zielplatz ein. Ohne ihn kommt die Meldung „Wareneingang braucht einen Ziel-Lagerplatz".
5. Bei „Warenausgang" darfst du „Lagerplatz von (optional)" leer lassen. Dann wird nach dem Verfahren „zuerst eingelagert, zuerst entnommen" abgebucht.
6. Klick auf „Bewegung buchen".

Ergebnis. Der Bestand des Artikels steigt oder sinkt, die Meldung nennt den neuen Bestand.

Die Bewegungsart „Inventur" korrigiert den Bestand nicht. Sie bucht die eingegebene Menge zusätzlich dazu. Wer nach einer Zählung so bucht, verdoppelt den Bestand.

10.13 Die ABC-Analyse starten

Die Analyse stuft Artikel nach ihrem Anteil am Verbrauch ein. Grundlage sind die Warenausgänge der letzten 12 Monate.

1. Öffne links unter „Lager & Produktion" den Eintrag „ABC/XYZ-Analyse".
2. Lies den Kasten „Analyse starten". Dort steht, was die Einstufung bedeutet.
3. Klick auf „ABC/XYZ-Analyse starten".
4. Warte, bis die Meldung „Analyse abgeschlossen" mit der Anzahl erscheint.
5. Unter „Zuletzt analysierte Artikel" steht danach die Zahl der eingestuften Artikel.

Ergebnis. Die Einstufung wird im System gespeichert. Die Seite zeigt ausschließlich eine Zahl. Die Zahl verschwindet, sobald du die Seite verlässt.

Welcher Artikel in A, B oder C fällt, ist in der Oberfläche nirgends abrufbar.

11. Produktion

Im Bereich Produktion legst du fest, aus welchen Teilen ein Erzeugnis besteht. Du gibst Fertigungsaufträge in die Werkstatt und liest die Anlageneffektivität eines Arbeitsplatzes ab. Die Seiten stehen in der Seitenleiste im Bereich „Lager & Produktion“, dort untereinander als „Stücklisten (BOM)“, „Fertigungsaufträge“, „Produktionsaufträge“ und „OEE-Dashboard“.

11.1 Die vier Einträge in der Seitenleiste

Die vier Einträge führen auf drei getrennte Datenbereiche. „Fertigungsaufträge“ und „Produktionsaufträge“ sind zwei verschiedene Module und nicht zwei Wege zur selben Liste. Jedes der beiden speichert seine Aufträge für sich. Ein Auftrag, den du auf der einen Seite anlegst, taucht auf der anderen nie auf. Beide benutzen außerdem eigene Statuswerte für denselben Sachverhalt.

Der Eintrag „Produktionsaufträge“ führt auf eine Seite, deren Überschrift „Fertigungsaufträge“ lautet. Ihr Hauptknopf heißt „Neuer Fertigungsauftrag“. Nur der Eintrag in der Seitenleiste trägt den anderen Namen. Merk dir deshalb den Weg, über den du die Seite geöffnet hast, und richte dich nicht nach der Überschrift.

Welche der beiden Auftragsseiten ein Betrieb benutzen soll, legt das System nicht fest. Klärt das intern, bevor mehrere Leute anfangen, Aufträge zu erfassen.

11.2 Stückliste anlegen

Eine Stückliste besteht aus einzelnen Positionen. Jede Position kann unter einer anderen hängen. So entsteht der Baum aus Baugruppen, Komponenten und Rohstoffen.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion“ den Eintrag „Stücklisten (BOM)“.
2. Klick oben rechts auf „Erstellen“. Ist noch nichts erfasst, steht der Knopf „Stückliste erstellen“ in der Seitenmitte.
3. Trag unter „Teilenummer“ die Nummer ein. Der Platzhalter zeigt PRD-001.
4. Wähl unter „Typ“ zwischen „Baugruppe“, „Komponente“ und „Rohstoff“. Vorbelegt ist „Komponente“.
5. Trag unter „Bezeichnung“ den Namen des Teils ein.
6. Trag unter „Menge“ die Menge ein. Unter „Einheit“ steht „Stück“ vorbelegt.
7. „Beschreibung (optional)“, „Kosten (€, optional)“ und „Lieferzeit (Tage)“ kannst du leer lassen.
8. Soll die Position unter einer bestehenden hängen, wähl diese unter „Übergeordnete Position (optional)“. Sonst bleibt „– Top-Level –“ stehen.
9. Klick auf „Erstellen“.

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „BOM-Position erstellt“. Die Position steht in der Tabelle „Alle Positionen“ mit den Spalten „Teilenummer“, „Bezeichnung“, „Typ“, „Menge“, „Kosten“ und „Lieferzeit“. Ein Klick auf eine Zeile ohne übergeordnete Position öffnet die Ansicht „BOM-Baum“ mit den Unterpositionen. Über „Alle anzeigen“ kommst du zurück zur Liste.

Felder im Dialog „Neue BOM-Position“:

Über dem Suchfeld steht der Platzhalter „Teilenummer oder Name suchen…“. Fährst du mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts ein Papierkorb-Symbol ohne Beschriftung. Was dieses Symbol auslöst, steht in Abschnitt 11.6.

11.3 Fertigungsauftrag anlegen, starten und abschließen

Diese Anleitung gilt für die Seite hinter dem Eintrag „Fertigungsaufträge“. Der Auftrag besteht hier aus einer Beschreibung, einer Planmenge und zwei Terminen. Ein Artikel oder eine Stückliste wird nicht ausgewählt.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion“ den Eintrag „Fertigungsaufträge“.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Auftrag“.
3. Trag unter „Beschreibung“ ein, was gefertigt wird. Der Platzhalter zeigt z.B. Stahlrahmen Typ A.
4. Trag unter „Planmenge“ die Stückzahl ein. Vorbelegt ist 1.
5. Trag unter „Planstart“ und „Planende“ die Termine ein.
6. Klick auf „Anlegen“.
7. Der Auftrag steht in der Liste mit dem Status „Entwurf“. Klick in der Auftragszeile rechts auf „Starten“.
8. Ist die Arbeit erledigt, klick in derselben Zeile auf „Abschließen“.

Ergebnis. Nacheinander erscheinen die Meldungen „Fertigungsauftrag angelegt“, „Fertigungsauftrag gestartet“ und „Fertigungsauftrag abgeschlossen“. Der Status wechselt von „Entwurf“ über „In Bearbeitung“ nach „Abgeschlossen“. Die Zählkacheln oben rechnen mit. Eine Mengen- oder Zeitrückmeldung gibt es auf dieser Seite nicht.

Felder im Dialog „Neuer Fertigungsauftrag“ auf dieser Seite:

Statuswerte auf dieser Seite:

Über der Liste steht eine Statusleiste mit „Alle“, „Entwurf“, „Freigegeben“, „In Bearbeitung“, „Abgeschlossen“ und „Storniert“. Daneben liegt das Suchfeld mit dem Platzhalter „Auftrag suchen...“. Im Drei-Punkte-Menü je Auftrag stehen „Detail anzeigen“ und „Stornieren“.

11.4 Produktionsauftrag anlegen und durch die Status führen

Diese Anleitung gilt für die Seite hinter dem Eintrag „Produktionsaufträge“. Hier wählst du einen Artikel aus dem Artikelstamm, und das System vergibt eine Auftragsnummer.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion“ den Eintrag „Produktionsaufträge“.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Fertigungsauftrag“. Ist noch nichts erfasst, steht in der Mitte „Ersten Auftrag anlegen“.
3. Wähl unter „Artikel“ den zu fertigenden Artikel aus. Die Auswahl lädt bis zu 200 Artikel aus dem Artikelstamm.
4. Trag unter „Menge“ die Stückzahl ein.
5. Unter „Priorität (0–100)“ steht 50. Ändere den Wert, wenn nötig.
6. Trag unter „Plan-Start“ und „Plan-Ende“ die Termine ein. „Plan-Ende“ darf nicht vor „Plan-Start“ liegen, sonst meldet das Feld „Plan-Ende muss nach Plan-Start liegen“.
7. Unter „Notizen“ kannst du Hinweise zur Fertigung erfassen.
8. Klick auf „Auftrag anlegen“.
9. Der Auftrag erscheint als Karte mit einer Nummer im Muster FA-2026-00001 und dem Status „Planung“. Klick auf der Karte auf „Freigeben“.
10. Klick danach auf „Starten“ und zum Schluss auf „Abschließen“.

Ergebnis. Nach dem Anlegen kommt die Meldung „Fertigungsauftrag angelegt“, nach jedem Statusknopf „Status aktualisiert“. Der Status läuft „Planung“, „Freigegeben“, „In Arbeit“, „Abgeschlossen“. Die drei Kacheln oben zählen „Aufträge gesamt“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“.

Felder im Dialog „Neuer Fertigungsauftrag“ auf dieser Seite:

Statuswerte auf dieser Seite:

Aus „Abgeschlossen“ und „Storniert“ führt kein Weg zurück. Auf diesen Karten verschwinden alle Knöpfe. Der Knopf „Aktualisieren“ oben lädt die Liste neu.

Zwei Angaben auf dieser Seite sind zu prüfen, bevor ihr euch darauf verlasst. Ob 100 unter „Priorität (0–100)“ für die höchste oder für die niedrigste Dringlichkeit steht, ist nirgends erklärt. Und die Karte zeigt unter „Menge“ nur die Zahl ohne Einheit.

11.5 OEE ablesen

Das OEE-Dashboard rechnet die Kennzahlen für genau einen Arbeitsplatz aus. Du gibst dessen Kennung ein und rufst die Zahlen ab. Lies vorher Abschnitt 11.6, denn die Seite ist ohne Vorarbeit außerhalb der Oberfläche nicht benutzbar.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Lager & Produktion“ den Eintrag „OEE-Dashboard“.
2. Trag im Feld „Arbeitsplatz-ID“ die Kennung des Arbeitsplatzes ein. Sie muss eine UUID sein. Der Platzhalter ap-0815 wird vom Server abgelehnt.
3. Klick auf „OEE abrufen“ oder drück Enter.

Ergebnis. Über den Kacheln steht „Klassifikation“ mit einer der fünf Stufen. Darunter stehen vier Kacheln „Verfügbarkeit“, „Leistung“, „Qualität“ und „OEE“, jeweils in Prozent mit einer Nachkommastelle. Ohne Eingabe kommt „Bitte Arbeitsplatz-ID eingeben“. Bei einem Serverfehler kommt „OEE-Kennzahlen konnten nicht abgerufen werden“.

Stufen der Klassifikation, von oben nach unten:

Ab welchem Prozentwert eine Stufe in die nächste wechselt, zeigt die Seite nicht an.

12. Projekte, Rahmenaufträge und Provisionen

In diesem Kapitel geht es um drei Bereiche, die zum Vertrieb gehören. Mit Rahmenaufträgen verwaltest du langfristige Vereinbarungen mit einem Kunden und buchst die einzelnen Abrufe darauf. Unter „Provisionen" rechnest du Verkaufsprovisionen für Mitarbeiter ab, unter „Projekte & Baustellen" führst du Projekte mit Phase, Fortschritt und Budget. Keiner der drei Bereiche steht am Rechner in der linken Navigation.

12.1 Wo die drei Bereiche liegen

Die Menügruppe „Projekte & Bau" ist ausgeblendet, der Menüeintrag „Provisionen" ist im Code auskommentiert. Du erreichst die Bereiche über die Adresszeile des Browsers.

„Projekte" öffnest du am Rechner zusätzlich mit Strg+K und dem Eintrag „Projekte". Auf dem Handy stehen in der Schublade unter „Module" laut Code weiterhin „Rahmenaufträge" und „Projekte". Das ist im laufenden System noch zu prüfen. „Provisionen" steht in keinem Menü.

12.2 Rahmenauftrag anlegen

Ein Rahmenauftrag hält fest, was du mit einem Kunden über einen Zeitraum vereinbart hast. Die Einzelabrufe buchst du später darauf.

1. Ruf „/sales/rahmenauftraege" auf.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Rahmenauftrag".
3. Wähl im Feld „Kunde" den Kunden aus.
4. Trag unter „Titel" eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Jahresrahmen Stahlträger 2026".
5. Trag „Gesamtmenge" und „Gesamtwert (€)" ein, soweit vereinbart.
6. Setz „Laufzeit von" und „Laufzeit bis".
7. Stell „Status" auf „Aktiv", wenn der Rahmen sofort gelten soll. Vorbelegt ist „Entwurf".
8. Trag bei Bedarf etwas unter „Notizen" ein.
9. Klick auf „Rahmenauftrag anlegen".

Ergebnis. Der Rahmenauftrag steht in der Liste im Reiter „Aktiv". Einzelne Positionen kannst du in diesem Dialog nicht erfassen. Der Reiter „Positionen" auf der Detailseite bleibt deshalb leer und meldet „Keine Positionen erfasst.".

Die Felder im Dialog „Neuer Rahmenauftrag":

Über der Liste stehen die Reiter „Aktiv", „Auslaufend", „Abgelaufen" und „Alle". Im Zeilenmenü findest du „Details / Bearbeiten", „Abruf buchen", „Restmengen anzeigen" und „Stornieren".

12.3 Abruf auf einen Rahmenauftrag buchen

Jede Lieferung oder Teilbestellung aus dem Rahmen buchst du als Abruf. Daraus ergibt sich die Restmenge.

1. Ruf „/sales/rahmenauftraege" auf.
2. Klick auf die Zeile des Rahmenauftrags. Die Detailseite öffnet sich immer im Reiter „Übersicht".
3. Klick auf den Reiter „Abrufe".
4. Klick rechts auf „Abruf buchen".
5. Trag die „Menge" ein. Die Menge muss größer als 0 sein, sonst kommt die Meldung „Menge muss > 0 sein".
6. Trag bei Bedarf „Position (optional)", „Kunden-Auftrag (optional)" und „Notizen" ein.
7. Klick auf „Buchen".

Ergebnis. Der Abruf erscheint in der Tabelle mit Datum, Position, Menge, Preis-Lock, Order und Notizen. Die Kacheln „Σ abgerufen" und „Restmenge" rechnen sich neu. In der Liste wächst der Balken unter „Gesamt / Abgerufen / Rest".

Die Felder im Dialog „Abruf buchen":

12.4 Preisanpassung für spätere Abrufe hinterlegen

Steigt der Preis während der Laufzeit, hinterlegst du das als Eskalator-Regel. Die Regel gilt ab einem Stichtag.

1. Öffne den Rahmenauftrag und klick auf den Reiter „Eskalator".
2. Klick rechts auf „Neue Regel".
3. Setz „Gültig ab" auf das Datum, ab dem der neue Preis greifen soll.
4. Trag unter „Δ Prozent (z.B. 2 = +2 %)" die Änderung ein.
5. Lass „Position (leer = alle)" leer, wenn die Regel für alle Positionen gilt.
6. Klick auf „Anlegen".

Ergebnis. Die Regel steht in der Tabelle mit Gültig ab, Position, Δ % und Notizen. Bei einem späteren Abruf zeigt die Spalte „Preis-Lock" den gebuchten Preis. Weicht er ab, steht dahinter in Gelb der alte Wert.

Die Felder im Dialog „Neue Eskalator-Regel":

Über das Papierkorb-Symbol in der Zeile löschst du eine Regel wieder. Das geschieht sofort, ohne Rückfrage.

12.5 Provisionsregel anlegen

Eine Provisionsregel legt fest, wie die Provision gerechnet wird. Ohne aktive Regel kannst du nichts berechnen.

1. Ruf „/sales/bonus/regeln" auf.
2. Klick oben rechts auf „Neue Regel".
3. Scroll nach unten. Das Formular erscheint unterhalb der Tabelle. Es öffnet sich kein Fenster.
4. Trag den „Name *" ein, zum Beispiel „Umsatzbeteiligung Außendienst".
5. Wähl unter „Typ" zwischen „% Umsatz", „% Deckungsbeitrag", „Gestaffelt" und „Fixbetrag".
6. Wähl unter „Basis" zwischen „Rechnungen" und „Aufträge".
7. Trag je nach Typ „Prozentsatz (%)" oder „Fixbetrag (€)" ein.
8. Setz „Gültig von *" und bei Bedarf „Gültig bis".
9. Klick auf „Speichern".

Ergebnis. Die Regel steht in der Tabelle mit Status „Aktiv". Nur aktive Regeln stehen in der Berechnung zur Auswahl.

Die Felder im Formular „Provisionsregel":

Über das Stift-Symbol bearbeitest du eine Regel. Über das Papierkorb-Symbol deaktivierst du sie nach einer Rückfrage.

12.6 Provision berechnen

Die Berechnung läuft je Regel, Monat und Mitarbeiter. Du brauchst dafür die internen Kennnummern der Mitarbeiter.

1. Ruf „/sales/bonus/berechnen" auf.
2. Wähl unter „Provisionsregel *" die Regel aus. Steht dort „Keine aktiven Regeln vorhanden", leg zuerst eine Regel an.
3. Stell „Jahr *" und „Monat *" ein. Vorbelegt sind das laufende Jahr und der laufende Monat.
4. Trag unter „Mitarbeiter-IDs *" die UUIDs der Mitarbeiter ein, durch Komma oder Zeilenumbruch getrennt.
5. Klick auf „Jetzt berechnen".

Ergebnis. Unter der Überschrift „Ergebnis" stehen Mitarbeiter-ID, Periode, Basis, Bonus und Status, rechts daneben „Gesamt-Bonus". Die Berechnungen werden als Entwurf gespeichert. Über „Zur Übersicht" kommst du nach „/sales/bonus" in den Reiter „Offen".

Die Felder auf der Seite „Bonus berechnen":

Liegen zu den angegebenen Mitarbeitern keine Werte vor, meldet die Seite „Für die angegebenen Mitarbeiter wurden keine Daten gefunden.". Eine Auswahlliste der Mitarbeiter gibt es auf dieser Seite nicht. Die UUIDs musst du dir aus einer anderen Quelle holen.

12.7 Provision genehmigen und auszahlen

Auf „/sales/bonus" stehen die Reiter „Offen", „Genehmigt" und „Ausgezahlt". Der weitere Weg einer Berechnung führt über diese drei Stufen.

1. Ruf „/sales/bonus" auf.
2. Bleib im Reiter „Offen".
3. Such in der Tabelle nach Auswahlkästchen oder einem Knopf pro Zeile.

Ergebnis. Das geht in der Oberfläche nicht. Der Knopf „N genehmigen" erscheint nur, wenn mindestens eine Zeile markiert ist. Die Tabelle wird aber ohne Mehrfachauswahl aufgerufen, deshalb lässt sich keine Zeile markieren und der Knopf taucht nie auf. Einen Knopf zum Auszahlen gibt es nicht. Die Reiter „Genehmigt" und „Ausgezahlt" bleiben damit leer.

Die Aufgabe ist derzeit nur über die Schnittstelle zu erledigen. Melde den Bedarf an die Entwicklung.

12.8 Projekt anlegen

Ein Projekt bündelt Kunde, Phase, Budget und Termine. Aus dem Projekt heraus erfasst du später Aufgaben und Zeiten.

1. Ruf „/projects" auf.
2. Klick oben rechts auf „Neues Projekt". Bei leerer Liste steht der gleiche Knopf mittig unter „Noch keine Projekte".
3. Ergänz die „Projekt-Nr.". Das Feld ist mit „PRJ-" und dem Jahr vorbelegt.
4. Trag den „Projektname" ein.
5. Wähl unter „Kunde" den Kunden aus.
6. Wähl die „Phase": Akquise, Planung, Durchführung, Abnahme oder Abgeschlossen.
7. Trag „Budget (€)" ein.
8. Setz „Start" und „Ende".
9. Klick auf „Projekt anlegen".

Ergebnis. Nemix legt das Projekt an und springt direkt auf dessen Detailseite. Projekt-Nr., Name, Kunde und Phase sind Pflicht. Ohne diese vier Angaben bleibt der Dialog stehen.

Die Felder im Dialog „Neues Projekt":

Auf der Detailseite stehen die Reiter „Übersicht", „Mappe", „Aufgaben", „Zeiterfassung", „Dokumente", „Aufmaß" und „Abrechnung". Oben rechts liegen „Rechnung erstellen", „Bearbeiten", „Duplizieren" und „Löschen".

Aufgabe im Projekt anlegen

Im Reiter „Aufgaben" legst du über den Knopf „Aufgabe" eine Aufgabe an. Das Fenster „Neue Aufgabe" hat diese Felder:

Das Aufgabenbrett hat die Spalten „To Do", „In Arbeit", „Review" und „Erledigt". Es lädt bestehende Aufgaben nicht nach und startet immer leer. Eine neue Aufgabe wird gespeichert, verschwindet nach dem Neuladen der Seite aber aus der Ansicht.

12.9 Budget eines Projekts verfolgen

Das Budget vergleichst du an zwei Stellen. Die Kacheln auf der Detailseite geben den schnellen Stand, die Budget-Seite die Aufschlüsselung.

1. Ruf „/projects" auf und klick auf die Zeile des Projekts.
2. Lies oben die vier Kacheln „Budget", „Verbraucht", „Fortschritt" und „Tage verbleibend". „Verbraucht" färbt sich ab 80 Prozent gelb und ab 95 Prozent rot.
3. Klick auf den Reiter „Abrechnung".
4. Klick auf „Budget-Übersicht".
5. Lies auf der Budget-Seite „Plan-Budget", „Ist (verbraucht)", „Verbleibend" und „Stunden".
6. Sieh dir darunter „Budget-Auslastung" und „Burn-Rate (Kumuliert pro Woche)" an.

Ergebnis. Du siehst Plan gegen Ist in Euro und in Prozent. Unter „Verbleibend" steht „Im Rahmen" oder „Über Budget". Sind keine Zeiten gebucht, meldet die Burn-Rate „Noch keine Zeit-Buchungen vorhanden.".

Mit „Zurück" kommst du von der Budget-Seite auf das Projekt.

12.10 Statuswerte im Überblick

Rahmenaufträge:

Provisionsberechnungen:

Provisionsregeln:

Projektphasen:

Neben der Phase steht auf der Projekt-Detailseite eine Ampel mit „Im Plan", „Risiko" oder „Verzögert". Ohne Angabe der Schnittstelle steht dort immer „Im Plan".

13. Bau und Immobilien

Im Bau-Bereich hältst du den Ablauf einer Baustelle fest. Dazu gehören das Leistungsverzeichnis mit seinen Positionen, die gemessenen Mengen und daraus die Abschlags- und Schlussrechnungen. Dazu kommen die Übersicht über die Baustellen, die Auslastung der Mitarbeiter und ein Mängelprotokoll. Im Immobilien-Bereich legst du Objekte mit Adresse, Kaufpreis und Wert an, siehst Darlehen und Restschuld über das ganze Portfolio und sammelst eingehende Hausgeld-, Miet- und Handwerker-Mails in einem Postfach.

Große Teile beider Bereiche zeigen heute nur an. Sieh dir den jeweiligen Bildschirm an, bevor du ihn im Tagesgeschäft einplanst.

13.1 Wo die Seiten liegen

Die Bau-Seiten stehen in der Seitenleiste in der Gruppe „Projekte & Bau“. Dort findest du „Projekte“, „Kapazitäts-Planung“, „Mängelprotokoll“, „LV“, „Aufmaß“, „Bauprojekte“ und „Abrechnung Bau“.

Der Immobilien-Bereich hat keinen Eintrag in der Seitenleiste. Die Gruppe ist dort fest ausgeblendet. Du kommst so hin: Klick oben im Kopf auf die Lupe „Suchen“ oder drück Strg+K, tipp „Immobilien“ und wähl unter der Überschrift „Seiten“ den Eintrag „Immobilien“. Du landest auf der Portfolio-Seite. Die Unterseiten stehen nicht in der Suche. Die rufst du über die Adresszeile auf.

Ob beide Bereiche bei deinem Mandanten freigeschaltet sind, ist am eigenen System zu prüfen. Es gibt dafür eine Modul-Freischaltung je Mandant.

13.2 Leistungsverzeichnis anlegen oder GAEB-Datei importieren

Ein Leistungsverzeichnis (LV) sammelt die ausgeschriebenen Positionen zu einem Bauvorhaben. Du legst es von Hand an oder lädst eine GAEB-Datei dazu.

1. Öffne in der Seitenleiste unter „Projekte & Bau“ den Eintrag „LV“.
2. Klick oben rechts auf „Neues LV“. Der Knopf „GAEB importieren“ daneben führt auf dieselbe Seite.
3. Trag unter „Projekt / Bauvorhaben“ das Vorhaben ein, zum Beispiel „Neubau Wohnanlage Musterstadt“.
4. Wähl unter „Gewerk“ einen Eintrag aus der Liste.
5. Trag unter „Bezeichnung“ den Namen des Leistungsverzeichnisses ein.
6. Wenn du eine GAEB-Datei hast, klick auf „Datei auswaehlen“ und wähl eine Datei mit der Endung .x83, .x84, .d83 oder .p83. Dateiname und Größe erscheinen daneben. Über das kleine Kreuz nimmst du die Datei wieder weg.
7. Klick auf „Speichern“.

Ergebnis. Nach dem heutigen Stand entsteht kein Leistungsverzeichnis. Du bekommst die Meldung „Fehler: Import fehlgeschlagen“ und landest nicht in der Liste. Die Liste unter „LV“ bleibt leer. Das Formular und die Gegenstelle passen nicht zusammen.

Die Auswahl unter „Gewerk“ enthält Rohbau, Elektro, Sanitaer, Heizung, Lueftung, Trockenbau, Maler, Estrich, Dach und Sonstiges. Die fehlenden Umlaute stehen so auf dem Bildschirm.

Auf der Liste „LV“ filterst du über die Reiter „Alle“, „Entwurf“, „Versendet“, „Beauftragt“ und „Abgeschlossen“. Ein einzelnes LV öffnest du mit einem Klick auf die Zeile. Auf der Detailseite liegen die Reiter „Positionen“, „Aufmaß“ und „Abrechnung“ sowie die Knöpfe „Als GAEB exportieren“ und „Aufmaß erstellen“.

13.3 Aufmaß erfassen

Ein Aufmaßblatt hält fest, was vor Ort gemessen wurde. Es hängt an einem Leistungsverzeichnis.

1. Öffne in der Seitenleiste den Eintrag „Aufmaß“.
2. Klick oben rechts auf „Neues Aufmaß“. Der Dialog heißt „Neues Aufmaßblatt“.
3. Trag unter „Nummer“ deine eigene Nummer ein, zum Beispiel AM-2026-001.
4. Prüf das Feld „Datum“. Es ist mit dem heutigen Tag vorbelegt.
5. Trag unter „Bezeichnung“ ein, worum es geht, zum Beispiel „Aufmaß Erdarbeiten BA 1“.
6. Wähl unter „Leistungsverzeichnis“ das passende LV.
7. Trag unter „Aufgemessen von“ den Namen der Person ein, die gemessen hat.
8. Klick auf „Aufmaß anlegen“.

Ergebnis. Die Auswahl „Leistungsverzeichnis“ bleibt leer, weil Dialog und Gegenstelle die Liste unterschiedlich benennen. Das Feld ist Pflicht, deshalb lässt sich das Aufmaßblatt nicht speichern. Auch mit gefüllter Auswahl entstünde nur der Kopf ohne Positionen.

13.4 Abschlagsrechnung stellen

Über „Abrechnung Bau“ erzeugst du eine Abschlags- oder Schlussrechnung zu einem LV.

1. Öffne in der Seitenleiste den Eintrag „Abrechnung Bau“.
2. Klick oben rechts auf „Neue Abrechnung“. Der Dialog heißt „Neue Bau-Abrechnung“.
3. Trag unter „Nummer“ deine Rechnungsnummer ein, zum Beispiel AB-2026-001.
4. Lass „Typ“ auf „Abschlag“ stehen. Für die Schlussrechnung wählst du „Schlussrechnung“.
5. Wähl unter „Kunde“ den Auftraggeber.
6. Wähl unter „Leistungsverzeichnis“ das zugehörige LV.
7. Trag unter „Netto (EUR)“ den abzurechnenden Betrag ein.
8. Prüf „USt (%)“. Vorbelegt sind 19.
9. Trag unter „Einbehalt (%)“ den Sicherheitseinbehalt ein, falls vereinbart.
10. Prüf „Fällig am“. Vorbelegt sind 14 Tage ab heute.
11. Klick auf „Abrechnung erzeugen“.

Ergebnis. Umsatzsteuer, Brutto, Einbehalt und Zahlbetrag rechnet der Server. Die Auswahl „Leistungsverzeichnis“ bleibt aus demselben Grund leer wie beim Aufmaß. Weil sie Pflicht ist, lässt sich nichts speichern.

Ein Aufmaß fließt nicht in die Rechnung ein. Den Netto-Betrag tippst du selbst ein.

13.5 Bauprojekt anlegen und Baustellen überblicken

Die Seite „Bauprojekte“ zeigt die Projekte als Karten mit Fortschritt und Budget.

1. Öffne in der Seitenleiste den Eintrag „Bauprojekte“.
2. Klick oben rechts auf „Neues Bauprojekt“. Der Dialog heißt „Neues Projekt“. Ist die Liste leer, steht in der Mitte „Bauprojekt anlegen“.
3. Trag „Projekt-Nr.“ ein. Vorbelegt ist PRJ-<Jahr>-.
4. Wähl unter „Phase“ zwischen „Akquise“, „Planung“, „Durchführung“, „Abnahme“ und „Abgeschlossen“.
5. Trag „Projektname“ ein, zum Beispiel „Hallenbau Industriestraße 12“.
6. Wähl unter „Kunde“ den Auftraggeber.
7. Trag bei Bedarf „Budget (€)“, „Start“ und „Ende“ ein.
8. Klick auf „Projekt anlegen“.

Ergebnis. Es entsteht ein gewöhnliches Projekt. Die Karte zeigt Projektnummer, Name, Phase, „Fortschritt“ in Prozent und „Budget verbraucht“ in Prozent samt verbrauchtem Betrag und Budget. Der Balken für das Budget wird ab 90 Prozent rot. Steht ein Projektleiter im Datensatz, erscheint unten „PM:“ mit dem Namen.

13.6 Auslastung der Mitarbeiter ansehen

Die „Kapazitäts-Planung“ zeigt für zwölf Wochen, wie stark jeder Mitarbeiter belegt ist. Die Seite ist reine Anzeige. Es gibt dort keine Hauptaktion.

1. Öffne in der Seitenleiste den Eintrag „Kapazitäts-Planung“.
2. Lass oben links „Alle Projekte (kein Skill-Filter)“ stehen oder wähl ein Projekt aus.
3. Tipp bei Bedarf einen Namen in das Feld „Mitarbeiter filtern…“.
4. Lies die Tabelle „12-Wochen-Auslastung“. Jede Spalte ist eine Woche. Das Datum im Kopf ist der Montag.
5. Fahr mit der Maus über ein Feld, um die Stunden zu sehen.

Ergebnis. In der Praxis bleiben alle Felder grau und leer. Die Wochenstunden stammen aus Zuordnungen, die kein Bildschirm im ERP anlegt.

Die Farbskala unter „Auslastung:“ erklärt die Felder. 100 Prozent stehen für 40 Wochenstunden.

13.7 Mangel dokumentieren

Es gibt zwei Mängel-Seiten. Die Seite „Mängelprotokoll“ in der Seitenleiste zeigt nur an. Sie hat die Auswahlfelder „Projekt“, „Status“ und „Priorität“ und keinen Knopf zum Erfassen. Erfasst wird im projektbezogenen Mängelprotokoll.

1. Ruf die Adresse /projects/<Projekt-Kennung>/maengel auf. In der Navigation ist diese Seite nirgends verlinkt.
2. Klick oben rechts auf „Mangel erfassen“.
3. Trag unter „Titel“ den Mangel ein, zum Beispiel „Risse im Außenputz“.
4. Trag unter „Beschreibung“ die Einzelheiten ein.
5. Wähl unter „Priorität“ zwischen „Niedrig“, „Mittel“, „Hoch“ und „Kritisch“.
6. Setz „Fällig am“, wenn du eine Frist gesetzt hast.
7. Trag unter „Ort / Bauteil“ die Stelle ein, zum Beispiel „Westfassade EG“.
8. Trag unter „Zugewiesen an“ den Namen des Verantwortlichen ein.
9. Klick auf „Erfassen“.
10. Später schiebst du den Mangel über „In Bearbeitung nehmen“, „Als behoben markieren“ und „Abnehmen“ durch die vier Spalten.

Ergebnis. Der Mangel erscheint in der Spalte „Offen“ und du siehst die Meldung „Mangel erfasst“. Gespeichert wird nichts. Die Seite arbeitet mit sechs fest eingebauten Beispielmängeln und hält jede Änderung nur im Browser. Nach dem Neuladen ist alles wieder wie vorher.

13.8 Statuswerte im Bau-Bereich

Leistungsverzeichnis:

Aufmaß:

Abrechnung:

Abrechnungstyp:

Mangel:

Die Priorität eines Mangels ist „Niedrig“, „Mittel“, „Hoch“ oder „Kritisch“. Ein kritischer Mangel zählt in die Kachel „Kritisch offen“, solange er weder behoben noch abgenommen ist.

Bauprojekt-Phase: Auf den Karten unter „Bauprojekte“ erscheinen „Planung“, „In Arbeit“, „Rohbau“, „Ausbau“, „Prüfung“, „Fertigstellung“, „Abgeschlossen“ und „Abgebrochen“. Der Anlegen-Dialog bietet nur „Akquise“, „Planung“, „Durchführung“, „Abnahme“ und „Abgeschlossen“ an. Passt die Phase im Datensatz zu keinem bekannten Wert, steht auf der Karte Unbekannt.

13.9 Immobilienobjekt anlegen

Ein Objekt ist eine Wohnung, ein Haus, eine Gewerbeeinheit, ein Grundstück oder ein Wohnungsanteil.

1. Öffne die Portfolio-Seite über Strg+K und den Eintrag „Immobilien“.
2. Klick oben rechts auf „Neues Objekt“. Ist noch gar kein Objekt da, klick stattdessen in der Mitte auf „Neue Immobilie anlegen“.
3. Trag unter „Bezeichnung“ einen Namen ein. Der Platzhalter zeigt „z.B. ETW Bismarckstraße 12“.
4. Wähl unter „Typ“ einen der fünf Werte. Voreingestellt ist „Wohnung“.
5. Trag „Straße & Hausnummer“, „PLZ“ und „Ort“ ein. Diese drei Felder sind freiwillig.
6. Trag den „Kaufpreis (€)“ ein.
7. Setz bei Bedarf „Kaufdatum“, „Aktueller Wert (€)“ und „Eigentumsanteil (%)“.
8. Klick unten rechts auf „Objekt anlegen“. Mit „Abbrechen“ verwirfst du alles.

Ergebnis. Die Meldung „Objekt angelegt“ erscheint, der Dialog schließt sich und die Liste lädt neu. Das Objekt steht als Kachel unter dem Reiter „Alle Immobilien“. Ein Klick auf die Kachel öffnet die Detailseite.

Auf der Detailseite liegen die Reiter „Übersicht“, „Finanzierung“, „Postfach“, „Eigentümer“, „Maklerprovisionen“ und „Energieausweis“. Die letzten drei sind hier nicht beschrieben.

13.10 Finanzierung ansehen und Cashflow rechnen

Die Seite „Finanzierung“ zeigt alle Darlehen über alle Objekte. Ein Darlehen anlegen kannst du in der Oberfläche nirgends. Weder auf dieser Seite noch im Reiter „Finanzierung“ der Detailseite gibt es einen Knopf dafür.

1. Ruf /immo/finanzierung über die Adresszeile auf.
2. Bleib im Reiter „Darlehen“. Oben stehen die vier Zahlen Darlehen, Darlehenssumme, Restschuld und Monatsrate gesamt.
3. Klick in einer Darlehenszeile rechts auf „Tilgungsplan“. Das rechnet den Plan neu und speichert ihn.
4. Für eine reine Vorausrechnung wechsel auf den Reiter „Cashflow-Projektion“.
5. Füll dort „Jahre“, „Jahres-Kaltmiete (EUR)“ und „Bewirtschaftungskosten/Jahr (EUR)“ aus.
6. Schalt bei Bedarf „Kapitaldienst aus Darlehen ableiten“ und die AfA-Berücksichtigung ein und füll die Felder darunter.
7. Klick auf „Cashflow berechnen“.

Ergebnis. Nach „Tilgungsplan“ kommt eine Meldung mit Monatszahl, Laufzeit in Jahren und Zinsen gesamt. Nach „Cashflow berechnen“ erscheinen vier Summen und eine Tabelle pro Jahr. Diese Rechnung wird nicht gespeichert. Beim nächsten Aufruf der Seite ist sie weg.

13.11 Post dem Objekt zuordnen

Das Immobilien-Postfach holt Mails über IMAP ab und ordnet sie automatisch einem Objekt zu. Richte zuerst den Zugang ein.

1. Öffne /settings/immobilien-postfach.
2. Trag „IMAP-Host“, „Port“, „E-Mail-Adresse“ und „Passwort“ ein. Nimm ein App-Passwort, nicht das Hauptpasswort des Kontos.
3. Lass „TLS / SSL“ eingeschaltet.
4. Klick auf „Speichern“. Klick danach auf „Verbindung testen“.
5. Ruf /immo/postfach über die Adresszeile auf. Die eingegangenen Mails stehen unter dem Reiter „Neu“.
6. Wechsel oben zwischen „Neu“, „Gelesen“, „Zugeordnet“, „Verarbeitet“ und „Archiviert“.
7. Um zugeordnete Post zu lesen, öffne das Objekt über die Portfolio-Seite und geh auf den Reiter „Postfach“.
8. Klick dort eine Zeile an. Es öffnet sich ein Fenster mit Absender, Datum, Kanal und Volltext.
9. Steht über einer Zeile der gelbe Streifen „Aktion vorgeschlagen:“, klick auf „Übernehmen“ oder auf „Verwerfen“.
10. Mit „Mehr laden“ holst du jeweils 20 weitere Einträge.

Ergebnis. Nach „Übernehmen“ erscheint „Aktion übernommen“ und die Zeile bekommt den grünen Hinweis „Aktion bereits übernommen“. Nach „Verwerfen“ erscheint „Vorschlag verworfen“.

Eine Mail von Hand einem Objekt zuzuordnen geht nicht. Es gibt dafür kein Feld und keinen Knopf. Der Reiter „Zugeordnet“ füllt sich nur mit dem, was die automatische Klassifizierung getroffen hat.

13.12 Statuswerte im Immobilien-Bereich

Postfach-Eintrag:

Darlehen. Die beiden letzten Werte stehen ohne Umlaut und klein geschrieben so in der Zeile:

IMAP-Zugang in den Einstellungen:

14. Service und Qualität

In diesem Bereich nimmst du Anfragen als Ticket auf, bearbeitest Reklamationen bis zur Lösung oder Ablehnung und verwaltest Verträge mit Laufzeit, Unterschrift und Kündigung. Dazu kommt das Qualitätsmanagement mit Prüfungen, Nichtkonformitäten und CAPA-Maßnahmen. Du findest alles in der linken Navigation in der Gruppe „Service & Qualität" mit den vier Einträgen „Tickets", „Reklamationen", „Verträge" und „Qualitätsmanagement".

14.1 Aufbau des Bereichs

Hinter den vier Menüeinträgen liegen mehr Seiten, als das Menü zeigt. Vier davon erreichst du nur, indem du die Adresse oben im Browser eintippst. Die folgende Tabelle nennt alle Seiten des Bereichs und den Weg dorthin.

Die QM-Startseite zeigt „Offene Prüfungen" und „Rückrufe". Weiter kommst du von dort nur über die drei Kacheln „CAPA-Maßnahmen", „SPC-Regelkarten" und „Nichtkonformitäten / NCR".

14.2 Ticket aufnehmen und zuweisen

Ein Ticket ist die Aufnahme einer Anfrage oder Störung. Anlegen kannst du es aus der Liste. Für Bearbeiter und Status brauchst du danach die Detailseite.

1. Klick links im Menü unter „Service & Qualität" auf „Tickets".
2. Klick oben rechts auf „Neues Ticket".
3. Trag unter „Titel" eine kurze Beschreibung des Problems ein. Ohne Titel lässt sich nicht speichern.
4. Trag unter „Beschreibung" die Einzelheiten ein. Das Feld ist freiwillig.
5. Wähle unter „Kategorie" einen Wert aus: „Allgemein", „Fehler", „Feature", „Abrechnung" oder „Zugang". Vorbelegt ist „Allgemein".
6. Wähle unter „Priorität" einen Wert aus: „Kritisch", „Hoch", „Mittel" oder „Niedrig". Vorbelegt ist „Mittel".
7. Klick auf „Ticket erstellen". Oben erscheint eine Meldung mit der vergebenen Ticketnummer.
8. Für die Zuweisung: In der Liste und im Seitenfenster gibt es kein Feld dafür. Ruf die Adresse /tickets/kanban auf und klick dort die Karte des Tickets an. Damit kommst du auf die Detailseite.
9. Trag auf der Detailseite rechts unter „Bearbeiter" den Namen ein.
10. Klick danach in einen anderen Bereich der Seite. Der Name wird beim Verlassen des Feldes gespeichert. Oben erscheint die Meldung „Aktualisiert".
11. Setz rechts unter „Status" den Wert auf „In Bearbeitung", sobald jemand daran arbeitet.

Ergebnis. Das Ticket hat eine Nummer im Format TKT-Jahr-Nummer, steht zunächst auf „Offen" und trägt den eingetragenen Bearbeiternamen. In der Liste erscheint der Name in der Spalte „Zugewiesen".

Diese Felder gehören zum Ticket.

14.3 Ticket kommentieren, schließen und wieder öffnen

Ein Klick auf eine Ticketzeile öffnet ein Seitenfenster. Dort stehen der Verlauf, das Kommentarfeld und die Knöpfe zum Schließen.

1. Klick in der Liste auf die Zeile des Tickets. Rechts öffnet sich das Seitenfenster.
2. Schreib unten in das Feld „Kommentar hinzufügen…" deinen Vermerk.
3. Setz das Häkchen „Interne Notiz", wenn der Vermerk nur intern sichtbar sein soll. Der Kommentar wird dann gelb hinterlegt und als intern gekennzeichnet.
4. Klick auf „Senden".
5. Klick auf „Schließen", wenn das Ticket erledigt ist. Darunter erscheint das Feld „Lösungsbeschreibung…".
6. Trag den Lösungstext ein. Das Feld ist Pflicht.
7. Klick auf „Bestätigen & schließen". Mit „Abbrechen" verwirfst du den Vorgang.
8. Bei einem geschlossenen Ticket steht an derselben Stelle „Wieder öffnen". Auf der Detretailseite heißt derselbe Knopf „Wiedereröffnen".

Ergebnis. Das Ticket steht auf „Geschlossen" und erscheint im Reiter „Geschlossen". Der Lösungstext steht im Seitenfenster unter „Lösung".

14.4 Reklamation bearbeiten

Reklamationen legst du über „Neue Reklamation" an. Die Bearbeitung läuft direkt in der Liste ab.

1. Klick links im Menü auf „Reklamationen".
2. Klick auf die Zeile der Reklamation. Die Zeile klappt auf und zeigt Beschreibung und Notizen.
3. Schreib bei Bedarf in das Feld „Notiz hinzufügen…" einen Vermerk.
4. Setz das Häkchen „Intern", wenn der Vermerk nur intern sichtbar sein soll. Klick dann auf „Notiz".
5. Klick auf „Lösen", wenn die Reklamation erledigt ist.
6. Trag im Fenster „Reklamation lösen" unter „Lösung" ein, was gemacht wurde. Das Feld ist Pflicht.
7. Trag unter „Erstattungsbetrag (EUR)" bei Bedarf den Betrag ein. Das Feld ist freiwillig.
8. Klick auf „Lösen".
9. Klick stattdessen auf „Ablehnen", wenn die Reklamation unberechtigt ist. Trag im Fenster „Reklamation ablehnen" unter „Grund" die Begründung ein und klick auf „Ablehnen".

Ergebnis. Die Reklamation steht auf „Gelöst" oder „Abgelehnt" und verschwindet aus dem Reiter „Offen". Beide Schritte lassen sich in der Oberfläche nicht zurücknehmen.

Diese Felder gehören zur Reklamation.

Die Reklamationsseite zeigt zusätzlich selbst angelegte Spalten aus den Einstellungen. Welche das in deinem Betrieb sind, hängt von der Einrichtung ab.

14.5 Vertrag anlegen, unterzeichnen und kündigen

Verträge legst du unter „Verträge" an. Unterschrift und Kündigung erfolgen aus der Zeile heraus.

1. Klick links im Menü auf „Verträge".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Vertrag".
3. Trag unter „Titel" die Vertragsbezeichnung ein. Das Feld ist Pflicht.
4. Wähle unter „Vertragstyp" aus: „Dienstleistung", „Lieferung", „Miete", „Arbeitsvertrag", „NDA" oder „Sonstiges".
5. Wähle unter „Partnertyp" aus: „Kunde", „Lieferant", „Partner" oder „Mitarbeiter".
6. Trag unter „Vertragspartner" den Namen ein.
7. Trag unter „Vertragswert" den Betrag ein und prüfe unter „Währung" den Wert EUR.
8. Trag die Laufzeit unter „Laufzeit von" und „Laufzeit bis" ein. Beide Felder sind Datumsfelder.
9. Trag unter „Beschreibung" bei Bedarf Notizen ein.
10. Klick auf „Anlegen".
11. Zur Kündigungsfrist: Dieser Dialog hat kein Feld dafür. Jeder hier angelegte Vertrag bekommt fest 30 Tage. Die Seite hat auch keinen Knopf zum Bearbeiten, du kannst den Wert dort später nicht ändern.
12. Klick in der Zeile auf „Unterzeichnen", sobald der Vertrag unterschrieben ist. Trag im Fenster „Vertrag unterzeichnen" unter „Unterzeichnet von" den Namen ein und klick auf „Unterzeichnen".
13. Klick in der Zeile auf „Kündigen", um zu kündigen. Trag im Fenster „Vertrag kündigen" unter „Kündigungsdatum" das Datum ein. Vorbelegt ist der heutige Tag. Trag unter „Grund" bei Bedarf die Begründung ein und klick auf „Kündigen".

Ergebnis. Der Vertrag hat eine Nummer im Format VTR-Jahr-Nummer und steht auf „Entwurf". Nach dem Unterzeichnen steht er auf „Unterzeichnet", nach dem Kündigen auf „Gekündigt". Läuft er in den nächsten 30 Tagen ab, erscheint oben ein oranger Hinweis mit dem Knopf „Anzeigen".

Anlegen, Unterzeichnen und Kündigen sind an die Rolle manager gebunden. Mit der Rolle user sind die Knöpfe zwar sichtbar, die Aktion schlägt aber fehl.

14.6 Prüfauftrag im Qualitätsmanagement erledigen

Auf der Seite „Prüf-Execution" erfasst du Messwerte zu den Merkmalen eines Prüfplans und schließt die Prüfung mit einem Ergebnis ab. Die Seite steht in keinem Menü.

1. Ruf die Adresse /qm/pruef-execution auf. Es gibt dafür keinen Menü-Eintrag und keine Kachel.
2. Klick oben rechts auf „Neue Prüfung".
3. Wähle im Fenster „Neue Prüfung anlegen" unter „Prüfplan" einen Plan aus. Das Feld ist Pflicht. Bleibt die Liste leer, gibt es keinen Prüfplan und du kommst hier nicht weiter.
4. Trag mindestens eines der Felder „Fertigungsauftrag", „Charge" oder „Lieferschein" ein. Erwartet wird jeweils die Kennung, nicht die Belegnummer.
5. Klick auf „Anlegen".
6. Klick in der Liste in der Spalte „ID" auf die Kennung der Prüfung.
7. Erfasse jedes Merkmal in der Tabelle. Links siehst du „Soll" und „Toleranz".
8. Wähle je Zeile den Umschalter „Messwert" oder „OK/NOK". Bei „Messwert" trägst du die Zahl in das Feld unter „Ist" ein, bei „OK/NOK" klickst du auf „OK" oder „NOK".
9. Trag unter „Foto-URL" bei Bedarf eine Web-Adresse ein. Ein Datei-Upload ist nicht vorgesehen.
10. Trag unter „Kommentar" bei Bedarf einen Hinweis ein.
11. Klick in der Zeile auf „Speichern". Wiederhol das für jedes Merkmal. In der Spalte „in Toleranz" erscheint danach ein grüner Haken oder ein rotes Kreuz.
12. Klick oben rechts auf „Prüfung abschliessen".
13. Wähle im Fenster „Prüfung abschliessen" den Status „Bestanden", „Nacharbeit" oder „Ausschuss".
14. Trag unter „Begründung" bei Bedarf die Erklärung ein.
15. Klick auf „Abschliessen".

Ergebnis. Die Prüfung steht auf dem gewählten Status und alle Felder sind gesperrt. Bei „Nacharbeit" oder „Ausschuss" legt das System automatisch eine Nichtkonformität an. Die Meldung nennt dann deren Kennung. Der Eintrag erscheint unter /qm/nonconformance.

Fehlt zu einem Merkmal des Prüfplans ein Ergebnis, verweigert das System den Abschluss. Eine abgeschlossene Prüfung lässt sich nicht wieder öffnen.

Ob es in deinem Bestand überhaupt Prüfpläne und Prüfmerkmale gibt, ist offen. Ohne sie ist dieser Ablauf nicht durchführbar. Wer die Pläne anlegt, ist zu klären.

14.7 CAPA-Maßnahmen, Nichtkonformitäten, Regelkarten und Prüfmittel

Hinter den Kacheln der QM-Startseite liegen die Folgeschritte zu einer Prüfung. Dazu kommen zwei Seiten, die nur über die Adresszeile erreichbar sind.

Eine CAPA-Maßnahme legst du unter /qm/capa mit „Neue Maßnahme" an und bestätigst mit „Anlegen". Auf der Detailseite führt aus jedem Status genau ein Knopf zum nächsten: „Zuweisen", dann „Umsetzen", dann „Wirksamkeit prüfen", dann „Abschließen". Der Schritt „Zuweisen" verlangt unter „Verantwortlicher (Mitarbeiter-ID)" die Kennung des Mitarbeiters, nicht seinen Namen. Dasselbe gilt für das Feld „Verantwortlich" beim Anlegen. Mit „Zur Übersicht" kommst du zurück in die Liste.

Die Seite „Nichtkonformitäten" zeigt die Einträge, die aus Prüfungen mit „Nacharbeit" oder „Ausschuss" entstanden sind. Du kannst nach Schweregrad filtern („Alle Schweregrade", „Kritisch", „Wesentlich", „Gering") und nach Stand („Alle", „Offen", „Erledigt"). Die Spalte „Erstellt" ist sortierbar. Mit „Zurück zum QM" kommst du auf die Startseite.

Die Seite „SPC X-Regelkarte" ist reine Anzeige. Solange kein Prüfmerkmal gewählt ist, steht dort „Wähle ein Prüfmerkmal".

Unter /qm/pruefmittel verwaltest du Messmittel. Du legst sie mit „Neues Prüfmittel" an und bestätigst mit „Prüfmittel anlegen" oder „Anlegen". Die Statuswerte sind Aktiv, Inaktiv und Gesperrt. In der Tabelle stehen sie unübersetzt und klein geschrieben.

Unter /qm/pruefungen liegt eine zweite Prüfungsliste mit eigenem Knopf „Neue Prüfung". Sie arbeitet mit anderen Daten als „Prüf-Execution". Ein Eintrag der einen Liste taucht in der anderen nie auf. Nur „Prüf-Execution" kennt Soll, Ist und Toleranz. Entscheide dich im Betrieb für eine der beiden Listen.

14.8 Statuswerte im Überblick

Tickets und Reklamationen benutzen teils dieselben Wörter mit unterschiedlicher Bedeutung.

Verträge durchlaufen diese Werte.

Im Qualitätsmanagement gelten diese Werte.

14.9 Reiter, Export und Sammelaktionen

Tickets, Reklamationen und Verträge haben über der Tabelle Reiter zum Filtern. Bei Tickets sind das „Alle", „Offen", „In Bearbeitung", „Warten" und „Geschlossen". Bei Reklamationen „Alle", „Offen", „In Bearbeitung" und „Gelöst". Bei Verträgen „Alle", „Aktiv", „Auslaufend" und „Beendet".

Der Knopf „Excel exportieren" lädt die aktuelle Liste herunter. Die Datei ist eine CSV-Datei, keine Excel-Mappe. Öffne sie in Excel über den Import, damit Umlaute und Spalten stimmen.

Setzt du in der ersten Spalte Häkchen, erscheint unten am Bildschirm eine Leiste mit Sammelaktionen. Sie schreiben feste Texte in die Daten.

15. Zeit und Personal

In diesem Modul erfasst du deine Arbeitszeit pro Woche und Auftrag, legst Termine im gemeinsamen Firmenkalender an und pflegst die Mitarbeiterliste mit Stammdaten, Vertrag, Urlaubskonto und Berechtigungen. Dazu kommen der monatliche Lohnlauf und die Verwaltung offener Stellen samt der eingegangenen Bewerbungen. Du findest die Seiten in der Seitenleiste in der Gruppe „HR & Zeit“: „Kalender“, „Zeiterfassung“, „Mitarbeiter“, „Lohnbuchhaltung“ und „Recruiting“. Zwei weitere Seiten stehen in keinem Menü, nämlich „Bewerbungen“ unter /hr/bewerbungen und „LSt-Anmeldung“ unter /hr/payroll/lst-anmeldung. Die erreichst du nur, indem du die Adresse von Hand in die Adresszeile des Browsers tippst.

15.1 Zeit erfassen

Die Seite „Zeiterfassung“ zeigt oben ein Wochenraster mit einer Zeile je Auftrag und unten die Liste der einzelnen Einträge. Gebucht wird immer über den Dialog „Zeit erfassen“.

1. Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit“ auf „Zeiterfassung“.
2. Blättere mit den beiden Pfeilknöpfen rechts neben der Wochenangabe, zum Beispiel „Woche 33“, zu der Woche, die du buchen willst.
3. Klick oben rechts auf „Eintrag hinzufügen“. Der Dialog „Zeit erfassen“ öffnet sich. Im leeren Wochenraster steht stattdessen der Knopf „Zeit erfassen“.
4. Prüfe das Feld „Datum“ und stell den richtigen Tag ein. Vorbelegt ist der erste Tag der angezeigten Woche, nicht der heutige Tag.
5. Trag „Von“ und „Bis“ ein. Vorbelegt sind 08:00 und 17:00.
6. Trag in „Pause (min)“ die Pausenminuten ein. Vorbelegt sind 30.
7. Kontrolliere die Zeile „Nettoarbeitszeit“ unter den drei Feldern. Sie rechnet sofort mit.
8. Öffne „Auftrag (optional)“ und wähle den Auftrag. Ohne Zuordnung lässt du „– kein Auftrag –“ stehen.
9. Schreib in „Beschreibung“, was du gemacht hast. Ohne Text speichert der Dialog nicht.
10. Klick auf „Erfassen“.

Ergebnis. Oben rechts erscheint kurz die Meldung „Zeit erfasst“. Der Eintrag steht danach im Wochenraster in der Zeile des Auftrags und unten unter „Einträge (…)“ mit dem Status „Entwurf“.

Die Felder im Dialog „Zeit erfassen“:

Welche Aufträge in der Auswahl „Auftrag (optional)“ auftauchen, ist nicht abschließend geklärt. Die Seite lädt die ersten 100 Aufträge. Ob abgeschlossene Aufträge dabei sind, ist im Betrieb zu prüfen.

15.2 Woche kontrollieren und einen Eintrag korrigieren

Jeder Eintrag lässt sich nachträglich ändern oder löschen. Die beiden Knöpfe dafür sitzen rechts in der Zeile und tragen keine Beschriftung.

1. Öffne „Zeiterfassung“ und blättere mit den Pfeilknöpfen auf die gewünschte Woche.
2. Lies in der untersten Zeile „Gesamt“ die Tagessummen und ganz rechts die Wochensumme ab.
3. Fahre unten unter „Einträge (…)“ mit dem Mauszeiger auf die Zeile, die du ändern willst. Erst dann erscheinen rechts das Stift-Symbol und das Papierkorb-Symbol.
4. Klick auf das Stift-Symbol. Der Dialog „Eintrag bearbeiten“ öffnet sich mit den gespeicherten Werten.
5. Ändere die Felder und klick auf „Speichern“.
6. Zum Löschen klick auf das Papierkorb-Symbol. Es kommt die Rückfrage „Eintrag löschen?“. Klick dort auf „Bestätigen“ oder auf „Abbrechen“.

Ergebnis. Nach dem Speichern erscheint „Eintrag aktualisiert“, nach dem Löschen „Eintrag gelöscht“. Die Zeile „Gesamt“ rechnet die Woche neu.

Die Statuswerte eines Zeiteintrags:

15.3 Termin anlegen

Der Kalender zeigt einen Monat als Raster und darunter die Liste „Kommende Termine (14 Tage)“. Er gehört dem ganzen Betrieb. Jeder mit Zugang sieht jeden Termin.

1. Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit“ auf „Kalender“.
2. Blättere mit den Pfeilknöpfen links und rechts vom Monatsnamen zum richtigen Monat.
3. Klick oben rechts auf „Neuer Termin“. Alternativ klick direkt auf den Tag im Monatsraster. Dann sind Datum und 09:00 bis 10:00 schon eingetragen.
4. Trag in „Titel“ die Bezeichnung des Termins ein. Ohne Titel lässt sich der Dialog nicht abschicken.
5. Stell „Von“ und „Bis“ ein. Beide Felder enthalten Datum und Uhrzeit.
6. Wähle unter „Typ“ einen der Werte „Meeting“, „Aufgabe“, „Erinnerung“, „Deadline“ oder „Besuch“. Vorbelegt ist „Meeting“.
7. Trag bei Bedarf „Ort (optional)“ ein.
8. Klick auf „Anlegen“.

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Termin angelegt“. Der Termin steht als farbiger Balken im Tagesfeld des Monatsrasters. Liegt er innerhalb der nächsten 14 Tage, taucht er zusätzlich in der Liste „Kommende Termine (14 Tage)“ darunter auf.

Die Felder im Dialog „Neuer Termin“:

15.4 Kollegen zu einem Termin einladen

Dafür gibt es keine Funktion. Der Dialog „Neuer Termin“ hat kein Feld für Teilnehmer, und auch die Schnittstelle dahinter kennt keine Einladung. So gehst du stattdessen vor.

1. Leg den Termin wie in 15.3 beschrieben an. Alle Termine gehören dem ganzen Mandanten. Jeder Kollege mit Zugang zum Kalender sieht ihn, ohne dass du ihn einträgst.
2. Soll klar sein, wer teilnimmt, schreib die Namen in das Feld „Titel“ oder in „Ort (optional)“.
3. Eine echte Einladung mit Zu- und Absage verschickst du außerhalb von Nemix, zum Beispiel per E-Mail.

Ergebnis. Der Termin ist für alle sichtbar. Eine Einladung, eine Antwort darauf und eine Benachrichtigung gibt es im Programm nicht.

15.5 Mitarbeiter anlegen

Die Seite „Mitarbeiter“ zeigt oben die Zählkarten „Aktiv“, „Abwesend“ und „Inaktiv“, darunter ein Suchfeld „Name oder E-Mail suchen…“ sowie die Auswahlfelder „Alle Abteilungen“ und „Alle Status“. Angelegt wird über einen Dialog.

1. Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit“ auf „Mitarbeiter“.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Mitarbeiter“. Der Dialog „Neuer Mitarbeiter“ öffnet sich mit dem Untertitel „Stammdaten, Abteilung und Eintrittsdatum erfassen.“.
3. Trag „Vorname“ und „Nachname“ ein. Beide tragen ein rotes Sternchen und sind Pflicht.
4. Trag „E-Mail“ ein. Das Feld ist Pflicht und muss eine gültige Adresse enthalten. „Telefon“ ist freiwillig.
5. Trag „Abteilung“ und „Position“ als freien Text ein. Beide sind Pflicht.
6. Prüfe „Eintrittsdatum“ im Format TT.MM.JJJJ. Vorbelegt ist der heutige Tag.
7. Wähle unter „Status“ einen der Werte „Aktiv“, „Inaktiv“ oder „Beurlaubt“.
8. Wähle unter „Gehaltsart“ „Monatlich“ oder „Stündlich“ und trag bei Bedarf „Gehalt (€)“ ein. Bleibt das Feld auf 0, wird kein Gehalt gespeichert.
9. Klick auf „Mitarbeiter anlegen“.

Ergebnis. Es erscheint die Meldung „Mitarbeiter angelegt“ mit Vor- und Nachnamen. Die Liste lädt neu, oben zählen die Karten „Aktiv“, „Abwesend“ und „Inaktiv“ mit. Ein Klick auf die Zeile öffnet das Mitarbeiterblatt.

Die Felder im Dialog „Neuer Mitarbeiter“:

Die Statuswerte eines Mitarbeiters:

15.6 Das Mitarbeiterblatt öffnen

Ein Klick auf eine Zeile der Mitarbeiterliste öffnet das Blatt zu dieser Person. Oben stehen Name, „P-Nr. …“, Position und E-Mail.

1. Klick in der Liste auf die Zeile des Mitarbeiters.
2. Wechsle über die Reiter „Stammdaten“, „Vertrag“, „Lohn“, „Urlaub“, „Schulungen“, „Dokumente“ und „Berechtigungen“.
3. Über die beiden Symbolknöpfe rechts oben erreichst du die Person. Der E-Mail-Knopf öffnet dein Mailprogramm, der Telefon-Knopf wählt die Nummer.
4. Mit „Zurück“ kommst du wieder in die Liste.

Ergebnis. Du siehst die gespeicherten Daten der Person. Ändern kannst du hier nichts. Die Knöpfe „Urlaub eintragen“ und „Dokument hochladen“ sind grau und tragen den Tooltip „Kommt in Kürze“.

In den Reitern „Urlaub“ und „Schulungen“ tauchen zwei Ersatztexte auf, wenn zu einem Eintrag kein Status geliefert wird:

Der Reiter „Lohn“ und der Knopf „Berechtigungen speichern“ erscheinen nur für Administrator, Super-Administrator und HR-Manager. Woher die Inhalte der Reiter „Vertrag“, „Lohn“, „Urlaub“, „Schulungen“ und „Dokumente“ stammen, ist nicht geklärt. Eine Stelle zum Erfassen dieser Daten gibt es in diesem Bereich nicht.

15.7 Lohnlauf starten

Ein Lohnlauf ist ein Abrechnungsmonat. Du legst ihn an, lässt ihn rechnen und schließt ihn danach ab. Die Seite ist erst ab der Rolle HR-Manager nutzbar.

1. Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit“ auf „Lohnbuchhaltung“.
2. Klick oben rechts auf „Neuer Lohnlauf“. Bei leerer Liste steht in der Mitte „Ersten Lohnlauf anlegen“.
3. Wähle unter „Monat“ den Abrechnungsmonat. Vorbelegt ist der laufende Monat.
4. Prüfe das Feld „Jahr“.
5. Klick auf „Anlegen“. Es erscheint „Lohnlauf angelegt“, und der Lauf steht als Karte mit dem Status „Entwurf“ in der Liste.
6. Klick auf der Karte auf „Berechnen“.
7. Warte, bis „Lohnlauf berechnet“ erscheint. Der Status wechselt auf „Berechnet“, und die Kachel zeigt „Brutto gesamt“, „Netto gesamt“ sowie die Anzahl Mitarbeiter.
8. Prüfe die Beträge und die Zahl der Mitarbeiter. Stimmen sie nicht, korrigiere die Gehälter unter „Mitarbeiter“ und klick erneut auf „Berechnen“.
9. Klick auf „Abschließen“, sobald der Lauf stimmt.
10. Bestätige die Rückfrage „Lohnlauf abschließen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ mit „Bestätigen“.

Ergebnis. Der Status steht auf „Abgeschlossen“. Die Knöpfe „Berechnen“ und „Abschließen“ verschwinden von der Karte. Stattdessen steht dort der Hinweis „Abgeschlossen“. Der Lauf lässt sich danach weder ändern noch neu rechnen.

Die Felder im Dialog „Neuer Lohnlauf“:

Die Statuswerte eines Lohnlaufs:

Beim Rechnen zieht das Programm feste Pauschalen ab, nämlich 20,5 Prozent Sozialversicherung und 15 Prozent Lohnsteuer vom Brutto. Steuerklasse, Kirchensteuer, Kinderfreibeträge und Beitragsbemessungsgrenzen gibt es nicht. Die Beträge taugen zur Überschlagsrechnung, nicht als Lohnabrechnung.

15.8 Lohnsteueranmeldung vorbereiten

Auf der Seite „LSt-Anmeldung (ELSTER)“ legst du eine Anmeldung für einen Zeitraum an und erzeugst dazu eine XML-Datei. Die Seite steht in keinem Menü.

1. Tipp die Adresse /hr/payroll/lst-anmeldung in die Adresszeile. Ein Menüeintrag oder Knopf dorthin existiert nicht.
2. Klick oben rechts auf „Neue Anmeldung“.
3. Trag unter „Jahr“ das Jahr ein.
4. Wähle unter „Zeitraum“ zwischen „Monatlich“, „Quartalsweise“ und „Jährlich“.
5. Wähle bei „Monatlich“ den Monat. Bei „Quartalsweise“ heißt das Feld „Letzter Monat des Quartals“.
6. Klick auf „Anlegen“. Die Zeile erscheint mit dem Status „Entwurf“.
7. Klick in der Zeile auf „XML“. Nach der Meldung wechselt der Status auf „XML generiert“.
8. Klick auf „Download“, wenn du die Datei ablegen oder weitergeben willst.

Ergebnis. Die Anmeldung liegt als Zeile mit „Summe LSt“, „Summe SolZ“ und „Summe KiSt“ vor, und die XML-Datei lässt sich herunterladen. Die Kacheln oben zählen „Gesamt“, „Eingereicht“, „Gesamt LSt“ und „Offen“.

Die Felder im Dialog „Neue Lohnsteueranmeldung“:

Die Statuswerte einer Lohnsteueranmeldung:

Woher die Summen kommen, ist auf der Seite nicht abzulesen. Eine Auswahl eines Lohnlaufs gibt es nicht. Der Zusammenhang zwischen einem abgeschlossenen Lohnlauf und der Anmeldung ist im Betrieb zu prüfen.

15.9 Stelle anlegen

Unter „Recruiting“ führst du die offenen Stellen als Liste. Oben stehen die Zähler „Offene Stellen“, „Veröffentlicht“, „Neue Bewerbungen“ und „Anstehende Interviews“.

1. Klick in der Seitenleiste unter „HR & Zeit“ auf „Recruiting“.
2. Klick oben rechts auf „Neue Stelle“. Bei leerer Liste steht in der Mitte „Erste Stelle anlegen“.
3. Trag unter „Titel“ die Stellenbezeichnung ein. Das Feld ist Pflicht und mit einem Sternchen markiert.
4. Trag unter „Abteilung“ die Abteilung ein. Auch dieses Feld ist Pflicht.
5. Wähle unter „Beschäftigungsart“ zwischen „Vollzeit“, „Teilzeit“, „Werkstudent“ und „Praktikum“.
6. Trag bei Bedarf „Gehalt min (EUR)“ und „Gehalt max (EUR)“ ein.
7. Setz unter „Status“ den passenden Wert. „Entwurf“ ist vorbelegt.
8. Wähle bei Bedarf unter „Deadline“ das Bewerbungsende.
9. Klick auf „Anlegen“.

Ergebnis. Es erscheint „Stelle angelegt“. Die Stelle steht in der Tabelle mit den Spalten „Titel“, „Abteilung“, „Art“, „Gehalt“, „Deadline“ und „Status“. Die Zähler oben werden beim nächsten Laden aktualisiert.

Die Felder im Dialog „Neue Stelle ausschreiben“:

Die Statuswerte einer Stelle:

15.10 Bewerber verwalten

Die Seite „Bewerbungen“ zeigt ein Board mit sechs Spalten. Du verschiebst eine Bewerbung von Spalte zu Spalte. Die Seite steht in keinem Menü.

1. Tipp die Adresse /hr/bewerbungen in die Adresszeile. Ein Menüeintrag oder Knopf dorthin existiert nicht.
2. Du siehst ein Board mit den Spalten „Neu“, „Screening“, „Interview“, „Angebot“, „Eingestellt“ und „Abgelehnt“. Jede Karte zeigt Name, E-Mail, Eingangsdatum und, falls vorhanden, die Bewertung in Prozent.
3. Klick oben auf eine der Filterschaltflächen, um nur einen Status zu sehen. Die Ansicht wechselt dann auf eine Tabelle mit „Name“, „E-Mail“, „Telefon“, „Bewertung“, „Eingegangen“ und „Status“.
4. Klick auf „Alle“, um zum Board zurückzukehren.
5. Klick auf einer Karte auf „→“, um den Bewerber eine Spalte weiter zu setzen.
6. Klick auf „←“, um ihn eine Spalte zurückzusetzen.
7. Prüfe nach jedem Klick, in welcher Spalte die Karte gelandet ist.

Ergebnis. Es erscheint „Status aktualisiert“, und die Karte steht in der neuen Spalte. Mehr kannst du an einer Bewerbung nicht ändern.

Die Statuswerte einer Bewerbung:

Woher die Bewerbungen kommen, geht aus der Oberfläche nicht hervor. Es gibt keinen Weg, eine Bewerbung im Programm anzulegen. Auch die Spalte „Bewertung“ lässt sich nirgends setzen.

16. KI und Automatisierung

In diesem Bereich beschreibst du in eigenen Worten, was passieren soll. Nemix beantwortet die Frage, führt die Aktion nach deiner Bestätigung aus oder legt daraus eine wiederkehrende Automatisierung an, einen Workflow. In der Sidebar gibt es dafür keinen Eintrag. Du kommst über die Einstellungen, über das Chat-Fenster unten rechts oder über die Befehlspalette hinein.

16.1 Wo die KI liegt

Es führen vier Wege in den Bereich.

• Einstellungen (Zahnrad in der Kopfzeile), Gruppe „KI & Automatisierung", Eintrag „KI & Automation". Das ist die Werkzeug-Übersicht mit den Karten. Dieser Eintrag ist nur für Administratoren sichtbar.
• Das Chat-Fenster. Klick unten rechts auf die AiNemix-Figur. Sie liegt auf jeder Dashboard-Seite.
• Die Befehlspalette. Drück Strg+K, auf dem Mac Cmd+K. Sie geht überall auf.
• Am Handy die unterste Leiste, Punkt „KI".

Der Anruf-Agent steht in derselben Einstellungs-Gruppe unter „Anruf-Agent". Auch dieser Eintrag ist nur für Administratoren sichtbar. Siehst du die Gruppe nicht, musst du die Adressen aus der folgenden Tabelle kennen und direkt aufrufen.

Die beiden Übersichten /settings/ki und /ai sehen gleich aus, tragen aber nicht dieselben Karten. Auf beiden stehen noch weitere Karten, zum Beispiel zur Wissensdatenbank. Dieses Kapitel behandelt den Chat, die Bestätigung von Aktionen, die Workflows, das Studio und den Anruf-Agenten.

16.2 Der KI eine Frage stellen

Das Chat-Fenster kennt die Seite, auf der du gerade stehst. Frag darum dort, wo dein Vorgang liegt.

1. Klick unten rechts auf die AiNemix-Figur. Das Chat-Fenster geht auf.
2. Lies die Zeile unter der Begrüßung. Dort steht „Du bist auf: …" mit dem Modul, in dem du gerade bist. Genau diese Seite kennt die KI.
3. Tipp deine Frage in das Feld mit dem Platzhalter „Frag oder befiehl AiNemix…". Oder klick einen der Vorschläge darüber an, zum Beispiel „Wie buche ich eine Eingangsrechnung?".
4. Drück Enter. Mit Shift+Enter erzeugst du einen Zeilenumbruch, statt abzusenden.
5. Warte, bis die Zeile „Denke nach…" verschwindet.
6. Über das Büroklammer-Symbol hängst du eine Datei an. Über das Mikrofon diktierst du. Über das Uhr-Symbol („Letzte Sprachbefehle") holst du einen früheren Diktat-Text zurück.

Ergebnis. Die Antwort steht als Blase im Verlauf. Darunter kannst du mit den Daumen-Symbolen Rückmeldung geben.

Der Verlauf lebt nur im geöffneten Fenster. Nach dem Neuladen der Seite beginnt der Chat wieder leer. Was du behalten willst, kopier dir vorher heraus. Am Fensterrand liegen die Knöpfe „Minimieren", „Maximieren", „Schließen" und „Voice-Historie".

16.3 Eine Aktion von der KI ausführen lassen

Die KI ändert nichts ohne deine Freigabe. Vor jeder Änderung geht ein Fenster auf, in dem du prüfst und bestätigst.

1. Öffne den Chat und beschreib die Aktion als Auftrag, zum Beispiel „Erstelle einen Workflow".
2. Es öffnet sich das Fenster „Aktion bestätigen". Unter der Überschrift steht der technische Name des Werkzeugs.
3. Lies die Vorschau. Bei einer Massenänderung steht dort „Betroffene Zeilen" mit der Anzahl.
4. Heißt die Überschrift stattdessen „Aktion erfordert zusätzliche Bestätigung", setz zusätzlich den roten Haken „Ich bestätige, dass ich diese Aktion unwiderruflich ausführe.". Vorher bleibt der Knopf gesperrt.
5. Klick auf „Ausführen". Während der Ausführung steht auf dem Knopf „Führt aus…".
6. Willst du doch nicht, klick auf „Abbrechen".
7. Ohne Tippen geht es auch. Drück Strg+K, gib einen Suchbegriff ein und klick in der Gruppe „AI-Tools" ein Werkzeug an. Das Bestätigungsfenster erscheint genauso.

Ergebnis. Oben rechts erscheint eine Meldung, und im Chat-Verlauf steht an der Stelle, an der du die Aktion ausgelöst hast, eine Ergebniskarte. Umkehrbare Aktionen zeigen auf der Karte einen Rückgängig-Knopf mit Countdown.

Die Befehlspalette gliedert ihre Treffer in die Gruppen „Letzte", „Navigation", „Aktion" und „AI". Findet sie nichts, steht dort „Keine Treffer.". Zum Verhalten von Strg+K siehe Abschnitt 16.9.

16.4 Eine Automatisierung von Hand anlegen

Ein Workflow besteht aus einem Auslöser und einer Reihe von Aktionen. Du legst ihn auf einer eigenen Seite an.

1. Ruf /workflows auf. In der Sidebar steht die Seite nicht. Du erreichst sie über Einstellungen, Gruppe „KI & Automatisierung", „KI & Automation", Karte „Workflows". Oder über Strg+K und den Punkt „Workflows".
2. Klick oben rechts auf „Neuer Workflow".
3. Trag unter „Basisinformationen" den „Name" ein. Das Feld ist Pflicht.
4. Wähl unter „Trigger" den „Auslöser". Zur Wahl stehen „Täglich (Schedule)", „Neuer Auftrag", „Neue Rechnung", „Neuer Kontakt" und „Manuell".
5. Stell unter „Aktionen" ein, was passieren soll. Die erste Aktion ist schon da und steht auf „E-Mail senden". Weitere Auswahlmöglichkeiten sind „Aufgabe erstellen", „Status aktualisieren", „Webhook senden" und „Benutzer benachrichtigen".
6. Füll die Felder der Aktion aus. Bei „E-Mail senden" sind das „to" und „subject".
7. Mit „Aktion hinzufügen" hängst du weitere Schritte an. Mit den Pfeilen „Nach oben" und „Nach unten" sortierst du sie.
8. Klick unten auf „Workflow erstellen".

Ergebnis. Der Workflow ist angelegt und sofort aktiv. Du landest auf seiner Detailseite. In der Liste unter /workflows steht er mit dem Zustand „Aktiv" und lässt sich dort über den Schalter abschalten.

Lösch nicht alle Aktionen wieder heraus. Bleibt die Liste leer, legt die Seite still eine E-Mail-Aktion an, ohne das anzuzeigen. Leg immer mindestens eine echte Aktion an.

16.5 Eine Automatisierung von der KI entwerfen lassen

Statt Felder auszufüllen, beschreibst du den Ablauf in einem Satz. Die KI macht daraus einen Entwurf, den du prüfst.

1. Ruf /workflows auf und klick oben rechts auf „Workflow per KI erstellen".
2. Der Reiter „KI-Prompt" ist vorausgewählt. Schreib unter „Beschreibe deinen Workflow" in einem Satz, was passieren soll.
3. Statt zu tippen kannst du unter „Beispiele — zum Übernehmen klicken:" einen der vier Beispielsätze anklicken.
4. Klick auf „Entwurf erstellen".
5. Prüf den Kasten „KI-Entwurf — bitte prüfen". Dort stehen der Name, „Auslöser:" und die Schritte als nummerierte Liste.
6. Steht daneben „(Regelbasiert, ohne LLM)", hat kein Sprachmodell geantwortet. Der Entwurf kommt dann aus festen Regeln und ist besonders genau zu prüfen.
7. Passt etwas nicht, klick auf „Beschreibung ändern und neu planen".
8. Klick auf „Workflow anlegen".

Ergebnis. Der Workflow ist aktiv angelegt, und der Dialog schließt sich.

Der letzte Schritt ist Administratoren vorbehalten. Ohne diese Rechte kommt die Meldung „Keine Berechtigung: Workflows darf nur ein Administrator anlegen.", und der Entwurf bleibt im offenen Dialog stehen. Der Weg über „Neuer Workflow" aus Abschnitt 16.4 hat diese Hürde nicht.

Derselbe Dialog trägt einen zweiten Reiter, „Visueller Builder". Dort trägst du den „Workflow-Name" ein und schreibst die Schritte unter „Actions (eine pro Zeile)" in technischer Schreibweise, zum Beispiel slack.send(#vertrieb, "Neuer Auftrag"). Bei einem Tippfehler nennt die Fehlermeldung die Zeilennummer. Die Knöpfe heißen „Workflow anlegen" und „Workflow speichern".